¿Cómo hacer una firma digital desde diferentes aplicaciones?


La pandemia por COVID-19 ha impulsado el desarrollo de software que facilitan la educación, el trabajo, los trámites y las compras. Dentro de este universo digital, los software de software de firma digital, no han sido la excepción.

Estos programas permiten autenticar documentos digitales, dándoles carácter legal, dentro de la legislación de un estado o región. Este proceso puede realizarse de forma rápida y segura con los programas diseñados para aplicar los algoritmos y operaciones matemáticas que un firmador digital necesita.

Es decir, contando con esta tecnología, cualquier estudio jurídico, inmobiliaria, o empresa que lo necesite, puede firmar un documento de forma legal, rápida y segura.

Este sistema está basado en una serie de pasos matemáticos que ayudan a autenticar la firma, y posibilitan que todo el proceso sea seguro. Hemos analizado detenidamente qué es y cómo se acredita la firma digital en un negocio, en otro artículo.

API, el factor clave para integrar un firmador digital

La posibilidad de firmar documentos digitalmente, está al alcance de unos cuantos clics si se cuenta con un software de firma digital. Es posible, por ejemplo, firmar en un PDF en cuestión de minutos.

En pocas palabras, la firma digital debe cumplir con 3 factores principales que un firmador digital ofrece:

Accesibilidad: el documento debe estar disponible para cualquier consulta posterior de autoridades, auditores, emisor etc.

Integridad: mediante la firma digital, el documento certifica que ha permanecido inalterado, y no pudo ser modificado desde su firma.

Atribución: esta característica significa que, una vez firmado el documento en las condiciones correctas, el firmante no puede decir que él no lo firmó. No podrá negar o repudiar esa firma.

Millones de negocios alrededor del mundo están implementando este sistema para firmar documentos digitales, pero lo hacen con la ayuda de un software que permite integrar fácilmente una firma digital en cualquier solución de nube mediante interfaces de programación de aplicaciones, conocida también por la sigla API.

API, en inglés application programming interface o «interfaz de programación de aplicaciones» son “comandos” que permiten crear un flujo rápido de trabajo integrando una aplicación con otras.

Por ejemplo, uno de los software de forma digital como lo es CINCEL puede integrarse mediante API con más de 4 mil aplicaciones diferentes. Se trata de una herramienta que cumple con los estándares de seguridad, y el cual ha sido elegido por más de 75 mil usuarios.

Qué se necesita para generar una firma digital desde diferentes aplicaciones

Al integrar diferentes aplicaciones con tu software de firma digital, podrás, por ejemplo, automatizar el almacenamiento de cada documento firmado, en una carpeta de Google Drive mediante una configuración básica y sin conocimientos de programación.

Este ejemplo sirve para ilustrar el proceso, pero cada software tendrá un método diferente para realizar esta integración con otras aplicaciones. En el caso del software CINCEL, que es el más destacado dentro de la plataforma de comparación ComparaSoftware, realiza estas “comunicaciones” fácilmente con otras aplicaciones a través de un programa denominado Zapier.

Podría entenderse a este programa como un “puente” entre el usuario y otras aplicaciones como Google Drive, Dropbox, Slack, Zoho, etc..

Este programa «puente», Zapier, permite conectar CINCEL con miles de aplicaciones. El objetivo es facilitar aún más la firma y posterior distribución de un documento entre clientes, o diferentes sectores de la empresa. Esto facilita la automatización del trabajo de cualquier equipo, área o departamento

Para resumir, si quieres realizar una firma digital desde diferentes aplicaciones, necesitarás:

  • Un software de firma digital.
  • Una API, que el mismo software debe facilitar.
  • Tener instalada la aplicación desde la cual quieres gestionar la firma digital.

Recuerda que una API es un conjunto de protocolos incluidos en ciertos software, que le permiten “comunicarse” con otras aplicaciones para trabajar en conjunto

¿Cómo hacer una firma digital desde diferentes aplicaciones?

Llegando a este punto, ya tienes un panorama general de cómo se realiza una automatización desde otra aplicación. 

Esto se realiza con las API, automatizando las acciones entre las diferentes aplicaciones y un software de base, que en este caso es el software de firma digital.

Cada compañía de software cuenta con diferentes formas y tipos de aplicaciones que se pueden integrar con un software de firma digital. Para explicar el proceso, tomaremos un ejemplo general.

Para firmar documentos desde diferentes aplicaciones deberás:

  • Analizar y evaluar diferentes opciones de software para autenticar documentos digitales, dentro de la legislación de un estado o región. Para compararlos puedes visitar plataformas de búsqueda y comparación como ComparaSoftware.
  • Una vez elegido el programa para digitalizar y autenticar documentos con una firma autógrafa digitalizada electrónicamente o una firma digital; debes informarte sobre las opciones de API que ese software ofrece, para poder integrar con otras aplicaciones.
  • En el caso de CINCEL, simplemente deberás instalar la aplicación “puente” Zapier, que se encargará de vincular aplicaciones en la nube, como Google Docs, Salesforce o Zoho, para que puedas trabajar sobre los documentos firmados, desde estas apps.

Llegado a este punto, simplemente deberás adoptar tu flujo de trabajo, una vez realizada la integración accederás a funciones integradas como:

  • Almacenar los documentos autenticados en la nube en servicios como Dropbox, Box, Google Drive, Evernote y Salesforce para acceder a ellos desde cualquier lugar.
  • Decirle a una persona que firme un documento de manera inmediata.
  • Automatizar acciones entre diversas aplicaciones web.
  • Enviar de documentos para que otra persona los firme
  • Hacer un seguimiento y recibir una notificación (en las aplicaciones que elijas) cuando ya esté firmado.

Conclusión

Si te preguntas ¿cómo hacer una firma digital desde diferentes aplicaciones? Debes saber que cada Software de firma digital tiene una forma diferente de integración. En este artículo explicamos la estructura básica para comprender cómo se realiza este proceso.

Contar con un software profesional como CINCEL, es el primer paso para facilitar la firma de documentos digitales. Es un proceso es estadísticamente imposible de vulnerar, porque trabaja con algoritmos matemáticos.

CINCEL es una herramienta que cumple con los estándares de seguridad, y el cual ha sido elegido por más de 75 mil usuarios. Mediante este link, puedes probar sus principales funciones con un plan gratuito, y comenzar a firmar documentos al instante.

Una vez activando cualquiera de sus planes, podrás acceder a sus más de 4,000 integraciones y llevar tu flujo del trabajo al siguiente nivel.


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Gabriel Mancuzo
Gabriel Mancuzo es Licenciado en Comunicación Social por la Universidad Nacional de Cuyo (Argentina) y tiene amplia experiencia en atención al usuario. La programación y los software son campos que lo apasionan. Actualmente, redacta artículos para el blog de ComparaSoftware en las áreas de Gestión de Proyectos, Atención al Cliente, Marketing y Ventas.
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