Guía de software de gestión de activos empresariales (EAM): nociones básicas y recomendaciones para su implantación

Software de gestión de activos empresariales (EAM) … Todas empresas cuentan con activos que desean y deben mantener en buen estado. Y no es para menos, se trata de su patrimonio. Además de una buena gerencia, esto exige herramientas que respalden un correcto desempeño. De ahí, surge la necesidad de contar con un software de gestión de activos empresariales (EAM).

Ahora bien, elegir un programa informático de EAM no debe hacerse a la ligera. Como sucede con la adquisición de otros software, se trata de una inversión. Si no funciona o no es de buena calidad, esta elección se podría traducir en pérdidas.

Asimismo, cometer un error al elegir un software como este no solo afecta el presupuesto. En ese caso, las consecuencias también podrían recaer en el rendimiento equipo humano y en su nivel de satisfacción dentro del entorno laboral.

De igual forma, es recomendable conocer las claves que permitan que su implantación sea la más adecuada.

En las siguientes líneas, se repasa, a grandes rasgos, en qué consiste un software de EAM y cuáles son sus funciones. También se abordan las razones por las que es útil contar con una herramienta de esta categoría.

Sumado a eso, se aportan algunos consejos que servirán para hacer la mejor elección en esta materia.

¿Qué son activos empresariales?

software de gestión de activos empresariales (EAM)

Primeramente, es importante definir a qué se refiere exactamente el concepto de activos empresariales. Específicamente, se trata de recursos, bienes, valores y derechos que posee una empresa.

Como activos se incluyen propiedades de la empresa como bienes inmuebles, construcciones, infraestructuras, equipos tecnológicos, sistemas informáticos, máquinas y vehículos.

Del mismo modo, los activos empresariales abarcan derechos de cobro por servicios prestados a terceros. Igualmente, se habla de activos al hacer referencia a la venta física de productos y bienes a sus clientes.

Si bien sus ventajas no son inmediatas ni se traduce en liquidez, las inversiones, títulos o bonos que generan beneficios a la empresa también son considerados activos. Esto se debe a que son elementos patrimoniales en potencia.

¿Qué es gestión de activos empresariales (EAM)?

La gestión de activos empresariales también es conocida por su denominación en inglés enterprise asset management o por las siglas EAM (acrónimo del término en lengua inglesa).

Todos esos términos coinciden en definir lo que se conoce en el mundo empresarial como la gestión eficiente del ciclo de vida de los activos físicos de una organización.

El funcionamiento del EAM puede abarcar aspectos como: el diseño; la construcción; operaciones; mantenimiento, desmantelamiento o reemplazo de instalaciones; equipos e instalaciones.

¿Qué es un software de gestión de activos empresariales (EAM)?

Las herramientas informáticas diseñadas dentro del concepto de EAM son soluciones innovadoras de mantenimiento de activos dentro de una empresa. Ayudan a responder al requerimiento de monitorear continuamente dichos activos.

Igualmente, un software de EAM permite que aquellas empresas cuya gestión implica una utilización intensiva de activos logre una visión integran de los mismos, ya sea en distintas ubicaciones, instalaciones, departamentos o unidades de negocio.

Los programas informáticos que corresponden a la categoría de EAM representan una serie de beneficios para la organización que lo implanta. En otras palabras, estos software se traducen en mejor organización, seguimiento de activos sencillo y claro, rutinas de mantenimiento más rápidas y eficaces, gestión de contratos menos engorrosos, entre otros.

¿Para qué sirve un software de gestión de activos empresariales (EAM)?

software de gestión de activos empresariales (EAM)

¿Por qué las empresas utilizan un software de este tipo? Una herramienta de gestión de activos empresariales contribuye a mantener cabalmente los activos, desde la planta, pasando por los equipos hasta las instalaciones disponibles.

No es de extrañar que fábricas, distribuidores, entidades gubernamentales, proveedores de servicios, entre otros, vean en esta herramienta informática un aliado de su gestión. Y es que encuentran en este software un compendio de soluciones para distintos aspectos en esta materia que deben cubrir en su desempeño cotidiano.

Asimismo, las herramientas de gestión de activos empresariales (EAM) significan llevar a cabo un manejo más eficiente de los equipos, instalaciones, vehículos y bienes, con miras a mantenerlos en forma y aumentar sus beneficios.

Generalmente, implantar un software de esta categoría se traduce en un control más eficiente de las compras y el inventario. A la par, impulsan la productividad entre el equipo humano.

Puntualmente, la pregunta más bien debería ser: ¿por qué no implantar un software de EAM? Sobre todo cuando las empresas son de grandes dimensiones y manejas muchos activos es más que necesario.

