Guía de Software de Administración de Restaurantes: nociones básicas y recomendaciones para su implantación

Software de Administración de Restaurantes … La adquisición de un software de Gestión de Restaurantes, implica una inversión, que como cualquier otra debe tener retorno, si no se traduciría en pérdidas.

Asimismo, sin importar sus dimensiones, una elección equivocada puede tener un impacto negativo no sólo en el presupuesto. Por lo general, también influye en el equipo humano y en su manera de desempeñarse.

Todo lo anterior deja claro que una elección como ésta no puede hacerse improvisadamente. Lo recomendable es saber con claridad los usos y beneficios que significa la implantación de la herramienta para el negocio.

En las siguientes líneas, además de repasar, a grandes rasgos, en qué consiste la administración de restaurante, bares y cafés, también se abordarán las razones por las que es útil contar con un software que permita su implementación.

¿De qué se trata la gestión de restaurantes, bares y cafés?

Software de Administración de Restaurantes

Es importante tener en cuenta que llevar las riendas de una organización de este tipo significa mucho más que garantizar las condiciones adecuadas para que se ofrezca un menú de platillos y bebidas a los clientes diariamente.

La tarea de gestionar un negocio como este pasa por supervisar el funcionamiento de la cocina, el comedor y el banquete. También implica mantener una buena relación con los clientes y crear opciones de menú que sean verdaderamente atractivas.

Llevar adelante un restaurante, bar o café abarca funciones como supervisar el inventario y controlar la existencia de alimentos, equipos y otros suministros. A la par, es necesario garantizar el mantenimiento y la reparación regular de las instalaciones.

Como si fuera poco, es preciso atender las funciones administrativas y de recursos humanos. Esto comprende actividades como contratar, despedir, capacitar y evaluar al personal.

Asumir la gerencia de un restaurante, bar o café, por lo general, no es un asunto que se emprende en solitario. Casi siempre, exige comunicar las pérdidas y ganancias a los inversionistas.

En resumen, la tarea de conducir un negocio dentro del sector gastronómico es compleja y requiere de todas las herramientas necesarias para cumplir con las metas propuestas.

Afortunadamente, en la actualidad, también en materia de la administración de restaurantes, bares y cafés se cuenta con una gran aliada: la tecnología.

Como sucede con las empresas en otros sectores de la actividad económica, estas organizaciones se ven potenciadas al emplear herramientas como software especializados.

Funcionalidades del software de Administración de Restaurantes

Software de Administración de Restaurantes

Generalmente, estas herramientas presentan algunas de estas funcionalidades:

  • Ofrecer una interfaz amigable y fácil de utilizar. Están hechas para ser operadas por usuarios que no necesariamente sean expertos en tecnología. Y es que su uso requiere más bien de intuición y sentido lógico.
  • Ser garantía de orden. Permiten instalar un sistema que avala una mejor alineación de los procesos.
  • Dar acceso a múltiples usuarios. Hacen posible la creación de diferentes perfiles de usuario, con distintos niveles de permisología. Esto posibilita compartir la información y la gestión, así como promover el trabajo en equipo.
  • Proteger los datos para salvaguardar la confidencialidad. Admiten la creación de contraseñas para resguardar la información y para configurar elementos principales en el sistema.
  • Contribuir con los aspectos administrativos. Ayudan a realizar mejor el manejo de productos, compras, ventas, caja, caja chica y punto de atención, entre otros.
  • Coordinar las reservaciones. Contribuyen a realizar esta tarea de forma precisa.
  • Mantener la información al día para manejar procesos claves. Posibilitan la creación de informes asociados a la bodega y brindan detalles sobre el stock con el que se cuenta, así como sobre las ventas.
  • Generar reportes. Crean documentos en los que se pormenoriza el funcionamiento del negocio para facilitar la toma de decisiones.
  • Apoyar procesos de comunicación, marketing y ventas. Facilitan la realización de bases de datos, así como su importación y exportación. Favorecen el trabajo de marketing y las comunicaciones, incluido el manejo las redes sociales. Además, hacen posible medir la opinión de los clientes.

Estas son solo algunas de las características funcionales que presentan los software especializados en restaurantes, bares y cafés. Por supuesto, tener a la mano todas estas posibilidades depende del alcance de la herramienta que se seleccione.

¿Qué beneficios aporta un software de Administración de Restaurantes?

