Guía de software de auditoría de obra: nociones básicas y recomendaciones para su implantación

Software de auditoría de obras … Llevar adelante proyectos de construcción exige cuidar minuciosamente cada detalle. Y es que es cada edificación representa una responsabilidad y compromiso con la seguridad de terceros. Supervisar que cada paso se efectúe de forma cabal es más que clave.

Los software de auditoría de obra cumplen un papel fundamental en la puesta en marcha de los procesos de revisión en estos casos, independientemente que este rol lo cumpla un departamento dentro de la misma compañía o un auditor externo. Ahora bien, implantar un programa informático de este tipo tiene un impacto importante dentro de la organización.

Adquirir un software de auditoría de obra implica realizar una inversión que, como cualquier otra, debe brindar beneficios. De lo contrario, se traduciría en pérdidas.

Asimismo, cometer un error al elegir una solución informática como esta no solo afecta el presupuesto. Las consecuencias también podrían recaer en el equipo humano y en su rendimiento.

Está más que claro que comprar e instalar un software de auditoría de obra no puede hacerse de improviso. De igual forma, es aconsejable conocer las claves de su implantación.

En las siguientes líneas, además de repasar, a grandes rasgos, qué es la auditoria de obras, también se abordan las razones por las que es útil contar con una herramienta adecuada que sustente su implementación.

Sumado a eso, se aportan algunas recomendaciones que servirán para hacer la mejor elección en esta materia.

¿Qué es auditoría de obras?

auditoría de obras

Antes de ahondar en explicaciones sobre qué es un software de auditoría de obras, que entran entre los llamados programa de construcción, es importante tener claro qué es la auditoria de obras.

Puntualmente, la auditoría es un proceso ponen en marcha las empresas de construcción para verificar la precisión y validez de sus procesos financieros. A la par, también pueden asegurarse de que se siguen los procedimientos adecuados fijados por los responsables de los proyectos.

Por lo general, las empresas constructoras efectúan auditorías mixtas para garantizar que se cumplan las obligaciones contractuales en sus proyectos. Justamente, por eso, son financieras y no financieras. Pero eso no es todo. Estos procesos de auditoría implican mucho más en la actualidad.

Particularmente, si los procesos de auditoría son fundamentales para las empresas de la construcción, lo son más aún para las que trabajan desarrollando para entes gubernamentales. Y es que los procesos son todavía más exigentes y minuciosos a la hora de contrastar los costos del material con las tarifas especificadas en el contrato.

Software de auditoría de obras: ¿de qué se trata?

Costos y presupuestos de obra, programación de proyectos, control de documentos, seguimiento de proyectos, sistema contable, compatibilidad con el CRM de la empresa… Son muchos aspectos para asumir al mismo tiempo y con las exigencias del mundo de hoy como para hacer el trabajo de forma manual y de manera tradicional.

Afortunadamente, el sector del software ofrece una serie de programas que permiten realizar de forma orquestada todos esos procesos para obtener los resultados esperados.

Casi siempre, los software para auditoría de obras permiten automatizar y gestionar acciones de un modo más eficaz en esta materia. A la par consiguen mejorar la productividad, la efectividad y organización de los equipos de trabajo encargados de estas labores.

Lo ideal es que este tipo de software contribuya a llevar a cabo tareas como la valoración de riesgos, planificación, seguimiento y administración de problemas, labores esenciales de todo departamento de auditoría de cualquier empresa y de las que una compañía de construcción no escapa. Por el contrario, debido a su actividad resultan indispensable poder desarrollarlas día a día con mucha precisión con miras a los resultados finales que implican la seguridad y bienestar de terceros.

¿Para qué sirven software de control de obra de construcción?

Más allá de lo obvio, un software diseñado para controlar la construcción de una obra, que sea de calidad, debe poder contribuir con la realización de:

  • La planificación anual de auditoría de las obras que tenga la compañía.
  • La programación y planificación de la fuerza de trabajo en cada proyecto.
  • El control de riesgos en cada proyecto.
  • Los procesos de preparación, documentación, revisión y aprobación de forma más ágil y eficiente.
  • Ofrecer una visualización dinámica sobre todos los aciertos de las auditorías.

