Cuadro de proyecto, por qué es importante en una empresa

El cuadro de proyecto es una herramienta fundamental para condensar todos los aspectos del proceso de gestión, y poder sintetizar lo que sucedió en el proyecto.

EN este artículo conocerás qué es un cuadro de proyecto, por qué es importante y un ejemplo para comprenderlo en profundidad.

Su ejecución culminará con un documento imprescindible para evaluar el proyecto y repensar estrategias a futuro.

Qué es un cuadro de proyecto

El cuadro de proyectos o, en algunos casos, el cuadro de mando, se trata de una herramienta para visualizar el proyecto, de forma que pueda conocerse rápidamente:

  • Cada objetivo general y específico.
  • Las acciones concretas a realizar para alcanzar ese objetivo.
  • Los indicadores de rendimiento KPIs utilizados para medir la ejecución.
  • Los resultados esperados y aquellos que se lograron.

Este documento gráfico es ideal para poder evaluar la performance total de la ejecución y gestión del proyecto. Es información vital para la empresa y conformará el historial del área para futuros proyectos que puedan tener vinculación al ejecutado.

El cuadro de proyecto permite cotejar y evaluar los principales datos del grado de ejecución del proyecto.

Cada objetivo específico va asociado a una acción, que se vinculó con un resultado esperado y una serie de indicadores para medir la concreción de ese determinado objetivo.

Para responder en pocas palabras la pregunta: qué es un cuadro de proyecto, se puede resumir como un resumen sintético y ordenado, que permite conocer con facilidad y rapidez la ejecución y gestión del proyecto.

Cuál es la importancia del cuadro de mando de proyectos

El cuadro de mando o el cuadro de proyecto, es una herramienta excelente para la gestión de proyectos en la empresa.

  • Permite visualizar de forma concreta los principales aspectos del proyecto, y cómo resultaron en la práctica.
  • Ayuda a realizar una evaluación global de los objetivos alcanzados y los aspectos que requieren ser modificados para futuros proyectos.
  • Permite vincular en un solo documento, todos los aspectos iniciales, esperados, con la realidad concretada al finalizar el proceso.
  • Es una herramienta fácilmente comunicable y comprensible para los diferentes mandos de la empresa y las personas vinculadas con el proyecto.

Para comprender cabalmente cuál es la importancia del cuadro de mando de proyectos, veremos un ejemplo concreto de su aplicación.

Ejemplo del cuadro de proyectos

Antes de graficar el proyecto, es importante tener definidos los parámetros correctos, que debieron ser desarrollados en las diferentes etapas del proyecto.

Para elaborar el cuadro de mando es necesario conocer:

  • Losobjetivos generales y específicos del proyecto.
  • Las acciones vinculadas a conseguir cada uno de los objetivos.
  • Designar los hitos de control específicos para cada tipo de proyecto, y los resultados esperados
  • Conocer y definir las herramientas y KPIs de control del desarrollo.

Consideremos el proyecto de ejecución de un Software de seguimiento de flota logística.

El objetivo general del proyecto es diseñar e implementar un software que permita realizar un seguimiento por GPS de una flota de camiones.

Acción (área)Objetivo específicoResultado EsperadoResultado alcanzadoIndicadores (KPI)
SistemasCrear un prototipo de softwareLograr implantarlo en un camión de pruebasSe ejecutó correctamenteDesempeño en el cumplimiento de tareas.
SistemasImplementar el software en toda la flotaLograr tener el 100% de la flota en seguimientoSe ejecutó un 90% en el plazo del cronogramaTasa de implementación
RRHHEducar al 100% de los conductores sobre el uso del softwareLograr que todo el personal de conducción sepa activar el sistema en una semana.El 98% de los conductores activó correctamente el sistema.Cantidad de sistemas activados en una semana.

Herramientas para elaborar un Cuadro de proyecto

Hoy existen una serie de software de gestión de proyectos, que son herramientas que permiten gestionar correctamente todo el proceso condensado en el cuadro de proyecto. Estas herramientas inteligentes elaborarán de forma automática el cuadro, según los parámetros indexados y los resultados alcanzados.

También te permitirán  simplificar el análisis de indicadores KPI en una empresa y realizar el seguimiento necesario para recabar la información que requiere el cuadro.

Ya conoces qué es el cuadro de proyecto o cuadro de mando de proyecto. Para poder elaborarlo mejor, puedes profundizar en herramientas como MondayWrike o Trello, que son soluciones populares y robustas para realizar un seguimiento, gestión y ejecución de cualquier tipo de proyectos.

REFERENCIAS:

Reche, A. (2021). Cuadro de mando de proyectos – Retain Technologies. Retrieved 18 June 2021, from Cuadro de mando de proyectos – Retain Technologies

Organigrama de empresa: qué es y cuáles son los tipos

El organigrama de empresa es representación visual de la estructura de mando de una empresa. Debe condensar no solo la forma en la que la empresa toma las decisiones y organiza sus recursos, sino que también muestra cuál es su filosofía y cultura empresarial.

Es por esta razón que el organigrama de empresa tiene tantos tipos, como formas de definir una organización o equipo de trabajo.

Los organigramas responden a los criterios establecidos por la dirección, y por las políticas de RRHH, que cada empresa quiera conformar. En este artículo conoceremos cuáles son los tipos de organigrama de empresa y cuáles son los criterios básicos a la hora de pensar cómo se hace.

Tipos de organigrama de empresa

El organigrama de una empresa otorga una información vital sobre su estructura actual, o aquella que buscan alcanzar. Muchas veces la representación gráfica no se traduce en la realidad, pero siempre permite vislumbrar las cadenas de mando que la empresa quiere conseguir, y cómo coordinar las funciones, equipos y recursos.

Estas son las diferentes formas en que se agrupan las personas, según áreas, departamentos, funciones y capacidades. Cada organización tomará alguno de los tipos de organigrama de empresa, para adaptarlo a su cultura, filosofía y composición.

Organigrama funcional o estructural

Dentro de los tipos de organigrama de empresa, el funcional o estructural es uno de los clásicos. Se trata de graficar la estructura empresarial según las funciones de cada área, persona o departamento.

En la cúspide de la pirámide se encuentra el sector que lidera la empresa, y luego se ramifica en forma descendente. Es ideal para conocer quién está al mando, y qué áreas son dependientes de una función superior.

Puede partir de un gerente general, parte de un CEO o líder de la empresa y luego dividirse en áreas o departamentos. Por ejemplo, el departamento de marketing agrupa a todos los publicistas, jefes de cuenta y community manager en el departamento.

Contar con un Software de gestión de proyectos, ayudará en este sentido, ya que permitirá realizar estructuras de comunicación donde cada nivel sea accesible.

Además ayuda a gestionar las diferentes áreas de la organización, y facilita la división de funciones entre departamentos, mejora la productividad y el cumplimiento de los objetivos, ya que cada empleado puede conocer sus deberes y responsabilidades, en un solo tablero digital.

Organigrama vertical jerárquico

Aquí el principal objetivo es conocer la cadena de mando, más allá de las funciones de cada sector. Este tipo de estructura, al ser vertical, busca que exista un orden jerárquicocon un enfoque global de la empresa. No quiere que nada escape a la órbita de mando.

Suele estar vinculado a procesos estandarizados que no requieren de gran dinamismo, y donde las áreas no tienen mucho vínculo, unas con otras.

Este tipo de división suele no ser muy rápida a la hora de tomar decisiones, ya que requiere de la aprobación constante superior, lo que representa ciertas barreras entre los departamentos y equipos.

Se construye de forma vertical, donde se parte de un sector con mayor autoridad y se establecen los vínculos con los otros componentes.

Organigrama Horizontal

El organigrama de empresa horizontal, busca que los equipos tengan cierta autonomía en la toma de decisiones, por lo tanto son ideales para estructuras más dinámicas, donde se deposita cierta confianza en la resolución de problemas.

Se conforman de forma horizontal para que los departamentos puedan tomar decisiones por sí mismos. En este tipo de organigrama los mandos no están tan definidos y se rigen por reglas generales, no tanto por personas que tienen la decisión final.

