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¿Qué factores debes tener en cuenta para elegir el mejor CRM para tu empresa. 

diciembre 21, 2019
como elegir mejor com

La correcta elección de un CRM (Customer Relationship Management) es a menudo una decisión sumamente importante que una empresa debe llevar a cabo independientemente del tamaño de la misma. Un software de gestión de información que registre cada movimiento e interacción con potenciales y actuales clientes te permitirá cumplir objetivos y escalar tu negocio de manera organizada y eficiente. 

Es por ello que apostar a un buen CRM confiable es extremadamente importante para cualquier tipo de negocio en crecimiento y en esta nota abordaremos de forma profunda y analítica los factores a considerar para tu futura implementación. 

Aunque al principio podrás comenzar tu negocio con un sistema simple de gestión de clientes que conste de hojas de cálculo en Excel  y aplicaciones de correo electrónico, llega un momento en que todos se vuelven redundantes y necesitarás migrar toda la información a un software más robusto y con más funcionalidades

A medida que la base de clientes aumenta , también lo hace el estrés de administrar los datos correspondientes. Y esa es principalmente la razón número uno por la que se crearon aplicaciones CRM para todo tipo de empresas, y es donde radica el factor más prioritario. Estadísticamente hablando el impacto de utilizar un CRM en las organizaciones ha sido calificado por el 64% de los encuestados como muy determinante según una encuesta llevado a cabo por LinkedIn. 

¿Qué procesos puedes realizar con un CRM?

  • Realizar un seguimiento de todas las interacciones con los clientes.
  • Coordinar procesos de ventas y marketing.
  • Mantener la información del cliente.
  • Conversión sistemática de leads
  • Identificar y calificar nuevos clientes potenciales

 

Visto de esta manera suena tentador correr a implementar un CRM para tu empresa ¿verdad? Pero la realidad es que no cualquier CRM es capaz de lograr todos estos ítems de forma eficiente y coordinada con todo el equipo de ventas y marketing. Existen diferencias sustanciales entre los diferentes softwares que ofrece el mercado, precios disímiles, alojamiento interno o en la nube e innumerables características que deben ser examinadas exhaustivamente para llegar a la deducción adecuada. 

El principal problema es que el mercado de CRM puede, en ocasiones, actuar como un arma de doble filo porque si bien las numerosas opciones de CRM significan tarifas competitivas para los usuarios, también complican el proceso de selección real implicando una pérdida de tiempo y esfuerzo si no se elige de forma correcta. 

Criterios para elegir el mejor CRM y más adecuado para tu negocio

1. Nube vs. local

A fin de cuentas, hay dos tipos principales de soluciones CRM: en la nube y en las instalaciones locales de una organización .

En las instalaciones internas a priori , puede sonar como la opción adecuada desde el principio ya que te proveerá de una administración interna construida desde cero y de acuerdo a la estructura comercial y el marco de ventas. Eso significa que podrás determinar cómo se manejan y almacenan los datos. Pero los costos de configuración inicial, adquisición de hardware y software y los profesionales  de tecnología que trabajarán en el área para mantenimiento e integraciones pueden llegar a una suma poco conveniente para determinadas empresas que están en proceso de crecimiento. 

Por otro lado un sistema CRM en la nube o SaaS también puede generar grandes ganancias, posiblemente incluso más, considerando su configuración y costos de operación significativamente más económicos .

Se distribuyen fundamentalmente como soluciones patentadas o de código abierto a través de Internet, y los datos correspondientes residen en los servidores del proveedor.Por lo tanto, el proveedor controla y administra todo el sistema. 

Aunque hay un par de opciones gratuitas de CRM en la nube, los sistemas totalmente aprovisionados tienen un precio. Y, en consecuencia, los usuarios se ven obligados a renovar sus suscripciones mensualmente o anualmente.

Por lo tanto, en general, una empresa de tamaño pequeño o mediano estaría mejor aprovechando una aplicación CRM basada en la nube.