Características y funcionalidades del software de auditoría de obras

auditoría de obras

No todos los software de auditoría de obras son iguales. Algunos además de cumplir con su labor principal ofrecen una serie de funcionalidades que potencian su desempeño. Sin embargo, un software de auditoría de obras cuenta con características y funcionalidades como las siguientes:

  • Debe ser fácil de implementar e instalar.
  • Ofrecer compatibilidad con aplicaciones de software que comúnmente se emplean en la oficina como paquetes Microsoft y aquellos enmarcados a lo que se refiere a labores propias de la construcción.
  • Alojamiento de la información en la nube para poder trabajar desde cualquier parte.
  • Poseer bibliotecas de estándares capaces de archivar documentos de auditoría.
  • Crear informes de auditoría automáticos y en tiempo real.
  • Registrar en tiempo real todas las actividades.
  • Generar formularios para el registro de gastos.
  • Contribuir con el control de calidad a través de encuestas post auditorías y de la evaluación del auditor.
  • Realizar reportes y gráficos de los resultados.
  • Ofrecer metodologías para la evaluación de riesgos.
  • Adaptarse a cualquier marco de control.
  • Tener perfiles de usuarios para el control de acceso a documentos, edición y eliminación.
  • Guardar los documentos de auditoría en una base de datos que sea única para todos los involucrados.
  • Posibilitar políticas de seguridad adaptables y seguimiento electrónico de los procesos.

Beneficios del software de auditoría de obras

El uso de un software de auditoría de obras puede traducirse en ventajas como:

  • Gestión más eficiente del departamento de auditoría de la empresa.
  • Más seguridad en los procesos.
  • Mayor cumplimento de las labores de auditoría.
  • Lograr una respuesta más rápida a las solicitudes de información de los auditores externos, reguladores y el comité de auditoría.
  • Aumentar la productividad de la empresa en general.
  • Visualizar en tiempo real el trabajo y los indicadores de gestión.
  • Facilitar el seguimiento de medidas correctivas.
  • Mejorar la comunicación con otras áreas de negocio.
  • Estandarizar los diferentes flujos de trabajo.
  • Establecer un mejor sistema de control interno incluyendo planificación de tiempo y seguimiento.

Consideraciones previas a la elección de un software de auditoría de obra

Antes de considerar el prestigio del sistema del software de auditoría que se planea adquirir, es importante tener en cuenta una serie de factores esenciales. Estos se refieren más a la empresa y a sus requerimientos reales que a cualquier otro aspecto.

Para empezar, es fundamental determinar qué espera la organización de una herramienta de este tipo y para qué lo utilizará. Es decir, es necesario evaluar lo que se puede adquirir, así como lo que verdaderamente se necesita y lo que se puede implementar.

Existen diferentes opciones de software de auditoría interna. Lo ideal es hallar una opción que se adecue a la organización y su presupuesto. Sobre todo es importante que su incorporación no se convierta en un asunto engorroso.

Asimismo, la herramienta en su conjunto debe ser amigable a sus usuarios. Un software de auditoría interna incomprendido por el personal es una inversión perdida. Evidentemente, para el éxito de la implementación también debe considerarse el entrenamiento necesario del equipo humano.

Otro factor que es preciso tener en mente al elegir una herramienta informática de este tipo es la practicidad en cuanto a su uso. Cuando se trata de la funcionalidad, es fundamental considerar que entre más opciones permita la herramienta, mejor.

De igual forma, es recomendable experimentar con aquellos software que que permitan periodos de prueba, porque ayudan a conocer mejor las capacidades de la herramienta antes de tomar una decisión definitiva.

Recomendaciones para la implantación del software de auditoría de obras

auditoría de obras

Implantar un software significa preparar a la organización para un reajuste. Por eso, es recomendable crear las mejores condiciones para que esto suceda de forma correcta.

  1. Tener los datos más recientes del mercado donde está insertada la organización permite un marco para el aprovechamiento no solo de ésta sino de otras herramientas.
  2. Si existe algún elemento que se ignore o algún inconveniente sobre la organización y sus procesos, este es el mejor momento para resolverlo.
  3. Evaluar el estado del software y hardware de la organización y determinar qué tan compatibles son con respecto a la nueva tecnología que se pretende implantar.
  4. Preservar la información clave de la empresa ante cualquier cambio de software que se desee realizar.
  5. Es importante establecer una estrategia para combatir la resistencia al cambio desde el principio.
    Contar con el apoyo de la alta directiva y la gerencia de cada departamento de la organización es importante.
  6. Investigar lo más que se pueda sobre el software que se pretende implantar.
  7. Evaluar los costos que significará la adquisición de la herramienta y su implantación, incluido el entrenamiento del personal.
  8. A la par de la selección del software de preferencia, es importante considerar al proveedor. Es esencial conocerlo y tener referencia de otros de sus clientes.
  9. El proveedor debe estar dispuesto a involucrarse en el proceso de implantación de la herramienta dentro de la empresa. Debe brindar luces sobre la metodología de instalación del software, la formación del recurso humano de la organización y el posterior soporte técnico.
  10. Una vez que se ponga en funcionamiento la herramienta, es necesario aplicar procesos de auditoría periódicos.
  11. Es fundamental tener una buena disposición ante la tecnología para abrirse al proceso y hacer no solo la mejor elección e implantación, sino también obtener los mejores resultados con el uso de la herramienta.

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