Un ejemplo sería una fábrica automotriz, que, si bien responde a una dirección general, cada modelo de vehículo tendrá su propia línea productiva, y ninguna será superior a la otra. Todos tienen el mismo nivel jerárquico, aunque existan diferentes niveles de mando.

Organigrama de empresa mixto

El organigrama mixto, como el nombre lo indica es una fusión entre el organigrama horizontal y el vertical. De forma horizontal, se ubican los departamentos que componen cada área, y que entre ellos no tienen diferencias jerárquicas.

Pero dentro de cada área, se despliega en forma vertical, el orden jerárquico. Este tipo de organigrama es común en organizaciones de gran tamaño, con elevado número de empleados y divisiones.

Organigrama de empresa circular

El último de los tipos de organigrama de empresa, que condensa a la clasificación de decenas de tipos de gráficas, es el organigrama circular.

Es ideal para empresas que buscan que las diferentes áreas se vinculen. Gráficamente, se ubica en su centroa la persona o departamento de mayor jerarquía, a partir del cual se irán agregando los demás departamentos, de dentro hacia afuera. Esta estructura evita las jerarquías directas y favorece la integración entre áreas, al contrario del sistema vertical.

Como se hace el organigrama de una empresa

Para poder definir el organigrama de empresa ideal dentro de los tipos diferentes, la clave está en la información. Conocer la empresa a fondo, la forma real e ideal de trabajo, la cadena de mando, y las opiniones y comentarios del equipo.

  • Definir la cadena de mando: muchas empresas aún no conocen bien cuál es su estructura de mando, existen diferentes jefes y las tareas y funciones no están bien definidas.
  • Estructurar las funciones: es imprescindible conocer a fondo la forma de trabajo y los objetivos de eficiencia. Hay que saber cómo queremos que nuestro equipo se integre con otras áreas y se comunique.
  • Estudiar detalladamente el proceso de trabajo o producción, así como todas las relaciones informales de la empresa. Para esto es indispensable tener reuniones con los diferentes sectores.
  • Conocer cuál es la filosofía y cultura de trabajo de la empresa, y aquello a lo que quieren aspirar.
  • Segmentar los departamentos y pasar en limpio las estructuras actuales y futuras que buscan establecerse, así como asociar cada tarea con un responsable directo.

Con toda esta información será posible decantar por algunas de las opciones de organigrama, ya que se conocerá el nivel de jerarquización deseado y cuáles son los objetivos de productividad y organización general, así como las funciones y responsabilidades de cada persona.

Una vez elegido el organigrama de empresa, contar con una herramienta de software de gestión de proyectos, hará que el diagrama definido en la teoría, pueda aplicarse eficientemente en la práctica.

Un programa como MondayWrike o Trello, permitirá generar un flujo de trabajo y comunicación ágil e inmediato entre los miembros de las distintas esferas del organigrama. Es posible controlar las funciones y el cumplimiento de los objetivos de los involucrados en todas las áreas y procesos. Además estas herramientas permiten llevar cronogramas actualizados, que se acomodan automáticamente a los cambios que propone la gerencia.

REFERENCIAS:

¿Qué es un organigrama de empresa, qué tipos existen y para qué sirven?. (2020). Retrieved 17 June 2021, from https://factorialhr.es/blog/que-es-organigrama-empresa-tipos-plantillas/

Qué es un to do list, las claves para elaborarlo

El to do list es una herramienta que puede aplicarse a cualquier escala. Esta lista de pendientes, sirve tanto para un proyecto empresarial, como para comenzar un arreglo de pintura en toda la casa.

En este artículo conocerás qué es un to do list, para qué sirve y cuál es la mejor forma de elaborarlo, para no perder en el intento.

Qué es un to do list

Una to do list no es más que una lista de pendientes, es decir, una enumeración de tareas a cumplir en cierto periodo de tiempo, con prioridades y cronogramas tentativos.

Existen diferentes niveles de complejidad para armar estas listas, y según el alcance del proyecto, deberán cumplir o no con ciertosestándares. No será lo mismo una to do list para las tareas del hogar, que para un proyecto empresarial de expansión de sucursales.

No obstante su complejidad, existen ciertos criterios para elaborar estas listas de pendientes, de forma que sean efectivas y plausibles de conseguir. Muchas veces se proponen tareas demasiado ambiciosas, o muy largas para cumplir.

No son pocos quienes se siente frustrados cuando observan que su to do list no desciende. Para evitar esto, será imprescindible actuar con orden, disciplina y con una planificación adecuada.

El listado de pendientes o el compendio de “cosas por hacer” , es una herramienta de productividad muy típica, pero puede ser un arma de doble filo si se elabora mal.  


Para qué sirve el to do list

Ya sabes qué es el to do list, ahora conoce para qué sirve.

El ‘to do list’ es un paso en la planificación y gestión de proyectos. Debe servir como piedra fundamental para mirar hacia adelante, y concretar un cronograma. Los principales objetivos para elaborar la lista de pendientes son:

  • Dimensionar la cantidad de tareas que tienes por delante.
  • Organizar las cosas por hacer, ordenándolas por su prioridad, para evitar que se pasen las más urgentes.
  • Definir un cronograma real, y redefinir los objetivos, si es que te encuentras con una lista inabarcable, y proyectas que no podrás concretar todo.

En una empresa, el to do list servirá para organizar al equipo, poner metas lógicas, y evaluar el progreso del día a día del proyecto.

Estos objetivos y propósitos de la lista de pendientes, no serán alcanzables si no se contemplan las variables que suelen hacer que el proyecto fracase.

Estos son algunos errores comunes a la hora de elaborar el to do list:

  • Tener demasiadas cosas: una lista de pendientes muy extensa, frustrará al equipo y pondrá en riesgo todo el proyecto. Las tareas deben ser alcanzables y ajustables a un cronograma real.  
  • Variabilidad del tiempo: las tareas deben contemplarse conociendo aproximadamente cuánto tiempo llevará realizarlas, si es algo que la persona que gestiona la lista desconoce, deberá consultar con el experto en esa actividad para ajustar el cronograma.
  • Prioridad de los pendientes: muchas veces no se realiza una organización correcta del orden de prioridades. Una tarea urgente que no es completada a tiempo, puede comprometer el resto de actividades del proyecto.
  • Falta de contexto de las listas: desconocer la realidad del proceso, y de las tareas a realizar, puede hacer que las actividades se acumulen porque se calculó mal el tiempo necesario para completarlas.

Cómo hacer el to do list

Hoy existe una serie de software de gestión de proyectos, que son herramientas que permiten gestionar listas de pendientes de forma virtual. Muchas de ellas utilizan tableros del tipo Kanban, como MondayWrike o Trello, pero además de estas funciones, permiten llevar cronogramas actualizados y que se acomodan automáticamente a la lista de pendientes.

Si te preguntas cómo hacer el to do list encontrarás que con una solución como la mencionada, será mucho más sencillo. Además podrás asignar responsables para las diferentes tareas y realizar un monitoreo y seguimiento sobre el proceso.

Dicho esto, veremos algunos consejos para elaborar la lista de pendientes.

  • Considera tener una columna para revisar las tareas completadas, esto servirá para la motivación del equipo, y permitirá seguir adelante.
  • Coloca las tareas más importantes en la parte superior.
  • Al priorizar las tareas, planifica el orden en que se harán, de modo que pueda decir qué necesita su atención inmediata y qué puede dejar para más tarde.
  • No atiborres la lista sin conocer antes la duración aproximada para esa tarea.
  • Considera acompañar el to do list con una gráfica Gantt u otra herramienta que permita medir el tiempo de desarrollo del proyecto.
  • Si encuentras un embudo o un estancamiento en el proceso, considera reformular la elección de tareas.

Estas son solo algunas de las consideraciones más importantes para tu lista de pendientes. Ya conoces para qué sirve el to do list, ahora es tiempo de aplicarlo, para conocer sus pros y contras.

REFERENCIAS:

Nivel, Alto, and Alto Nivel. 2012. “Claves Para Elaborar Una ‘To Do List’ Efectiva | Alto Nivel”. Alto Nivel. Claves para elaborar una efectiva | Alto Nivel .

