Guía de Auditoría Externa: nociones básicas y recomendaciones para su implantación

Auditoría Externa… El frenético ritmo del mercado y la férrea competencia obliga a las empresas a afinar sus procesos para mantenerse al día. Justamente, una mejor gestión precisa de revisar procesos. Así, someterse a una auditoría externa parece ser una buena decisión.

Ahora bien, llevar esta tarea adelante implica contar con un software de gestión de auditoría externa. No obstante, elegir una herramienta de este tipo no debe hacerse a la ligera.

Como sucede con la adquisición de otros software, en el caso de un programa informático de gestión de auditoría externa también se trata de una inversión. Si no funciona o no es de buena calidad, esta elección se podría traducir en pérdidas.

Asimismo, cometer un error al elegir un software como este no solo afecta el presupuesto. Las consecuencias podrían entorpecer el logro de objetivos. También podría recaer en el rendimiento equipo humano que lo utiliza.

De igual forma, es recomendable conocer las claves que permitan que su implantación sea la más adecuada.

En las siguientes líneas, se repasa, a grandes rasgos, en qué consiste la auditoría externa y de qué se trata el software que lo soporta. También se abordan las razones por las que es útil contar con una herramienta de esta categoría.

Sumado a eso, se aportan algunos consejos que servirán para hacer la mejor elección en esta materia.

¿Qué es auditoría externa?

Informe de auditoría, planeación de auditoría, auditoría financiera… Evaluación de riesgos, proceso empresarial, riesgo operacional, control de calidad… Todo esto se refiere a la auditoría externa. Específicamente, se trata de un sistema empleado por las organizaciones dirigido a efectuar una evaluación minuciosa, metódica y crítica. La diferencia con respecto a la auditoría interna es que este examen es llevado a cabo por una empresa, auditor o contador público ajeno a la organización.

En el caso de la auditoría externa, quien lleva a cabo el proceso no debe poseer un vínculo con la organización. De esta forma, puede determinar, de manera objetiva, cómo se desempeña el sistema de información de la empresa y cómo mejorarlo.

¿Qué abarca la auditoría externa? Considera los detalles del sistema de información de la empresa. Esto quiere decir que se refiere a documentos, programas, expedientes, estados financieros, entre otros. Les a estos asigna validez.

La auditoría externa puede ser de dos tipos. De segunda parte o aquella solicitada por un cliente antes de adquirir un servicio o producto en una determinada empresa. De tercera parte o aquella efectuada por alguna organización certificada, que garantiza objetividad y profesionalismo.

Software de auditoría externa: ¿de qué se trata?

Se puede ser muy experto en técnicas de auditoría. No obstante, es preciso contar con un software de calidad para efectuar las tareas que abarca esta gestión de forma cabal, y, sobre todo, ágil.

Afortunadamente, existen muchos software de esta categoría en el mercado. Aquellos que exigen el pago de licencia, los gratuitos, los de código abierto o los predefinidos. Lo importante es elegir uno que se adapte verdaderamente a los requerimientos y a los recursos con los que se cuenta.

¿Cuál software de auditoría externa es el mejor? Pues, el mercado ofrece diferentes opciones de muy buena calidad. Más bien se trata de elegir aquella herramienta que verdaderamente responda a los objetivos que se desean cumplir y que se ajuste a los recursos de los que se dispone.

¿Para qué sirve un programa de auditoría externa?

Los software diseñados para llevar a cabo auditoría externa deben responder a los siguientes requerimientos:

  • Ayudar a determinar si la forma en que la empresa ejecuta sus procesos es válida, verídica y correcta.
  • Contribuir a verificar si existen posibles problemas a los cuales se enfrentará la empresa.
  • Apoyar la tarea de controlar las actividades que tienen que ver con el desarrollo e investigación de la empresa.
  • Arrojar datos que sirvan para orientar a la gerencia de la empresa para que tome decisiones exitosas y confiables.
  • Permitir visualizar datos para diferenciar lo importante de lo superfluo.
  • Estar concebido para disminuir el tiempo de la auditoría.
  • Garantizar que la auditoría cumple sus objetivos.