Software de Administración de Restaurantes

Particularmente, el uso de programas informáticos para gestionar restaurantes, bares y cafés representa ventajas como las siguientes:

  • Actualización de la organización: estar a tono con los nuevos tiempos y las nuevas generaciones. Por lo tanto, sacar el mayor provecho de las ventajas que esto ofrece.
  • Dominio de la empresa: manejar toda la información de forma precisa permite que se conozcan y se controlen más eficientemente todas las áreas del negocio.
  • Gestión acertada de los recursos materiales: tener la información al día del inventario y del stock permite poder reponer rápidamente lo que haga falta y evitar perder aquello que pueda ser perecedero. Así que de paso reduce las pérdidas en este aspecto.
  • Mejor manejo del personal: un software de este tipo también ayuda a llevar de forma más adecuada las condiciones de trabajo, el rendimiento del personal y los pagos.
  • Clientes más satisfechos: poder crear bases de datos con la información sobre los clientes ayuda a identificar sus gustos y preferencias, así que es posible adelantarse a sus deseos y mantenerlos contentos.
  • Perfeccionamiento del servicio: un mayor control de la empresa y conocer más a los clientes se traduce en afinar los procedimientos y poder brindar las opciones adecuadas que los cautiven.
  • Estrategias de marketing más exitosas: al tener información precisa sobre el negocio, se potencia la comunicación y el mercadeo.
  • Ahorro de dinero y tiempo: una mejor organización y control representa saber qué hacer y cómo, en el momento preciso. Esto se traduce en mejores finanzas y en un manejo más efectivo de los horarios y la planificación.
  • Control más eficiente de las reservaciones: esto fortalece este tipo de organización.
  • Proyectar una imagen de éxito: una empresa que funciona cabalmente desde adentro, refleja su distinción.

Factores a considerar antes de usar un software de Administración de Restaurantes

Software de Administración de Restaurantes

Actualmente, existen diferentes versiones de este tipo de software y siempre podrá hallarse uno que se acerque más a los requerimientos y características de la empresa que se asume.

Eso sí, antes de adquirir un software como este es preciso tener claro que no logrará brindar todas sus bondades, si internamente la organización no está bien definida o presenta fallas en su gestión.

Se supone que la herramienta sea usada para agilizar y simplificar tareas, así como para potenciar la organización, no para resolver asuntos que deben estar ya corregidos al momento de su implantación.

Vale decir que pueden encontrarse distintos precios con respecto a estos programas. También es posible acceder a software de este tipo que ofrecen versiones gratuitas.

Igualmente, existe el software libre para restaurantes, bares y cafés, que significa una opción para aquellos que prefieren librarse del pago de licencias y de otros aspectos que esto implica.

Si se elige un programa gratis, deberá tomarse en cuenta que no siempre la calidad es la misma que presenta uno que exija el pago de licencia. Otro asunto que se debe revisar es el tema del soporte técnico. Estas modalidades que no requieren pago no siempre cuentan con este servicio.

El uso de estos software sin costo, casi siempre limitados, es recomendable mientras se toma la decisión de adquirir alguno que cuente con las funcionalidades suficientes para sumar verdaderos beneficios.

En todo caso, es aconsejable sopesar las ventajas y desventajas antes de decidirse por un software y, en este caso, no es la excepción.

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Recomendaciones para la implantación del software de Administración de Restaurantes

Software de Administración de Restaurantes

Implantar un software significa preparar a la organización para un reajuste. Por eso, es recomendable crear las mejores condiciones para que esto suceda de forma correcta.

  1. Tener los datos más recientes del mercado donde está insertada la organización permite un marco para el aprovechamiento no solo de ésta sino de otras herramientas.
  2. Si existe algún elemento que se ignore o algún inconveniente sobre la organización y sus procesos, este es el mejor momento para resolverlo.
  3. Evaluar el estado del software y hardware de la organización y determinar qué tan compatibles son con respecto a la nueva tecnología que se pretende implantar.
  4. Preservar la información clave de la empresa ante cualquier cambio de software que se desee realizar.
  5. Es importante establecer una estrategia para combatir la resistencia al cambio desde el principio.
  6. Contar con el apoyo de la alta directiva y la gerencia de cada departamento de la organización es importante.
  7. Investigar lo más que se pueda sobre el software que se pretende implantar.
  8. Evaluar los costos que significará la adquisición de la herramienta y su implantación, incluido el entrenamiento del personal.
  9. A la par de la selección del software de preferencia, es importante considerar al proveedor. Es esencial conocerlo y tener referencia de otros de sus clientes.
  10. El proveedor debe estar dispuesto a involucrarse en el proceso de implantación de la herramienta dentro de la empresa. Debe brindar luces sobre la metodología de instalación del software, la formación del recurso humano de la organización y el posterior soporte técnico.
  11. Una vez que se ponga en funcionamiento la herramienta, es necesario aplicar procesos de auditoría periódicos.
  12. Es fundamental tener una buena disposición ante la tecnología para abrirse al proceso y hacer no solo la mejor elección e implantación, sino también obtener los mejores resultados con el uso de la herramienta.

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