Metodología prince2: qué es y cómo aplicarla

La metodología prince2 es una de las más utilizadas en el mundo, se trata de un marco general, flexible y confiable, que muchas empresas utilizan como la técnica por defecto.

En este artículo haremos un repaso general por todas sus características principales, para que puedas evaluar si es el marco adecuado para tus proyectos.

Que es la metodología prince2

La metodología prince2 es una técnica de gestión de proyectos flexible, adaptable y centrada en el control. Es una de las más utilizadas en el mundo, justamente porque no se limita a un solo tipo de proyectos. Puede adaptarse según las necesidades de cada empresa, cambiando el nivel de supervisión y planificación para amoldarse al tamaño del proyecto, la cantidad de personas implicadas en él, etc.

Otra de las formas en la que se conoce a esta técnica es ‘Proyectos en Entornos Controlados’, por su traducción del inglés,  PRojects IN Controlled Environments (PRINCE). Esto se refiere a que prince2 busca ejecutar objetivos variables y con gran incertidumbre, pero con reglas claras y controlables.

Esta metodología es una forma estándar de gestionar proyectos, se utiliza en muchas organizaciones internacionales como la ONU y el Banco Mundial, y en grandes aéreas del sector privado. Es un verdadero lugar seguro para una amplia gama de proyectos.

Si lo comparamos con metodologías de gestión del tipo ágiles, el método prince2 es más estructurado y con mayor control de los riesgos. Privilegia el estudio y los pasos seguros, a la velocidad y la prueba-error. No es iterativo, sino que se vale de fases concretas, condensadas en 7 principios básicos que veremos a continuación.


Como se aplica la metodología prince2

No tendrás una idea completa sobre qué es la metodología prince2, hasta que veas cómo se aplica. Antes de ver el proceso, comprenderás mejor su filosofía con sus 7 principios básicos:

Justificación comercial

Cada nueva idea de proyecto debe tener una razón de ser comercial, un objetivo cuantificable, identificado, y aprobado.

Aprender de la experiencia

El aprendizaje se realiza durante la ejecución dl proyecto, y se toman en cuenta antes de pasar a la siguiente etapa. También esta metodología hace hincapié en el aprendizaje histórico de la empresa, es decir, en los balances de proyectos anteriores.

Roles y Responsabilidades

La metodología prince2, se basa en definir con claridad los roles y responsabilidades del proyecto, antes de comenzar.

Gestión por Fases

Cada etapa debe ser controlada, de forma individual y relacionada con el todo. El control es fase a fase.

Gestión por excepción

Si los roles y responsabilidades fueron bien definidos, el organigrama del proyecto tendrá claridad a la hora de delegar la autoridad suficiente de un nivel de gestión al siguiente. Los miembros del equipo deben conocer hasta dónde es su responsabilidad, y cuándo deben consultar a su superior.

Orientación a productos

Las tareas del proyecto se definirán en función de los requerimientos del producto, es decir que las tareas no están predefinidas, sino que se ajustarán a las necesidades de las entregas.

Adaptación

La gestión y el control, así como la elección de las herramientas, responsabilidades y equipo, se adaptará al tamaño, complejidad o alcance, importancia, capacidad y nivel de riesgo del proyecto.

Fases de la metodología prince2

A la hora de comenzar un proyecto con esta técnica de gestión, el proceso general es el siguiente.

Fase previa

Todo comienza con un pre proyecto donde se resume brevemente el objetivo y la justificación comercial. Este estudio previo se evalúa y, si se considera que la empresa es capaz de asumirlo, se desarrolla un proyecto más detallado, con la definición de los recursos necesarios para ejecutarlo.

Dirección del proyecto

El encargado de aprobar los recursos para cada proyecto, evalúa el mismo, para ejecutar otra ronda aprobaciones o denegaciones.

Luego se decide qué hay que hacer para organizar y ejecutar cada proyecto aprobado, y qué/cómo se va a delegar al gestor de proyectos.

Inicio del proyecto

Comienza la planificación real, con base en estos puntos: tiempo, coste, calidad, alcance, riesgo y ventajas. Al tener listo el documento, debe aprobarse y se lanza el trabajo.

Control de una fase

Se divide el proyecto entre las personas responsables de cada actividad, y se supervisa el progreso, siempre manteniendo un flujo comunicativo efectivo entre las partes.

Gestión de la entrega de productos

La metodología prince2 contempla la entrega de productos según el cronograma y el tipo de proyecto del que se trata. Según las expectativas de calidad, el Project manager deberá evaluar las entregas, dentro de la estructura preestablecida de prince2.

Según el control que se realice, se aprueba o bien se solicitan revisiones o cambios.

Gestión de los límites de las fases

El control en cada fase es determinante. De no cumplirse los objetivos propuestos en cada etapa, los gerentes pueden decidir si continuar con la fase siguiente o abandonar el proyecto por completo.

Cierre del proyecto

El cierre dentro de Prince2, no es el momento final de todo el proceso. Esta metodología cuenta con una filosofía de mejora constante a nivel empresarial. Es por esta razón que durante el cierre se fijan las lecciones aprendidas, y se documentan los resultados e informes, pensando en mejorar en futuros proyectos.

Todas las fases del proceso, podrán ejecutarse mejor con la aplicación de un Software de gestión de proyectos.

Hoy es inimaginable gestionar un proyecto serio sin la ayuda de un asistente digital, herramientas profesionales como MondayWrikeoTrelloayudará a mantener un flujo de comunicación y gestión eficiente, actualizado y que garantice el normal desarrollo del día a día del proyecto, tanto con la ayuda de herramientas de comunicación y notificaciones, como con gráficas de desarrollo, cronogramas interactivos y asignaciones claras.


Ventajas y desventajas de la metodología prince2

Ya conoces de forma general cómo se aplica la metodología prince2, ahora evalúa sus ventajas y desventajas.

Ventajas de prince2

Flexibilidad: Todo el marco es tan flexible que se puede incorporar a cualquier tipo de proyecto.

Popularidad: son muchas las empresas que usa y conocen el método, por lo que existe una gran cantidad de teoría y reconocimiento.

Es ideal para momentos inestables: al contemplar la gestión de riesgos y la constante justificación empresarial, los gerentes lo eligen en momentos difíciles.

Es un método confiable y estable: se trata de una técnica ideal para equipos que recién inician en trabajos por proyecto. Los gerentes lo consideran un sistema seguro. Además pude combinarse con otras metodologías, como la ágil.

Desventajas de prince2

Es lento: como se trata de un marco estructurado que piensa en los riesgos, no es ideal para entregas rápidas. Requiere una amplia acumulación de documentos y da pasos lentos.

Puede no ser efectivo en ciertos proyectos: como se trata de un marco general, algunos proyectos específicos quizás encuentren que algunos pasos son innecesarios, o deban acudir a metodologías particulares.

Su flexibilidad es relativa: para proyectos donde el cambio constante debe ser rápido y continuo, no es el mejor método, ya que requiere antes acumular documentos para justificar el cambio.

REFERENCIAS:

“PRINCE2: la metodología dominante en la gestión de proyectos” 【2019】.

Ejemplo de iniciación del proyecto, qué es y cómo desarrollarlo

La fase de iniciación del proyecto es sin duda una de las fases más importantes, su correcta ejecución será determinante para facilitar el camino a recorrer.

La ansiedad y la falta de tiempo, así como el empuje y la energía inicial, son elementos que deben gestionarse con inteligencia, para no estrellarse antes de iniciar el vuelo.

Por esta razón, hoy conoceremos qué es la iniciación de un proyecto y lo aplicaremos a un ejemplo en concreto sobre cómo iniciar un proyecto.

Qué es la iniciación de un proyecto

La iniciación del proyecto es el momento en que la idea pasa a la práctica, se trata del momento inicial donde se trazará el camino y los objetivos del proyecto.

En la iniciación del proyecto una palabra define prácticamente todo lo que sucede: información. La información es fundamental a la hora de comenzar, sea cual sea la metodología o proceso elegido.

La información basada en documentos y datos aportados por fuentes como investigaciones, historial, clientes y partes interesadas, será determinante para definir:

  • El alcance.
  • Los tiempos.
  • Objetivos.
  • Equipo.
  • El costo del proyecto.