Características de los software para gestionar procedimientos de auditoría externa

No todos los software para gestionar procesos de auditoría externa son iguales. No obstante, uno de calidad debe ser capaz de:

  • Generar una base de datos para cada auditoría.
  • Ofrecer un número ilimitado de auditorías.
  • Trabajar a partir de importar el diario de contabilidad.
  • Elaborar matrices, cédulas sumarias, fichas de movimientos, programas de trabajo personalizables, control de calidad, etc.
  • Calcular el balance de situación y la cuenta de resultados con saldos antes y después de los ajustes y reclasificaciones de la auditoría.
  • Efectuar análisis económico y financiero.
  • Computar la cifra de importancia relativa y el error tolerable.
  • Determinar la muestra con el método de la unidad monetaria.
  • Ayudar a elaborar el estado de flujos de efectivo.
  • Permitir el acceso a diarios, asientos, mayores, áreas de auditoría, etc. desde la misma pantalla.
  • Contabilizar ajustes y reclasificaciones.
  • Ofrecer una navegación intuitiva por todas las pantallas.

Beneficios de utilizar software de auditoría externa

¿Qué ventajas brinda el uso de un software de auditoría externa? Pues, algunas ventajas del uso de los software de auditoría externa se ven reflejadas en:

  • Una toma de decisiones más efectiva en cuanto a inversión y financiamiento.
  • Más orden y mejora en los procesos y controles internos.
  • Mayor eficiencia operativa.
  • Mejores prácticas en la ejecución de las acciones.
  • Aumento de la confianza de accionistas y entidades financieras.
  • Más información fehaciente de la situación financiera de la empresa.
  • Tener acceso de forma eficiente al mercado financiero y de capitales.

¿Cómo elegir un software de auditoría externa?

Muchas son las opciones que ofrece el sector del software con respecto a la categoría de auditoría externa. Ahora bien, para elegir la herramienta más adecuada se puede considerar que esencialmente debe:

  • Responder a los requerimientos reales de la empresa en cuestión.
  • Tener diseño y funcionamiento amigables para que sea fácil de usar.
  • Ser lo suficientemente flexible como para adaptarse en cada caso.
  • Poseer un buen almacenamiento de los datos.
  • Contribuir eficazmente con la planificación.
  • Ayudar con el intercambio de información.

Recomendaciones para la implantación de un software de auditoría externa

Implantar un software significa preparar a la organización para un reajuste. Por eso, es recomendable crear las mejores condiciones para que esto suceda de forma correcta.

  1. Tener los datos más recientes del mercado donde está insertada la organización permite un marco para el aprovechamiento no solo de ésta sino de otras herramientas.
  2. Si existe algún elemento que se ignore o algún inconveniente sobre la organización y sus procesos, este es el mejor momento para resolverlo.
  3. Evaluar el estado del software y hardware de la organización y determinar qué tan compatibles son con respecto a la nueva tecnología que se pretende implantar.
  4. Preservar la información clave de la empresa ante cualquier cambio de software que se desee realizar.
  5. Es importante establecer una estrategia para combatir la resistencia al cambio desde el principio.
    Contar con el apoyo de la alta directiva y la gerencia de cada departamento de la organización es importante.
  6. Investigar lo más que se pueda sobre el software que se pretende implantar.
  7. Evaluar los costos que significará la adquisición de la herramienta y su implantación, incluido el entrenamiento del personal.
  8. A la par de la selección del software de preferencia, es importante considerar al proveedor. Es esencial conocerlo y tener referencia de otros de sus clientes.
  9. El proveedor debe estar dispuesto a involucrarse en el proceso de implantación de la herramienta dentro de la empresa. Debe brindar luces sobre la metodología de instalación del software, la formación del recurso humano de la organización y el posterior soporte técnico.
  10. Una vez que se ponga en funcionamiento la herramienta, es necesario aplicar procesos de auditoría periódicos.
  11. Es fundamental tener una buena disposición ante la tecnología para abrirse al proceso y hacer no solo la mejor elección e implantación, sino también obtener los mejores resultados con el uso de la herramienta.

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