Guía de Auditoría Interna: nociones básicas y recomendaciones para su implantación

Auditoría Interna… Mejorar los procesos hasta poder perfeccionarlos es parte de las acciones que deben asumir las empresas que desean avanzar en sus objetivos. Para lograr esto la organización puede aplicar una auditoría interna.

Ahora bien, llevar esta tarea adelante implica contar con un software de gestión de auditoría interna. No obstante, elegir una herramienta de este tipo no debe hacerse a la ligera.

Como sucede con la adquisición de otros software, en el caso de un programa informático de gestión de auditoría externa también se trata de una inversión. Si no funciona o no es de buena calidad, esta elección se podría traducir en pérdidas.

Asimismo, cometer un error al elegir un software como este no solo afecta el presupuesto. Las consecuencias podrían entorpecer el logro de objetivos. También podría recaer en el rendimiento equipo humano que lo utiliza.

De igual forma, es recomendable conocer las claves que permitan que su implantación sea la más adecuada.

En las siguientes líneas, se repasa, a grandes rasgos, en qué consiste la auditoría interna y de qué se trata el software que lo soporta. También se abordan las razones por las que es útil contar con una herramienta de esta categoría.

Sumado a eso, se aportan algunos consejos que servirán para hacer la mejor elección en esta materia.

¿Qué es la auditoría interna?

Primeramente, es importante responder a la pregunta: ¿qué es auditoría interna? Pues, la respuesta es muy sencilla. Se trata de un sistema de control de la empresa, que se efectúa dentro de la organización.

La auditoría interna abarca una serie de procedimientos y políticas. Estos se establecen en la organización con el objetivo de proteger sus activos. De igual forma, este conjunto de medidas se orientan a reducir riesgos. Otro aspecto que contempla la auditoría interna es la intención de aumentar la efectividad de procesos operativos en pro de la rentabilidad del negocio.

Tal vez las empresas pequeñas parezcan tener menos necesidad de recurrir a la auditoría interna. Pero lo cierto es que toda compañía, que desee crecer, debe tener en cuenta que entre más temprano implemente estas prácticas será mejor. Y es que es necesario adoptar medidas que permitan controlar los procesos que resultan vitales para la organización.

Vale decir que la auditoría interna hace posible verificar que realmente se realizan de forma cabal las funciones que corresponden a cada unidad o departamento. Para lograrlo se necesita hacer un análisis objetivo en cada caso y tomar las medidas que sean necesarias.

Hablar de auditoría para alcanzar el control interno de la empresa pasa por utilizar programas de contabilidad, consultoría empresarial y manejar correctamente estados financieros. También consiste en el análisis de riesgo, gestión de riesgos, considerar sistemas de seguridad y medidas estándar, entre otros factores.

Software de auditoría interna: ¿de qué se trata?

Obviamente, el dinamismo actual del mercado y la necesidad de llevar a cabo los procesos de una manera cada vez más precisa y rápida, significa para las empresas emplear recursos que les permitan estar la altura de las exigencias. Entre ellos, están los software de auditoría interna.

Un software de auditoría interna es una herramienta informática diseñada para poner en marcha una gama de procesos dirigidos a hacer una revisión que puede ser contable o ir un poco más allá.

Comúnmente, estos programas se usan para realizar un muestreo de base de datos y generar confirmaciones para clientes y proveedores. Su fin primordial es poner de manifiesto alteraciones con respecto a los datos. También se emplean para informar a los auditores sobre posibles errores.

Casi siempre, los software de auditoría son capaces de permitir el manejo de los datos de forma sencilla y sin tener necesidad de acudir a la programación compleja. Existe una gran variedad de este tipo de herramientas en el mercado. Algunas de licencia pagada y otras gratuitas. También están aquellas de código abierto o prederminado.

Elegir el software de auditoría interna correcto, pasa por evaluar los objetivos de la empresa, sus requerimientos y los recursos de los que disponga.

¿Para qué sirve las herramientas de gestión de auditoría interna?