Esta es la preparación básica del proyecto, la adquisición de conocimiento. Siempre que estos sean datos objetivos, fiables y contrastados.

En pocas palabras, al preguntarnos qué es la iniciación de un proyecto, debes pensar en una serie de acciones para definir las primeras incógnitas, con base en la documentación.

Las preguntas a resolver definirán el propósito del proyecto, el cronograma y los tiempos, las metodologías que mejor se adapten a los propósitos, definir las partes interesadas en el proyecto e  identificar los riesgos más importantes.

Ejemplo de cómo iniciar un proyecto

Tomemos como ejemplo de cómo iniciar un proyecto, a una heladería que quiere incorporar un nuevo sabor, basado en las frutas de estación estival. El primer paso será determinar la viabilidad del proyecto y ajustarlo al la realidad de la empresa.

El gerente del proyecto comenzará su investigación y recopilación de datos y documentos, en conjunto con el maestro heladero y los jefes de sucursal.

Dentro de las preguntas iniciales, se encuentran se documenta información sobre cuáles son las frutas más abundantes y económicas que se encuentran durante la época estival. Por lo tanto el gerente buscará información al respecto.

También se acudirá a los archivos de la empresa para conocer si algún proyecto similar se ha realizado anteriormente. El gerente del proyecto tendrá reuniones informativas con el jefe de la planta de producción, recursos humanos y con la sección de proveedores.

Una vez que cuente con documentación relevante, definirá los objetivos, el alcance y la metodología adecuada para llevar adelante en nuevo sabor. Se define que será ejecutado a través de un método en espiral, donde el sabor nuevo se irá escalando, una vez obtenido, en una sucursal pequeña y luego irá enviándose a más sucursales, previa evaluación y corrección de ingredientes, según sea necesario.

Luego será momento de definir un cronograma alcanzable y de elegir al equipo de trabajo según sus habilidades y los roles necesarios.

Luego se definirán las herramientas y canales de comunicación. En este sentido, un software de Gestión de Proyectoscomo es MondayWrike o Trello, ayudará a mantener un flujo de comunicación y gestión eficiente, actualizado y que garantice el normal desarrollo del día a día del proyecto, tanto con la ayuda de herramientas de comunicación y notificaciones, como con gráficas de desarrollo, cronogramas interactivos y asignaciones claras.

Parte del proceso de iniciación del proyecto, también incluirá reuniones con los clientes y proveedores, y una profunda gestión de los riesgos asociados al desarrollo.

Una vez determinada la estructura organizativa del proyecto, se expone y se da inicio, para pasar a las etapas siguientes.

Conclusiones

Durante todo el proceso, será vital contar con la ayuda de un Software de gestión de proyectos, donde se irá midiendo y corrigiendo todo lo necesario para adaptarse a los objetivos propuestos. Estas soluciones permitirán medir y evaluar al equipo, y la gestión general del proceso, con KPIs, diagramas y flujos automatizados basados eninteligencia artificial.

Ya conoces qué es la iniciación de un proyecto, en nuestro blog encontrarás diferentes artículos para continuar con las siguientes etapas y elementos necesarios durante todo el proceso de gestión, así como las herramientas adecuadas a cada necesidad.

REFERENCIAS:

Haworth, Suzanna. 2021. “Cómo Iniciar Un Proyecto Correctamente: Una Guía Completa Para La Iniciación De Proyectos – The Digital Project Manager”. The Digital Project Manager. Cómo Iniciar un Proyecto Correctamente: Una Guía Completa Para la Iniciación de Proyectos – The Digital Project Manager .

Inteligencia artificial para la gestión de proyectos

La inteligencia artificial para la gestión de proyectos es un campo que ha crecido en los últimos tiempos,las metodologías de gestión no han estado exentos del uso de software automatizados que responden según las condiciones del proyecto.

Las herramientas de inteligencia artificial para el manejo de proyectos, son cada vez más diversas y poderosas. Buscan hacer que el proyecto tenga un manejo más eficiente, sobre todo cuando se trata de procesos que manejan una cantidad variada de recursos y datos, múltiples equipos y proyectos al mismo tiempo.

La inteligencia artificial busca realizar un proceso más fácil y ágil, aplicando algoritmos que piensan y actúan como seres humanos. Pero veamos, particularmente, de qué se trata la IA aplicada a proyectos y las tendencias de inteligencia artificial para la gestión de proyectos.


Tendencias de inteligencia artificial para la gestión de proyectos

Las tendencias de inteligencia artificial para la gestión de proyectos,están basadas en un mayor uso de estas tecnologías para gestionar desde la programación del itinerario, hasta el análisis de patrones de un equipo de trabajo.

Estas herramientas de inteligencia artificial para el manejo de proyectos, permitirá encontrar soluciones ágiles y flexibles, según la necesidad del proyecto.

1. Big Data

La inteligencia artificial para la gestión de proyectos comienza analizando datos y aprendiendo de ellos, para generar consejos y estadísticas. Consigue que el gerente pueda olvidarse de la gestión manual de datos duros.

El Big Data refiera a un flujo de información tan importante, que hace prácticamente imposible su gestión, sin la ayuda de la inteligencia artificial.

2. Más Inteligencia artificial en las tecnologías de gestión de proyectos

Los beneficios de utilizar software de IA, ayudará en la programación de itinerarios, informes de proyectos, administración y visualización de datos.

Estos beneficios son cada vez más apreciados por empresas y gerentes, y solo seguirá creciendo en profundidad y efectividad.

Un software de Gestión de Proyectoscomo esMondayWrike o Trello, ayudará a los equipos a identificar dónde se encuentran los problemas de eficiencia y a hacer recomendaciones inteligentes sobre cómo los equipos pueden aumentar su productividad, basado en el Big Data.

3. Inteligencia Artificial como respuesta a equipos dinámicos

Hoy las empresas utilizan equipos por tiempo determinado, en diferentes partes del mundo, que necesitan de herramientas de inteligencia artificial para ejecución de proyectos.

A través de las herramientas de comunicación y colaboración basadas en la nube SaaS (Software as a Service), incluidas en software de gestión ágil de proyectos los equipos flexibles pueden conectarse con facilidad.

Estas herramientas también irán creciendo en el uso de IA, para que los equipos puedan obtener la información que necesitan en tiempo real, y actuar con la rapidez que requiere el proyecto, evitando gastos relacionados con viajes de personas y retraso en aprobaciones.

4. Combinación en metodologías de gestión de proyectos

Hoy la inteligencia artificial para la gestión de proyectos es necesaria para proyectos que tienen metodologías de manejo diferentes. Una de las tendencias de inteligencia artificial para la gestión de proyectos, es que los equipos pueden ajustarse de forma fácil y rápida a la aplicación híbrida.

Desde la metodología ágil de gestión de proyectos, junto con otras herramientas clásicas como el tablero Kanban, diagramas de Gantty gestión en cascada.

Estos métodos híbridos de gerencia, necesitan de software que puedan gestionar diferentes metodologías, pasando datos de uno a otro utilizando la Inteligencia Artificial.

5. Múltiples herramientas para diferentes proyectos

La inteligencia artificial para la gestión de proyectos será útil también, ya que los gerentes empresariales puedan manejar cada propuesta con una herramienta específica.

La IA permitirá identificar técnicas y metodologías específicas para tipos de proyectos diferentes.

6. Inteligencia emocional

A pesar de que las tendencias de inteligencia artificial para la gestión de proyectos, indican que cada vez más, los programas informáticos serán más potentes y abarcarán más tareas, esto no indicará que el hombre deje de actuar.

La parte “humana” de la gestión de proyectos, podrá acentuarse, ya que los gerentes de proyecto tendrán más tiempo para enfocarse en atender las necesidades interpersonales, emocionales y motivacionales de su equipo.

Herramientas de inteligencia artificial para la gestión de proyectos

Las herramientas que incluyen una o varias herramientas de IA, son los Software de Gestión de proyectos.

Estos programas cuentan con tecnologías que permiten gestionar mejor los proyectos. Programas como MondayWrike o Trello, te ayudarán a:

-Analizar datos para crear modelos detectando patrones.