2. Necesidades del negocio

Es imprescindible que como primera medida se haga una evaluación de las necesidades de negocio de manera expansiva para tener una idea del tipo de CRM que debe tener en cuenta a implementar. 

Existen opciones que permiten la participación de diversos equipos de trabajo como atención al cliente, ventas y marketing, otros que incluyen funcionalidades de marketing digital y así la lista es interminable. Es decir un CRM adecuado es aquel que más se adapta a cubrir las necesidades que posee tu empresa en particular. 

En nuestro comparador de CRM podrás analizar y apreciar las diferentes características de las plataformas disponibles en el mercado con información exacta y detallada.

3. Número de empleados que usarán el CRM

Lo más probable es que una empresa necesite implementar un software de gestión para un número de empleados superior a 5. De hecho, los sistemas CRM son comúnmente adoptados por empresas con grandes equipos, en un intento por simplificar sus procedimientos de gestión extensivos y agilizar las tareas.

Eso debería explicar por qué el 91% de las organizaciones con más de 11 empleados ya han implementado CRM, mientras que sus contrapartes con 10 empleados o menos solo han logrado una tasa de implementación del 50%.

Ahora bien,  la eficacia general de los equipos de ventas y marketing depende sustancialmente de las funcionalidades multiusuario disponibles en el CRM. Esto significa que para elegir hay que centrarse en opciones que sean lo suficientemente flexibles como para ser aprovechadas por varios usuarios al mismo tiempo.

4. Experiencia de usuario

Nunca se puede exagerar la importancia de obtener un sistema CRM completo y fácil de usar. Y aquí está el por qué: hasta ahora, muchas encuestas han establecido que la experiencia del usuario es el factor más importante al evaluar un CRM.

La plataforma deberá entonces se intuitiva para quienes comenzarán a utilizarlas para no destinar largas horas de capacitación en sus múltiples funcionalidades. 

Una interfaz gráfica es de gran utilidad para lograr una imprenta uno exitosa. 

Afortunadamente, muchos CRM ofrecen pruebas gratuitas para ayudar a los prospectos a tener una idea de su sistema. Puedes aprovechar esa opción para aprender, por ejemplo, la cantidad de clics que se necesitan para lograr una tarea en particular en cada software CRM específico.

Para tomar la decisión podrás preguntarte 

  •  ¿es sencillo para los principiantes o la curva de aprendizaje parece ser un poco empinada?
  •  ¿El sistema viene con un flujo lógico de acciones?
  •  ¿Dispone de una aplicación 100% integrada para todas las funciones?

Si no tienes el tiempo para probar múltiples opciones de software, también puedes solicitar demostraciones en vivo de los equipos de atención al cliente. O, mejor aún, ¡simplemente compara los diferentes softwares en nuestra web !

5. Personalización de CRM

Como las posibilidades de encontrar un software 100% alineado a tus necesidades y procesos es baja, lo primero que deberás hacer es es buscar uno que se pueda configurar de manera integral para que se ajuste a la estructura de tu organización. Es decir personalizarlo para complementar no solo su marco de gestión de contactos, sino también las rutinas de servicio al cliente, las estrategias de marketing y el proceso general de ventas.

Uno ideal, por ejemplo, debería permitirte  sincronizar informes de ventas con las operaciones de la empresa, introducir y eliminar miembros del equipo, trabajar en etiquetas y campos personalizados, además de aplicar varios filtros relevantes al ordenar los registros, entre otras funcionalidades.

¿Y qué hay de las Integraciones del  CRM?

Un sistema CRM efectivo funciona esencialmente como parte de un ecosistema digital compuesto por varias aplicaciones complementarias, que intercambian libremente datos para facilitar múltiples actividades como ventas, prospección, marketing, informes y contabilidad.

En términos simples, el concepto de gestión de relaciones con el cliente no se trata solo del software CRM. Se extiende más allá para incorporar numerosas aplicaciones de terceros y posteriormente trabajar en conjunto para optimizar los procesos de ventas y conseguir los objetivos propuestos.