Generalmente, una herramienta de este tipo se utiliza para efectuar:

  • Planificación anual basada en riesgos.
  • Programación de auditoría.
  • Gestión de auditoría.
  • Informes y reportes sobre el desempeño.
  • Estimación de riesgos de empresa.
  • Registro de tiempo y gastos.
  • Seguimiento de procesos.
  • Evaluación de recomendaciones y acciones.

Características de los programas de auditoría interna

No todos los software son iguales. Algunos contemplan más funciones y otras menos. No obstante, una herramienta de este tipo que sea de calidad, por lo general, incluye entre sus características:

  • La posibilidad de armar una base de datos única correctamente integrada.
  • Puede funcionar con o sin conexión.
  • Su terminología y flujo de trabajo son configurables.
  • Contempla seguridad de datos a través de encriptado.
  • Posee una interfaz de usuario accesible.
  • Permite definir privilegios de usuarios partiendo de sus funciones.
  • Ofrece puntuación y análisis de tendencias.
  • Integra active directory o directorio activo.
  • Es multiidioma.
  • Se integra sin problema con la gestión de riesgos de empresa.

Beneficios del software de auditoría interna

¿Qué ventajas brinda el uso de un software de auditoría interna? Pues, son algunas de las siguientes:

  • Hace posible un mejor manejo de la adecuación a la norma.
  • Permite descubrir posibles desviaciones o insuficiencias no detectadas antes.
  • Incrementa los niveles de optimización de los recursos.
  • Reduce costos que resultan innecesarios.
  • Contribuye a actualizar el sistema de gestión de calidad.
  • Aumenta la posibilidad de escuchar a los trabajadores.
  • Favorece a que la empresa pueda emplear una propuesta de mejora.
  • Posibilita la obtención de certificaciones, permisos y sellos de calidad.

¿Cómo elegir un software de auditoría interna?

Muchas son las opciones que ofrece el sector del software con respecto a la categoría de auditoría externa. Ahora bien, para elegir la herramienta más adecuada se puede considerar que esencialmente la herramienta debe:

  • Responder a los requerimientos reales de la empresa en cuestión.
  • Tener diseño y funcionamiento amigables para que sea fácil de usar.
  • Ser lo suficientemente flexible como para adaptarse en cada caso.
  • Poseer un buen almacenamiento de los datos.
  • Contribuir eficientemente con la planificación.
  • Ayudar con el intercambio de información.

Recomendaciones para la implantación de un software de auditoría interna

Implantar un software significa preparar a la organización para un reajuste. Por eso, es recomendable crear las mejores condiciones para que esto suceda de forma correcta.

  1. Tener los datos más recientes del mercado donde está insertada la organización permite un marco para el aprovechamiento no solo de ésta sino de otras herramientas.
  2. Si existe algún elemento que se ignore o algún inconveniente sobre la organización y sus procesos, este es el mejor momento para resolverlo.
  3. Evaluar el estado del software y hardware de la organización y determinar qué tan compatibles son con respecto a la nueva tecnología que se pretende implantar.
  4. Preservar la información clave de la empresa ante cualquier cambio de software que se desee realizar.
  5. Es importante establecer una estrategia para combatir la resistencia al cambio desde el principio.
    Contar con el apoyo de la alta directiva y la gerencia de cada departamento de la organización es importante.
  6. Investigar lo más que se pueda sobre el software que se pretende implantar.
  7. Evaluar los costos que significará la adquisición de la herramienta y su implantación, incluido el entrenamiento del personal.
  8. A la par de la selección del software de preferencia, es importante considerar al proveedor. Es esencial conocerlo y tener referencia de otros de sus clientes.
  9. El proveedor debe estar dispuesto a involucrarse en el proceso de implantación de la herramienta dentro de la empresa. Debe brindar luces sobre la metodología de instalación del software, la formación del recurso humano de la organización y el posterior soporte técnico.
  10. Una vez que se ponga en funcionamiento la herramienta, es necesario aplicar procesos de auditoría periódicos.
  11. Es fundamental tener una buena disposición ante la tecnología para abrirse al proceso y hacer no solo la mejor elección e implantación, sino también obtener los mejores resultados con el uso de la herramienta.

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