-Tomar decisiones sin intervención humana.

-Realizar procesos inteligentes basados en reglas y lógicas.

Un programa de manejo de proyectos con Inteligencia artificial, ayudará a identificar áreas problemáticas, basadas en los resultados, o podrá predecir diferentes escenarios para el proyecto basado en riesgos y presupuesto, entre otras tareas.

REFERENCIAS:

“La Inteligencia Artificial En La Gestión De Proyectos 【2020】”. 2019. Project 2080. La Inteligencia Artificial en la Gestión de Proyectos 【2020】 .

Cómo hacer un modelo en espiral

Antes de conocer cómo hacer un modelo espiral, puedes visitar el artículo donde los definimos en profundidad. Si no, a continuación a una breve definición.

El modelo de desarrollo en espiral es un modelo evolutivo creado por el ingeniero matemático Barry Bohem y consisten en iteraciones de cuatro fases: Planificación, Análisis de riesgos, Desarrollo y Evaluación.

Se trata de una metodología de gestión de proyectos muy utilizada en el desarrollo de software. Estas cuatro fases se van a repetir en diferentes ciclos, cada vez más complejos: aumentará la dificultad, los lapsos de tiempo de ejecución, volumen de tareas, etc.

Es un modelo que va creciendo, cuidando los recursos y siendo cauteloso de los riesgos. Esta modalidad de gestión no asumirá el riesgo más importante, hasta no concluir un ciclo de 4 etapas inicial.

Cómo hacer un modelo en espiral

A la hora de realizar un modelo en espiral es importante realizar una planificación exhaustiva y determinar si el modelo en espiral es el adecuado para el proyecto. Suele elegirse para objetivos de largo alcance, cuando la gestión de los riesgos y costos es esencial.

En este artículo conoceremos cómo hacer un modelo espiral con el programa PowerPoint, aunque existen software de gestión de proyectos profesionales donde aplicar y desarrollar mejor el modelo en espiral como Smartsheet,  Monday, u Oracle Primavera.

Si bien la gráfica en espiral será un gran apoyo visual, sencillo y eficaz, durante el desarrollo del proyecto, se utilizarán otras herramientas como tablas, gráficos y cronogramas para poder ejecutar las fases.

La forma más sencilla de crear un diagrama en espiral es dibujando y uniendo arcos semicirculares.

Gráfica de proceso espiralado con PowerPoint

Dentro del programa, ve a la pestaña de Formas automáticas y selecciona la herramienta Arco.

Extendiendo los vértices, podrás crear una forma semicircular perfecta. Para controlar si está bien hecha, dibuja una línea plana y colocando el arco en la parte superior.

Una vez que obtenga la forma correcta, debes hacer 7 copias de la forma, además de la original. Para esto primero:

Selecciona un arco, vaya a Formato de cinta e ingresa la altura y el ancho como 0,75 cada uno. Esto creará un arco semicircular con 0,75 puntos de diámetro.

Con el mismo proceso, realiza arcos con diámetros de 1.5, 2.25, 3.0, 3.75, 4.5, 5.25 y 6.0pt. Una vez hecho esto, selecciona a todos -> Organizar -> Alinear -> Alinear al centro y Alinear al medio. Luego de estas acciones deberás ver los siguiente

El siguiente paso es seleccionar arcos salteados de a uno, y colorearlos de rojo usando la opción “Color de contorno de forma”.

Seleccione ambos grupos y selecciona las siguientes acciones: Organizar – Alinear – Alinear a la derecha.

Por último cambia el contorno de la forma a 3 ptos. Ya tendrás listo tu gráfico en espiral.

Un proceso espiralado necesitará también de herramientas donde definir con más detalles cada uno de los ciclos de cuatro fases, la gráfica que acabamos de ver, será solo un modelo general, donde podrás modificar los colores de cada ciclo y escribir de forma manual sobre él, para tener una gráfica más personalizada.

Pero lo ideal para gestionar un proceso espiralado, además de conocer cómo hacer un modelo espiral será con un software profesional. Existen diferentes opciones, según el tipo de proyecto que necesites implementar.

Para poder analizar todas las soluciones en el marcado, que se adapten a tu empresa, puedes visitar plataformas como ComparaSoftware, donde conocerás cómo estas herramientas ayudarán en tu proyecto de modelo en espiral.

Gestionar datos, almacenarlos y comunicarlos al equipo, además de poder organizar la planificación desde un solo lugar y con acceso a gráficas automáticas y KPIS, son solo algunas de las ventajas de estas soluciones de software.

Modelo cascada y espiral: comparación para elegir el adecuado

El modelo cascada y espiral, son dos metodologías de gestión de proyectos, que cuentan con sus propias características y procesos propios. En otros artículos hemos analizado el modelo cascada y el modelo espiral, por separado.

En esta oportunidad, haremos una comparación entre los dos métodos, para definir cuál se adapta mejor a tu proyecto. No existe un modelo que sea mejor o peor, sino que cada metodología será más o menos adecuada, según los objetivos, riesgo y alcance de tu proyecto.


Comparación del modelo en espiral y el modelo de cascada

Conoceremos primeros las características de cada metodología, en la siguiente comparación del modelo en espiral y el modelo de cascada.

Modelo CascadaModelo espiral
DefiniciónMetodología de gestión de proyectos, con fases fijas, estables y concluyentes.Metodología de gestión de proyectos, con fases escalables, crecientes y en ciclos.
FasesLineales, usa una lógica terminada-para- comenzar. No se puede volver atrás una vez terminada.Secuencia iterativa, es posible volver a las fases anteriores, aunque con un escalamiento y mayores riesgos.
UsosEl modelo en cascada es ideal en proyectos con requisitos claros o cuando se trabaja con herramientas técnicas y es desaconsejable cuando se necesita un rápido desarrollo.El modelo espiral se toma su tiempo para tomar pasos seguros, analizando los riesgos, antes de pasar a un próximo ciclo.
RiesgosPrivilegia la rapidez, a disminuir riesgosNo se enfoca en el tiempo, siempre que se evalúen los riesgos.
PlanificaciónSe parte de requisitos estables, con experiencia previa o datos rígidosSe parte con cierta incertidumbre, el cliente no tiene los requisitos totalmente establecidos.
Participación del clienteSe limita a una participación mínima al comienzo de las fases.Su participación es más activa, y se puede presentar en cada iteración del ciclo.

Diferencias entre el modelo cascada y el modelo en espiral

Luego de conocer los aspectos principales del modelo cascada y espiral, ahora conozcamos algunas diferencias entre el modelo cascada y el modelo en espiral.

A la hora de elegir alguno de los dos métodos, es importante conocer con claridad los objetivos y recursos con los que se cuenta, para llevar adelante el proyecto.

El modelo de cascada se usa para proyectos más pequeños y proyectos con requisitos claros, mientras que el modelo en espiral se usa para proyectos grandes y complejos que requieren un análisis continuo de riesgos.

Diferencias en el desarrollo del proyecto

El modelo cascada se aplica cuando la base está clara, y el horizonte no admite demasiados cambios. Se tiene todo bien organizado y no se mezclan las fases. Se adapta a los proyectos rígidos, con requisitos claros, y profundo conocimiento de las herramientas a utilizar para lograr los objetivos.

Por otro lado, el modelo en espiral, se permite comenzar con más inestabilidad en los requisitos, ya que se encargará de evaluar los riesgos en cada etapa.

El modelo espiral es más cercano a la metodología ágil que el de cascada, que no conlleva flexibilidad para los cambios. Durante la espiral y la repetición de los ciclos escalados, es posible contemplar mejoras y nuevos requerimientos sin romper con la metodología, ya que no es un proceso tan rígido.

Costos

El modelo espiral da pasos seguros, pero se toma su tiempo. Esto genera costos más altos en el presupuesto, aunque en la evaluación y planificación, se supone que estos costos son admisibles, siempre que se disminuyan los riesgos.

El modelo en cascada es más rápido y directo, esta velocidad resolutiva, si bien admite más riesgos, es más económica al reducir el tiempo.

