Gestión de flotas: un software que marca la diferencia para las empresas de transporte

Gestión de flota … Por más pequeñas que sean las dimensiones de un negocio, toda organización, unidad o departamento, requiere orden, planificación y seguimiento para, llevar a cabo desde las acciones cotidianas más sencillas hasta aquellas que deben realizarse a largo plazo, a fin de lograr los objetivos principales y secundarios. Por tal razón, las empresas de transporte, incluso los departamentos que se ocupan de estos asuntos, precisan de poner en marcha una gestión de flota que sea cabal.

Casi siempre que se piensa en la gestión de flota, lo común es imaginarse a una empresa trasnacional ocupándose de la gerencia de una gran cantidad de vehículos. No obstante, toda organización que disponga aunque sea con un pequeño número de automóviles como parte de sus bienes inmuebles debería contar con estrategias y recursos que le permitan ocuparse de su gerencia de forma adecuada.

Asimismo, la gestión de flota no solo abarca vehículos de gran tamaño o de carga pesada. También se refiere a grupos de camiones, vehículos de carga, autobuses, carros, ciclomotores motocicletas y, por qué no, incluso, bicicletas.

En suma, la gestión de flota no es asunto solamente de empresas de grandes dimensiones, aquellas pymes que aspiran avanzar también deberían considerarlo.

Entre las herramientas que debe contemplar quien lleve las riendas de la gerencia de flotas están las tecnológicas. Estas abarcan tanto el hardware como el software. Justamente, en lo que se refiere a soluciones informáticas, en el mercado existe una gran variedad de soluciones.

El presente artículo pretende mostrar, entre otros aspectos, en qué consiste un sistema de gestión de flotas y cuáles pueden ser sus aportes a las empresas de transporte.

Importancia de  gestión de flota en el mundo empresarial de hoy

Antes de referirse a una herramienta informática clasificada dentro de esta categoría, es importante exponer qué abarca el concepto de gestión de flota. Puntualmente, se trata de la administración y la logística de un grupo de unidades vehiculares que pertenecen a una organización.

¿De qué se trata la gestión de flota? Pues, abarca distintas tareas. Entre sus funciones está el mantenimiento de las unidades vehiculares y el uso de los sistemas de seguimiento que se utilizan para las mismas. De igual forma, implica la planificación de rutas. Otro aspecto de esta labor es el control de recursos económicos referidos al área, inversiones, presupuestos, entre otros.

Las acciones emprendidas en materia de gestión de flotas tienen un propósito principal: cuidar y potenciar la inversión que se efectúa con respecto a los vehículos que posee la organización como recurso y bien inmueble. ¿De qué manera? Pues, la idea es elevar los niveles de eficiencia y productividad, aumentar el desempeño y también la vida útil de cada unidad. Esto al tiempo que se disminuyen los riesgos y los costos de operación.

La gestión de flota siempre ocupa un papel importante de la empresa. Independientemente de que se trate de una empresa en la que el transporte es el corazón del negocio o no, cada vehículo es un bien de la compañía. Por lo tanto, debe ser preservado y administrado correctamente.

Uso del software para potenciar la gestión de flota

Gestión de flotas

No todas las empresas asumen la gestión de flota de la misma manera, aunque el objetivo sea el mismo. Esto se debe a que cada organización tiene características y objetivos propios. En lo que sí coinciden en estos tiempos es en que tienen claro que es prioridad agilizar y simplificar procesos, al tiempo que se deben elevar los niveles de eficiencia del área.

Ahora bien, ¿cómo entra en juego la tecnología en todo esto? Sin duda, el uso de Internet y del software ha cambiado la manera de llevar la gestión de flotas. Esto se debe a que, precisamente, estos recursos han hecho más sencilla la tarea de poder manejar la información referente a las unidades vehiculares, su estado, ubicación, rutas, etc.

