Guía de ERP de Construcción: nociones básicas y recomendaciones para su implantación

ERP de Construcción… La efectividad de las empresas de hoy se sustenta en el trabajo en equipo. Es así cómo se logra cubrir todos los flancos. Pero trabajar en equipo también implica contar con una muy buena comunicación y estar integrados. Específicamente, las empresas del sector de la construcción no escapan a esto. De ahí la necesidad de adquirir una herramienta que contribuya con este objetivo. El software de ERP es una de ellas.

Elegir una herramienta de este tipo es más que una opción o un lujo, es una necesidad. Ahora bien, implantar un programa informático de este tipo tiene un impacto importante dentro de la organización.

Adquirir un software de ERP de construcción implica realizar una inversión que, como cualquier otra, debe brindar beneficios. De lo contrario, se traduciría en pérdidas.

Asimismo, cometer un error al elegir una solución informática como esta no solo afecta el presupuesto. Las consecuencias también podrían recaer en el equipo humano y en su rendimiento.

Está más que claro que comprar e instalar un software de ERP de construcción no puede hacerse de improviso. De igual forma, es aconsejable conocer las claves de su implantación.

En las siguientes líneas, además de repasar, a grandes rasgos, qué es un ERP, también se abordan las razones por las que es útil contar con una herramienta adecuada que sustente su implementación.

Sumado a eso, se aportan algunas recomendaciones que servirán para hacer la mejor elección en esta materia.

¿Qué es un ERP?

ERP de Construcción

Primeramente, es importante explicar qué es un ERP. Pues, esas siglas corresponden al término en inglés enterprise resource planning, lo que en castellano se traduce como sistemas de planificación de recursos empresariales.

Los ERP son sistemas de información gerenciales. Están diseñados para integrar y manejar ciertas funciones de la compañía. En la actualidad, algunos de estos programas se desempeñan dentro de la modalidad de suscripción por el uso del servicio. Esto es lo que se define en inglés como software as a service, mejor conocido por las siglas SaaS.

Usualmente, un software de ERP abarca funciones que se refieren a producción, logística, inventario, distribución, facturas y contabilidad. No obstante, también puede intervenir en el control de otras labores como ventas, entregas, pagos, producción, administración de recursos materiales, calidad de administración y manejo de recursos humanos.​

Asimismo, vale decir que a los ERP se les define como back office (trastienda). Esto es porque solo tienen acceso a sus funciones ciertos empleados dentro de la organización y su gestión no es accesible ni visualizada de forma pública. No obstante, un software de este tipo puede tener acceso directo con los proveedores, sin que esto signifique que se trata de un vínculo administrativo.

En años recientes, algunos software de ERP abarcan las funciones del CRM (en inglés Customer Relationship Management, o Gestión de las relaciones con clientes). Por eso, ciertas compañías prefieren tener solo un ERP con funciones adicionales, en lugar de adquirir un ERP y un CRM por separado.

Software de ERP construcción: ¿de qué se trata?

Presupuesto de construcción, gastos de administración, administración financiera, cuentas por pagar, libro mayor, orden de compra… Cuentas por cobrar, estados financieros, sistema de nómina, subcontratación… Negocios rentables, presupuesto, administración de equipos… Todos estos conceptos se refieren a la gestión de obras. Pensar en manejar todo esto de forma tradicional significa una verdadera complicación, sobre todo considerando las exigencias del mundo empresarial actual.

Los software de ERP construcción son herramientas informáticas que cumplen con la función de ser sistemas de planificación de recursos empresariales, pero ajustados a las empresas de ese sector específicamente.

Comúnmente, un ERP diseñado para las empresas de construcción permite gestionar todos los departamentos funcionales de la organización de forma centralizada. Especialmente, se encarga de la gestión de los procesos de negocio. Es decir, desde las obras hasta la gestión financiera y logística. De esta manera, es posible controlar el desempeño y los costos. A la par, contribuye a incrementar la eficiencia y la productividad.

Gracias a los ERP de construcción, las empresas de este sector pueden manejar cabalmente sus proyectos. Gestionar costos y presupuestos de obra ya no tiene por qué ser un asunto engorroso. Y es que, generalmente, estas herramientas cuentan con funciones de seguimiento y control. Lo mejor de todo es que facilitan el acceso y organización de información y los procesos funcionales en tiempo real.

¿Para qué sirve un software de ERP construcción?

ERP de Construcción

Por lo general, un software de ERP Construcción cumple con ciertos objetivos puntuales a los que pueden sumarse otras funciones que potencien su gestión. Sin embargo, toda herramienta de este tipo que sea de calidad debe servir para:

  • Efectuar un control cabal de las obras y su calidad.
  • Permitir una visualización general y en tiempo real de la gestión de la compañía.
  • Integrarse en su función a otros sistemas de gestión de la empresa.
  • Automatizar y unificar todos los procesos del negocio.
  • Lograr más integración y mejor comunicación entre el personal clave de la empresa, como directivos, jefes de obra, ingenieros, entre otros.