Ejecución

El proceso espiral admite crear prototipos, para ir lentamente, ejecutando el producto final y conocer su funcionamiento, antes de que finalice la espiral.

En cambio el modelo en cascada no permite conocer el producto final, sino hasta que el proyecto está terminado.

A pesar de la comparación del modelo en espiral y el modelo de cascada, y sus diferencias, ambas metodologías tendrán un manejo más eficaz y efectivo, con el uso de un software de gestión de proyectos. Estas herramientas profesionales como MondayKendis u Oracle Primavera.

La gama de productos que te permitirán gestionar el cronograma y las fases de la gestión, controlando los cambios, imprevistos y riesgos, son muchas. Puedes conocer cuál software se adecúa mejor en la plataforma de Comparasoftware, ya sea si precisas gestionar el proyecto con el modelo cascada y espiral, o con otras metodologías de gestión.

REFERENCIAS:

“Diferencia Entre Cascada Y Modelo Espiral / Programación”. 2021. La Diferencia Entre Objetos Y Términos Similares.. https://es.sawakinome.com/articles/programming/difference-between-waterfall-and-spiral-model.html.

Cuáles son las fases del modelo espiral

Al responder cuáles son las fases del modelo espiral encontraremos que la estructura elegida para este sistema híbrido, no es verdaderamente el punto más innovador de la técnica. Su estructura busca ser lineal y con una lógica Terminado para Comenzar. Esto significa que la actividad siguiente no puede comenzar, hasta que se haya completado la actividad anterior.

El elemento más interesante de esta metodología radica en la combinación de esa estructura básica, con la iteración incremental, en escalas cada vez más grandes, y donde se asumen riesgos mayores. En otros artículos hemos analizado el modelo espiral a grandes rasgos, y desglosado sus ventajas y desventajas.

Hoy conocerás en cuáles son las fases de este modelo, para comprender cómo escalar durante la espiral.

Fases del modelo espiral

El modelo de desarrollo en espiral es un modelo evolutivo de cuatro fases:

Planificación.

-Análisis de riesgos.

-Desarrollo.

-Evaluación.

Planificación

La planificación tiene como meta, lograr identificar los objetivos y el alcance del primer ciclo. Para esto, el jefe del proyecto mantendrá una comunicación fluida con el cliente, ya que es necesario definir los requisitos que el cliente espera.

En las espirales subsiguientes a medida que aumenta la escala del proyecto, en esta fase se produce el descubrimiento de los requisitos que se irán agregando al producto/servicio, así como también la información de los componentes.

Se definirá entonces un cronograma, con los archivos y documentos reunidos por el equipo de trabajo. Además se desglosarán las actividades con base en el diseño del producto.

Análisis de riesgo

El análisis de riesgos es muy importante dentro de las fases del modelo en espiral. En este punto se valida el diseño del prototipo y se desglosan los posibles riesgos que conllevará.

En cada ciclo, se realizará un análisis y evaluación de riesgos, según el estado en el que se encuentre el producto y su grado de avance. Para ello, se diseñarán los prototipos que deberán ser validados en el ciclo.

Se validará el prototipo pretendido, acorde a los plazos de tiempo y presupuesto entregado al cliente.

Contar con un experto en este campo, es fundamental para el correcto desarrollo del modelo espiral. Al identificar los riesgos, y los diferentes escenarios para solucionarlo, es posible que el proyecto no continúe, o que deba comenzar una espiral nuevamente.

Dentro de esta etapa, se desglosan diferentes actividades para clasificar, medir y observar la viabilidad técnica y los riesgos comerciales, el impacto del cronograma y los costos.

Desarrollo

 Se desarrolla y valida el prototipo, según el alcance y las funciones definidas en la etapa anterior. Durante esta implementación, las actividades serán más grandes y detalladas, a medida que la espiral avance.

Siempre será importante actuar en el desarrollo, según el análisis de riesgos, para poder pasar a la siguiente etapa con mayor seguridad.

A medida que la espiral se desarrolle, el cliente tendrá mejor definidos los requisitos, por lo que la construcción se irá perfeccionando, desde el o los prototipos hasta llegar al producto acabado.

Evaluación

Cuando concluye una vuelta de al espiral, es momento de comenzar el ciclo de nuevo, pero no sin antes evaluar lo realizado en la iteración que termina.

En esta etapa se analizan en detalle si los riesgos que se detectaron, para volver a considerarlos en la iteración que comenzará, donde el proyecto escalará.

Se podrá definir con la evaluación, el avance real del modelo en espiral. Esta información será vital para la planificación que sigue. Se trata de un documento clave para la próxima etapa.

Durante la evaluación el cliente tendrá gran participación, deberá evaluar el prototipo o avance que se haya realizado y da su opinión, junto con los evaluadores calificados.

A partir de estos resultados se comenzará nuevamente una planificación de una segundo prototipo o requisito más avanzado, además se volverá a realizar un nuevo análisis de riesgos. La espiral comenzará nuevamente.

Estas son las fases del modelo espiral, es importante la evaluación final de cada ciclo, además en cada una se hará un repaso de cada uno de los finales de ciclo anteriores.


Cuando puede aplicarse el modelo en espiral

El modelo espiral, al tener un proceso iterativo, es ideal para la industria del Software. Pueden programarse entregables en cada ciclo, e ir incrementando la aplicación, a la vez ofreciendo el mínimo riesgo posible.

Pero este tipo de metodología de gestión de proyectos, también puede utilizarse en cualquier industria, siempre que el proyecto tenga alguna de las siguientes condiciones:

  • Cuando hay una restricción de fondos.
  • Se trata de un proyecto con altos riesgo.
  • Es un proyecto a largo plazo, con prioridades financieras.
  • El cliente no está seguro de los requisitos finales del producto/servicio.
  • Las condiciones son complicadas y necesitan una evaluación.
  • Cuando se busca probar los prototipos con el cliente por etapas, para obtener la retroalimentación adecuada.
  • Cuando se necesita cierta flexibilidad en los cambios aplicados al producto en cada fase del ciclo espiral.

Este tipo de metodologías se gestionará mejor con la ayuda de un Software de gestión de proyectos, ya que permitirá gestionar el cronograma y las fases de la gestión de cada ciclo, controlando los cambios, imprevistos y riesgos.

MondayKendis u Oracle Primavera, son solo algunos de los Software que puedes revisar y que servirán para las fases del modelo espiral, y la gestión exitosa del proyecto.

REFERENCIAS:

Agarwal, Meenakshi. 2018. “Spiral Model | Phases | Advantages | Disadvantages”. Learn Programming And Software Testing. https://www.techbeamers.com/spiral-model/#when-and-where-can-i-use-the-spiral-model.

Ventajas de la metodología en espiral

La metodología en espiral es un tipo de gestión de proyectos que combina la técnica iterativa con una estructura fija de pasos. Hoy conoceremos las ventajas de la metodología en espiral, así como sus desventajas.

Como cada técnica para gestionar proyectos es diferente, no se pueden comparar sin antes conocer el tipo de proyecto que se ejecutará. No hay buenas o malas metodologías, sino que las hay más o menos adecuadas para los objetivos a cumplir.

La metodología en espiral consiste en aplicar las fases del proyecto en cascada:

Planificación.

-Análisis de riesgos.

-Desarrollo.

-Evaluación.

Pero realizando ciclos iterativos e incrementales, dentro del mismo proyecto.

Las ventajas de la metodología en espiral se hacen más evidentes en los proyectos que conllevan riesgos importantes para la empresa. Es un sistema ‘precavido’ que no avanzará hasta los momentos clave, sin antes detenerse a evaluar los riesgos.  Las actividades no están fijadas a ninguna prioridad, sino que se eligen en función del análisis de riesgo.

Veamos ahora los beneficios de esta modalidad de gestión, a la vez ágil y estructurada.