El uso de la tecnología también ha incrementado la calidad de la gestión de flota y a potenciado el funcionamiento de las organizaciones desde ese ángulo. Esto se evidencia sobre todo en las empresas en las que el manejo de unidades de transporte es el corazón del negocio.

Características de un software de gestión de flota de buena calidad

En el mercado existe una variedad de software que se ocupan de potenciar la labor de gestión de flotas. No todos ofrecen lo mismo ni todos son iguales, más allá de que su propósito central es el mismo. Sin embargo, a la hora de elegir una herramienta informática de este tipo es importante considerar que si es de buena calidad debe contar con las siguientes características:

Interfaz amigable

Lo ideal es que resulte fácil de usar para quienes tienen conocimientos en materia de tecnología y para los que no. De lo contrario, será necesario invertir dinero en la compra y en la inducción de aquellos que lo utilizará. En esto también se gana o se pierde tiempo.

Desde cualquier parte y todo el tiempo

Las acciones realizadas por este software deben poder ejecutarse desde cualquier dispositivo, lugar y hora. Esto debe considerarse porque las unidades vehiculares por lo general están en movimiento y si se deben monitorear a través de la herramienta estas condiciones son indispensables.

Información al día y en tiempo real

Una herramienta de este tipo que sea de calidad brindará información sobre: el estado del vehículo, su localización, estilo de conducción, consumo, emisiones, entre otros datos. Esto ayudará no sólo a mantener al día la unidad, también a tomar previsiones y mejores decisiones. Por eso, es tan importante que la herramienta no solo permita visualizar estos datos, también debe generar reportes.

Comunicación desde los diferentes ángulos

Estos software deben recopilar información para que el gestor pueda llevar a cabo su trabajo correctamente. Pero también precisan de poder recibir la información desde cada una de las unidades, tanto del conductor como del mismo vehículo.
Compatibilidad con otras herramientas. Es importante que la herramienta no funcione de manera aislada. Para eso debe poder integrarse sin problema a otros software que tenga en funcionamiento la empresa.

Sistema de navegación asociado

Esto permite conocer las rutas tomadas por la unidad para calcular si de acuerdo a sus características es realmente conveniente el trayecto a asumir. Si no es así, está función permite tomar medidas para preservar la seguridad de la unidad y su conductor.
Datos sobre el tráfico. Esta función evita la pérdida de tiempo y el desgaste innecesario de la unidad vehicular.

¿Qué información ofrece un software de gestión de flotas?

Gestión de flotas

Una de las claves que ha hecho de estos software de gestión de flota una herramienta indispensable para empresas de transporte y para los departamentos a cargo de esta labor es la variedad de datos que ofrece. Entre ellos se pueden mencionar:

  • Kilómetros recorridos en cada ruta y el tiempo promedio para esto
  • Recorridos hechos fuera de horarios habituales.
  • Paradas efectuadas en cada recorrido y duración de las mismas.
  • Ubicación de las unidades en tiempo real.
  • Momento de arranque del vehículo o si tiene puesta la llave en el contacto.
  • Modalidad de contratación del vehículo, si es el caso.
  • Registro de multas, pagadas y pendientes.
  • Planificación de rutas para cada vehículo para llevar con claridad su disponibilidad en los próximos días.
  • Cantidad y promedio de gasto de combustible ahorrar.
  • Reparaciones de cada vehículo.
  • Conexión con los sensores para determinar cuándo se abren las puertas.
  • Temperaturas del vehículo. Esto es útil cuando se trata de unidades de carga de mercancía que requieren condiciones especiales.
  • Alarmas para indicar cuando un vehículo abandona una zona en concreto.
  • Comúnmente, estos software permiten descargar estos datos referidos al control del vehículo y su conducción.