Funciones de un software de ERP Construcción

No todos los software son iguales por más que pertenezcan a la misma clasificación. Los ERP de Construcción no son la excepción. En realidad, existen muchas herramientas de este tipo en el mercado. No obstante, uno de calidad puede cumplir con funciones como las siguientes:

  • Contribuir con la gestión de presupuestos de proyectos
  • Analizar costos directos e indirectos.
  • Diferenciar presupuestos de costos y ventas.
  • Gestiona la producción de las obras.
  • Hacer seguimiento del avance real considerando las desviaciones.
  • Prever los ingresos y costos.
  • Planificar los recursos y el aprovisionamiento.
  • Gestionar las ampliaciones y modificaciones del proyecto.
  • Efectuar análisis integrales de los proyectos (fondos, recursos, etc.).
  • Evaluar la planificación de los proyectos
  • Analizar las tendencias que se puedan presentar.

Beneficios del software de ERP construcción

El uso de un software de puntos de ventas puede traducirse en ventajas como:

  • Mejorar la comunicación con los profesionales de la empresa.
  • Ahorrar tiempo en la presentación de proyectos.
  • Ejecutar los proyectos en los plazos establecidos y de acuerdo con el presupuesto fijado.
  • Aumentar la rentabilidad de los proyectos.
  • Reajustar y corregir en tiempo real desviaciones en los proyectos.
  • Conocer el estado de los proyectos mediante un seguimiento de avances de obra.
  • Asegurar el cumplimiento de las regulaciones y requerimientos relacionados con el salario de personal sindicalizado.
  • Administrar mejor y con menos esfuerzos los seguros.
  • Tener un mayor control de la planificación de ingresos y de la obra que se desarrolla.
  • Gestionar de forma integral la planificación de recursos en los proyectos y obras.
  • Realizar de forma automática de informes financieros.
  • Obtener información más confiable.
  • Lograr un flujo de caja verdadero e integrado a la planificación.
  • Manejar y ordenar mejor la información.

Consideraciones previas a la elección de un software de ERP de construcción

Antes de considerar la adquisición de un software de ERP de construcción es preciso tomar en cuenta ciertos aspectos:

  • Comprar una herramienta de este tipo no garantiza el éxito total de la empresa, sino se ha fortalecido antes la cultura organizacional.
  • La efectividad del uso de la herramienta depende de la apertura de los departamentos a compartir la información con otras unidades de negocios dentro de la organización.
  • Implantar un software de ERP de construcción implica cambios importantes en la gestión de la empresa y podría haber persona no capacitado o no interesado que deberán ponerse a tono con la nueva situación o abandonar la organización.
  • Una solución como esta no ofrece beneficios a corto plazo. Es preciso esperar para ver los resultados.

Recomendaciones para la implantación del software de ERP de construcción

ERP de Construcción

Implantar un software significa preparar a la organización para un reajuste. Por eso, es recomendable crear las mejores condiciones para que esto suceda de forma correcta.

  1. Tener los datos más recientes del mercado donde está insertada la organización permite un marco para el aprovechamiento no solo de ésta sino de otras herramientas.
  2. Si existe algún elemento que se ignore o algún inconveniente sobre la organización y sus procesos, este es el mejor momento para resolverlo.
  3. Evaluar el estado del software y hardware de la organización y determinar qué tan compatibles son con respecto a la nueva tecnología que se pretende implantar.
  4. Preservar la información clave de la empresa ante cualquier cambio de software que se desee realizar.
  5. Es importante establecer una estrategia para combatir la resistencia al cambio desde el principio.
    Contar con el apoyo de la alta directiva y la gerencia de cada departamento de la organización es importante.
  6. Investigar lo más que se pueda sobre el software que se pretende implantar.
  7. Evaluar los costos que significará la adquisición de la herramienta y su implantación, incluido el entrenamiento del personal.
  8. A la par de la selección del software de preferencia, es importante considerar al proveedor. Es esencial conocerlo y tener referencia de otros de sus clientes.
  9. El proveedor debe estar dispuesto a involucrarse en el proceso de implantación de la herramienta dentro de la empresa. Debe brindar luces sobre la metodología de instalación del software, la formación del recurso humano de la organización y el posterior soporte técnico.
  10. Una vez que se ponga en funcionamiento la herramienta, es necesario aplicar procesos de auditoría periódicos.
  11. Es fundamental tener una buena disposición ante la tecnología para abrirse al proceso y hacer no solo la mejor elección e implantación, sino también obtener los mejores resultados con el uso de la herramienta.

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