Beneficios del modelo en espiral

  • Es flexible frente a los cambios, sin perder estabilidad: si bien se sigue una estructura preestablecida, esta metodología admite cambios, que se pueden realizar en una etapa posterior de la espiral.
  • La estimación es más certera: a diferencia de metodologías como Scrum, el modelo espiral permite trabajar con un cronograma que permite establecer mejor las estimaciones, ya que se va basando en los primeros ciclos, y se va definiendo a medida que escala el proyecto, para reducir riesgos y evitar sorpresas.
  • La planificación de costos y presupuesto se vuelve fácil, ya que la construcción del prototipo se realiza en pequeños fragmentos, y se conoce con exactitud los valores del trabajo necesario.
  • El proceso iterativo genera cierta fluidez y agilidad, ya que se aprende de lo ejecutado en la etapa anterior y cuando el ciclo comienza nuevamente, las tareas ya ejecutadas, se pasan con mayor rapidez.
  • El sistema permite que el cliente pueda interceder en ciertas fases de la espiral.

Estas son algunas de las ventajas de la metodología en espiral, veamos ahora algunos puntos negativos.

Desventajas del modelo espiral

  • No es recomendable en proyectos de corto plazo, ya que
  • Requiere de un experto en manejo de riesgos.
  • No puede romperse el orden de la espiral, para que la técnica funcione bien.
  • Requiere de registrar y analizar más documentos y archivos, para que la espiral pueda escalar sin riesgos.
  • Puede resultar más costoso, si se trata de un proyecto de corto o mediano plazo.

Roles de la metodología en espiral

Los roles de la metodología en espiral  pueden variar según los objetivos propuestos, pero como base, deben existir los siguientes roles:

Investigador: como esta metodología requiere de un análisis de documentación e investigación, requiere de un rol que oriente el proyecto desde los datos recopilados.

Jefe de Proyecto: será el líder del proyecto.

Desarrollador: en el caso de un desarrollo de software, será quien escribe el código y documenta la programación. Para otros tipos de proyectos, será quien esté a cargo del desarrollo del producto (prototipo)

Encargado de evaluar: como este modelo es muy utilizado en la creación de Software, este rol lo llevaría adelante el Tester, quien es el que ejecuta los programas  creados. Para otras modalidades será el encargado de control de calidad y funcionamiento, quien revise los resultados.

Las ventajas de la metodología en espiral se podrán potenciar con el uso de un software de gestión de proyectos, como lo esMondayWrike o Trello.

  • Mantener un flujo de comunicación entre las áreas, sectores o participantes del proyecto.
  • Medir el rendimiento y el estado de proyecto.
  • Actualizar cambios de forma automática.
  • Establecer un cronograma y realizarle seguimiento.
  • Evaluar y sacar conclusiones que queden registradas en un mismo lugar.

REFERENCIAS:

“Spiral Model: When To Use? Advantages & Disadvantages”. 2021. Guru99.Com. https://www.guru99.com/what-is-spiral-model-when-to-use-advantages-disadvantages.html.

Modelo de desarrollo en espiral

El modelo de desarrollo en espiral, es una metodología de gestión de proyectos, que combina la iteración de proyectos ágiles, y la estructura de planificación de la metodología de cascada.

Es ideal para proyectos que conllevan grandes riesgos y alcances, y donde el presupuesto es un factor decisivo.

En este artículo conocerás qué es el desarrollo en espiral, y veremos un ejemplo práctico y sencillo aplicado a un proyecto de desarrollo real.

¿Qué es el desarrollo en espiral?

El modelo de desarrollo en espiral es un modelo evolutivo de cuatro fases:

Planificación.

-Análisis de riesgos.

-Desarrollo.

-Evaluación.

A lo largo de la aplicación de modelo de desarrollo en espiral, estas cuatro fases se van a repetir, con la diferencia de que el proyecto irá aumentando su complejidad, lapsos de tiempo de ejecución, volumen de tareas, etc.

Es un modelo que va creciendo, cuidando los recursos y siendo cauteloso de los riesgos. Esta modalidad de gestión no asumirá el riesgo más importante, hasta no concluir un ciclo de 4 etapas inicial.

Esto modelo evolutivo, escalable y espiral, conforme avancen los ciclos, irá asumiendo mayores riesgos, ya que tiene la tranquilidad de haber desarrollado y evaluado el producto final, pero a menor escala. Tiene la capacidad de evolucionar su complejidad con cada ciclo.

El modelo de desarrollo en espiral para la gestión de proyectos, está basado en las limitaciones, es decir, que al iniciar una de las fases del proyecto, es determinante la planificación del riesgo, sobre todo cuando el presupuesto no es holgado.

El modelo espiral, toma la estructura de fases del modelo en cascada, pero se vuelve más iterativo, lo que lo acerca mucho más a los modelos de gestión ágil. Este tipo de gestión suele ser efectiva cuando:

  • El proyecto es de largo alcance.
  • El cliente pide entregas recurrentes.
  • Se puede crear un prototipo.
  • Cuando la gestión de los riesgos y costos es esencial.
  • El proyecto pertenece a una categoría de alto riesgo, o tiene especiales implicancias para la empresa.
  • Los requisitos son poco claros y complejo, o no está muy claro lo que el cliente pretende obtener.
  • Se producen cambios constantes y se quieren gestionar con cierto margen de maniobra.

Ejemplo práctico de modelo espiral

Un ejemplo práctico de modelo en espiral puede ser una aplicación de gestión de flota de transporte. La empresa de logística se acerca a nuestro equipo de desarrollo de software, y nos comunica el objetivo de querer tener un software que permita:

-Rastrear a los camiones en ruta.

-Conocer su carga y datos personales del conductor.

-Ver los kilómetros recorridos.

Se trata de un proyecto a largo plazo que representa un gran gasto para la empresa.

Al identificar el largo alcance del objetivo, el equipo de desarrollo coincide en que el modelo de desarrollo en espiral es la metodología adecuada.

Al comenzar con el proyecto, se define un primer ciclo que tendrá como objetivo terminar con un prototipo de software, a probar en un vehículo bajo condiciones controladas.

Planificación

Se definen los requisitos para este primer vehículo con sus detalles específicos, previa comunicación con el cliente. En este primer ciclo, no se tendrá en cuenta la información personal del conductor, y se hará una estimación del coste, el calendario y los recursos para la iteración.

Se utilizará un software de gestión de proyectos , como  MondayKendis u Oracle Primavera, que permitirán gestionar el cronograma y las fases de la gestión de cada ciclo, controlando los cambios, imprevistos y riesgos.

Análisis de riesgos

Se validará el prototipo pretendido, acorde a los plazos de tiempo y presupuesto entregado al cliente.

Desarrollo

Se desarrolla y valida el software del prototipo, sin la función del conductor y según el alcance acordado.

Evaluación

El prototipo se instala en el vehículo de prueba, que viaja en condiciones controladas por un breve lapso de tiempo. Se evalúa el seguimiento y la asignación de la carga.

Luego de esta prueba inicial, donde se conocen nuevos riesgos y se definen las limitaciones a mejorar, el ciclo de cuatro fases comienza de nuevo, pero esta vez, agregando la función del conductor.

Un ciclo completo deberá realizarse con este nuevo requisito, y luego el proyecto volverá a comenzar, pero esta vez aplicado a un viaje real de la empresa. Y por último el ciclo tendrá como objetivo la implementación del software en toda la flota de vehículos.

En conclusión, en este ejemplo práctico de modelo espiral, se ejemplifica como el equipo de desarrollo agrega la funcionalidad y escala en espirales cada vez mayores, hasta que la aplicación está lista para la fase de producción general.

Los ciclos iterativos, será diferentes en cada proyecto y etapa de la espiral, se deberán definir con el equipo y teniendo en cuanto lo aprendido en el ciclo previo, para hacer proyecciones de cómo seguirá el modelo de desarrollo en espiral, hasta concluir con los objetivos propuestos.

REFERENCIAS:

¿Qué Es El Desarrollo En Espiral? | Deloitte España”. 2021. Deloitte Spain. ¿Qué es el desarrollo en Espiral? | Deloitte España .

Gestión de proyectos en cascada

La gestión de proyectos en cascada si bien es uno de los modelos de gestión considerado hoy como un poco anticuado, y parece haber perdido terreno frente a las veloces metodologías ágiles, lo cierto es que sigue siendo una buena opción para proyectos específicos, y continúa vigente en un universo cada vez más dominado por la gestión ágil.