Beneficios que obtienen las empresas de transporte al utilizar un software de gestión de flota

Las ventajas que ofrece un software de gestión de flotas son evidentes. Nada más poder contar con información detallada de las unidades vehiculares, estén detenidas o en movimiento, en tiempo real ya es de gran ayuda. Sin embargo, se pueden sumar otros beneficios:

  • Reducción de los costes de transporte a largo plazo, porque permite sistematizar la gestión de flotas de más eficiente y eficazmente.
  • Incrementar el control en materia de visitas al taller, consumos del vehículo,
  • Hacer más eficiente el registro sobre la forma en que las unidades vehiculares son conducidas.
  • Localizar los vehículos cuando y donde sea.
  • Realizar un seguimiento más eficiente del cumplimiento de rutas en las condiciones esperadas.
  • Controlar el desempeño de los proveedores de servicios de transporte.
  • Mayor acceso a la información que se necesite, desde datos sobre la flota hasta la facturación.
  • Optimizar la cooperación con proveedores, clientes y socios.
  • Lograr la estandarización de los procesos con lo que se consigue un nivel de calidad constante.
  • Reforzar la seguridad del vehículo y su conductor.
  • Mejorar el proceso de toma de decisiones.

Recomendaciones para seleccionar un software de gestión de flota

Gestión de flotas

Una vez que se ha tomado la decisión de adquirir una herramienta informática de gestión de flotas es preciso saber con precisión qué se pretende de su utilización. Partiendo de esto, se puede plantear una serie de preguntas de cara al software que se está evaluando:

  1. ¿Qué datos sobre el vehículo es capaz de registrar la herramienta?
  2. ¿Registra el sistema el comportamiento de los conductores?
  3. ¿Cómo se extraen los datos con respecto al vehículo y el uso que se le da?
  4. ¿Ayuda a determinar el uso del combustible y el desperdicio?
  5. ¿Permite correlacionar el comportamiento del conductor y las condiciones del vehículo?
  6. ¿Qué tanto tiempo se toma el software en actualizar la ubicación del vehículo en el mapa? ¿Lo hace realmente en tiempo real?
  7. ¿El software se conecta directamente al sistema de gestión del motor del vehículo para proporcionar información real sobre el funcionamiento al ralentí?
  8. ¿El software determina el kilometraje directamente del cuentakilómetros del vehículo o lo hace a través del sistema GPS?
  9. ¿El programa que se está evaluando ofrece información sobre de fallos en el vehículo?
  10. ¿La herramienta realmente registra la velocidad directamente del velocímetro del vehículo?
  11. ¿Qué tanto tiempo conserva el software los datos registrados?
  12. ¿Esta herramienta informática permite comunicación bidireccional entre el gestor y los conductores?
  13. Otros consejos a considerar antes de adquirir un software de gestión de flota
  14. Una vez que se tienen referencias precisas en cuanto a la capacidad que pudiera tener la herramienta, también es recomendable tomar en cuenta informaciones con respecto al proveedor y sus clientes. Es buena idea responder a interrogantes como:
  15. ¿Quién es el proveedor?
  16. ¿Ese proveedor tiene reputación de éxito?
  17. ¿El proveedor está dispuesto a apoyar el proceso de implantación y estará allí en caso de requerir asesoría?
  18. ¿Quiénes son los clientes de ese proveedor?
  19. ¿Los clientes de ese proveedor tienen historias de éxito con esa herramienta?

Software de gestión de flota: buscar el apoyo de un experto

A la par de escuchar las opiniones de los clientes de ese proveedor, se deben sumar otros criterios de terceros. Particularmente, nunca está de más poder contar con la ayuda de un experto en la materia que brinde su criterio en esta búsqueda. Si se puede contar con la opinión de un especialista en este proceso de búsqueda será mucho mejor.

Del mismo modo, no se puede pasar por alto la voz del equipo humano que hace uso de la herramienta. Son estas personas las que saben a ciencia cierta cuáles son las necesidades del día a día. De igual forma, es este personal el que hará uso del software. De allí la importancia de las opiniones que puedan aportar.

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