Funciones del software de gestión de activos empresariales (EAM)

El mercado ofrece una variedad de software de dentro de la categoría de EAM. Algunos resultan ser más eficientes que otros. Sin embargo, una herramienta de gestión de activos de calidad debe ser capaz de:

  • Ofrecer un almacenamiento centralizado para las informaciones importantes sobre los activos.
  • Ayudar a operar los niveles ideales de stock.
  • Brindar una plataforma para manejar las informaciones y recursos requeridos para administrar la programación de órdenes de servicio (OS) y llevarlas a cabo.
  • Ser una solución integrada para la planificación y programación de mantenimiento preventivo.
  • Contribuir con la supervisión de equipamientos y tendencias.
  • Automatizar los procesos de uso, calibración y mantenimiento.
  • Planificar el tiempo dedicado a la actividad de equipamientos.
  • Predecir fallas y daños en materia de activos.
  • Efectuar el proceso de asignación de recursos para un máximo desempeño.
  • Planificar alternativas en materia de activos.
  • Manejar los reclamos relacionados con garantías.

Ventajas de utilizar un software de gestión de activos empresariales (EAM)

El uso de un software perteneciente a la categoría de EAM representa diversas ventajas. Entre los beneficios de usar una herramienta informática como esta se puede contar:

  • Incremento de la productividad.
  • Reducción de costos operacionales.
  • Optimización de la gestión de activos durante su vida útil.
  • Canalización más eficiente de las informaciones relevantes sobre los activos desde un mismo lugar.
  • Automatización del uso, la calibración y el proceso de mantenimiento de activos.
  • Prolongación de la vida útil del activo al maximizar el tiempo de actividad del equipamiento y la reducción de los niveles de daño y falla.
  • Mayor control de la documentación sobre activos como: manuales, definiciones de configuración, contratos de alquiler, certificados de garantía, imágenes, etc.
  • Administración más eficaz de la disponibilidad, la utilización y de los recursos sí mismos.

¿Cómo elegir un software de gestión de activos empresariales (EAM)?

software de gestión de activos empresariales (EAM)

Antes de elegir de forma definitiva un software de EAM, cerciórese de que esencialmente la herramienta puede:

  • Responder a los requerimientos de la empresa. Para eso, quienes tomen la decisión de elegir la herramienta deben saber a ciencia cierta lo que la organización solicita en esta materia.
  • Lograr el grado de confiabilidad esperado.
  • Determinar KPIs (key performance indicator) que respalden la confiabilidad.
  • Ayudar a mantener los equipos claves disponibles y funcionando.
  • Contribuir a planificar mantenimientos habituales.
  • Disminuir costos y tiempo de mantenimiento.
  • Prever fallas críticas.
  • Detectar fallas de equipos para repararlos lo antes posible y recuperar gastos asociados.
  • Mostrar los requerimientos reales en materia de stock de repuestos.
  • Coordinar las rutas del personal técnico de acuerdo a su especialidad.
  • Siempre es recomendable optar por software que ofrezcan versiones de prueba para comprobar sus funcionalidades y beneficios. Así, se puede garantizar que la herramienta verdaderamente cumple con lo que promete.

Recomendaciones para la implantación del software de gestión de activos empresariales (EAM)

  1. Es importante tener los datos más recientes del mercado donde está insertada la organización, porque esto permite un marco necesario para el aprovechamiento no solo de ésta sino de otras herramientas.
  2. Si existen elementos que se ignoren sobre la organización y sus procesos, este es el mejor momento para disipar las dudas y sacar a la luz cualquier inconveniente, sobre todo en aquellos sectores que más se verán impactados por la implantación del software.
  3. Evaluar el estado del software y hardware de la organización y determinar qué tan compatibles son con respecto a la nueva tecnología que se pretende implantar.
  4. Preservar la información clave de la empresa ante cualquier cambio de software que se desee realizar.
  5. Es importante establecer una estrategia para combatir la resistencia al cambio desde el principio.
  6. Contar con el apoyo de la alta directiva y la gerencia de cada departamento de la organización es importante, especialmente con el de aquellos que estarán más involucrados con la nueva herramienta.
  7. Investigar lo más que se pueda sobre el software que se pretende implantar.
  8. Evaluar los costos que significará la adquisición de la herramienta y su implantación, incluido el entrenamiento del personal.
  9. Es importante considerar al proveedor. Es esencial conocerlo y tener referencia de otros de sus clientes.
  10. El proveedor debe estar dispuesto a involucrarse en el proceso de implantación de la herramienta dentro de la empresa.
  11. Debe considerarse que una vez que se ponga en funcionamiento la herramienta, es necesario aplicar procesos de auditoría periódicos.
  12. Es fundamental tener una buena disposición ante la tecnología para abrirse al proceso y hacer no solo la mejor elección e implantación, sino también obtener los mejores resultados con el uso de la herramienta.

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