En este artículo conoceremos qué es, cuando usar la gestión de proyectos en cascada y las fases de la gestión de proyectos en cascada.

Fases de la gestión de proyectos en cascada

A diferencia de las metodologías ágiles como Scrum la de gestión de proyectos en cascada, tiene un cronograma planificado de una vez. Todas las funciones se planifican por adelantado y el proyecto avanza paso a paso en un calendario predecible.

En tanto la gestión ágil es flexible, iterativa y se trabajan ciclos que pueden variar. Agile tiene la ventaja de proporcionar software más rápidamente, pero tiene dificultades para definir los plazos para la finalización del proyecto.

Las fases de la gestión de proyectos en cascada pueden resumirse de la siguiente forma:

-Planificación y diseño.

-Aprobación del cliente.

-Producción.

-Control de calidad.

-Lanzamiento.

Cada una de estas fases pertenecen a una secuencia con lógica Terminado para Comenzar. Esto significa que la actividad siguiente no puede comenzar, hasta que se haya completado la actividad anterior.

Plan GIF by memecandy

La gestión en cascada indica, además, que una vez finalizada la etapa, no hay forma de volver atrás, a menos que se empiece desde cero.

Planificación y diseño

Al finalizar laplanificación de un proyecto en cascada, los requisitos del proyecto deben estar claros y expuestos en un documento de requisitos comunicable a todo el equipo.

Para lograr esto, además de tener ya en claro los objetivos, el quipo de trabajo recopilará archivos, acudirá al historial de proyectos, desglosará las actividades con base en el diseño del producto (con las funciones requeridas por el cliente) y definirá un cronograma.

Aprobación del cliente

En una reunión se presentará al cliente la propuesta de diseño, y de rechazarse, el proyecto vuelve a la fase 0, y se considera terminado el anterior, aunque de haber iniciado bien, esto no debería suceder. En caso de que el cliente apruebe el diseño y especificaciones del producto, se pasa a la siguiente etapa, sin volver a consultar al cliente.

Producción

El proceso de creación debe finalizar con un producto funcional. Los encargados de la generación del producto, se basan en todo lo definido en las etapas anteriores.

Control de calidad

El producto funcional se somete a una serie de pruebas y controles de calidad, que responden a ciertos parámetros y KPIs que deberán evidenciar que el producto cumple con las expectativas y parámetros que se definieron en la planificación.

Si surgen problemas graves, es posible que su proyecto deba volver a la fase uno para una reevaluación.

Work Quality GIF by MOODMAN

Lanzamiento y mantenimiento

Una vez que el producto superó los requisitos de los evaluadores, está listo para ser entregado y lanzado, definitivamente. El cliente, al utilizarlo, puede llegar a reportar algunas fallas o elementos desactualizados, por lo que el equipo sigue en contacto con el proceso, aunque si las fallas son graves, en la gestión de proyectos en cascada, se deberá comenzar desde cero.

Cuándo usar la gestión de proyectos en cascada

Estas son algunas situaciones ideales si te preguntas cuando usar la gestión de proyectos en cascada.

Es un muy buen sistema para manejar proyectos donde conoces todos los requisitos al comienzo del proyecto, el cliente tiene seguridad sobre lo que quiere, o quizás se esté basando en un proyecto previo o sus funciones son específicas desde el momento inicial.

Por ejemplo, un enfoque iterativo al estilo Scrum, no podría ejecutarse en la carrera espacial. El equipo no podría ejecutar lanzamientos de cohetes, con base en la prueba y el error. Deberían tener los pasos ya finalizados y analizados antes de cada lanzamiento.

Los equipos de cascada solo prosperan en situaciones en las que conoce todos los requisitos desde el principio.

Algunas empresas prefieren proyectar con un cronograma estructurado y predecible, para poder hacer proyecciones certeras en sus porfolios y programas generales. Además, son efectivos en proyectos donde el cliente no está dispuesto a pasar por un proceso que lo involucre en cada iteración.

La gestión de proyectos en cascada, conlleva más facilidad, ya que su lógica es más sencilla, el progreso es más evidente, ya que es fácil comprender cuándo y cómo un proyecto pasará a la siguiente fase.

En definitiva, cuando se cuente con requisitos y objetivos fijos, el sistema en cascada es muy efectivo. Cuando decimos fijos, nos referimos a detallados. El cliente que llega con una idea general, pero sin poder definir los detalles, no es el cliente ideal para el sistema en cascada.

Pero una vez que se identifique que se trata de un proyecto con objetivos claros, y se decido por una gestión de proyectos en cascada, es momento de elegir un software de gestión de proyectos , como  MondayKendis u Oracle Primavera, ya que te permitirán gestionar el cronograma y las fases de la gestión de proyectos en cascada, de forma efectiva.

Una herramienta de este tipo te permitirá diseñar un plan claro, dentro de una plataforma donde todos los miembros pueden acceder, comunicarse y compartir documentos y entregas, a medida que suceden.

REFERENCIAS:

“What The Waterfall Project Management Methodology Can (And Can’T) Do For You”. 2017. Lucidchart.Com. What the Waterfall Project Management Methodology Can (and Can’t) Do for You .

Niveles de Planificación para Escalar Agilidad

Escalar agilidad es poder contagiar a diferentes equipos dentro de una empresa, o a diferentes sectores o áreas de la misma, con los beneficios de la metodología y mentalidad ágil.

Muchas veces cuando se evidencian los beneficios de, por ejemplo, la metodología Scrum en un equipo, la gerencia querrá llevar esa metodología a otros equipos o sectores de la empresa.

En este artículo conocerás qué es escalar agilidad y cuáles son los niveles de planificación en donde se puede aplicar esta estrategia de trasponer metodologías ágiles a marcos más amplios.


Qué es escalar agilidad y cómo se hace

Los métodos ágiles de gestión de proyectos, se idearon para equipos pequeños, que estén en contacto cercano y puedan asistir a reuniones constantes, para mantenerse en la misma página. Ahora bien, con el aumento de popularidad de marcos de gestión como Agile, Scrum, XP, Kanban o, incluso Scrumban, la necesidad de adaptar estas técnicas a equipos más grandes y proyectos de largo alcance, se hizo fundamental.

Allí es cuando se comenzaron a estudiar las formas de escalar agilidad en los proyectos. Entre las estrategias para escalar agilidad más efectivas, se han popularizado los métodos DAD, SAFe y Less. Son los llamados marcos de escalamiento ágil, que ya hemos abordado en otro artículo.

Pero en esta ocasión, conoceremos cuáles son los niveles de planificación para implementar alguna de las formas de escalar agilidad con estos sistemas. Es decir, es necesario tener en claro cuáles son los niveles fundamentales donde la estrategia de escalabilidad tendrá una implicancia esencial.

A la hora de escalar agilidad, el objetivo puede tomar dos posibles caminos, según sea el objetivo el producto, o la organización.

Para escalar agilidad, es necesario considerar el objetivo. Si lo que se desea es escalar con base en el producto, las estrategias deberán tomar dos posibles caminos, que implican escalar las prácticas ágiles a más equipos:

  • Múltiples equipos trabajando en una misma “solución”.
  • Múltiples equipos trabajando en varios “soluciones”.

Por otro lado, si lo que se quiere es aplicar formas de escalar agilidad en la organización, se debe considerar dos maneras de hacerlo:

  •  A través de la organización (horizontal).
  • Hacia arriba de la organización (vertical).

Cuáles son los niveles de planificación

Cada marco de escalamiento ágil tendrá una particular forma de pensar los niveles de planificación. Hay diferentes niveles de planificación, según sean las necesidades. 

Existen diferentes planes de los alcances de planificación, que van desde el nivel más general y abstracto a uno más detallado:


Planificación ágil en el Porfolio. Supone escalar agilidad a un nivel general de la cartera de productos, con los productos y proyectos potenciales.
Escalar agilidad en el plan de soluciones. Este nivel de planificación se enfoca en los procesos que ya están en producción o ya están aprobados para comenzar el plan de pasos para su producción.
El plan de proyectos. En este nivel, se aplica el escalamiento en las diferentes partes del ciclo de vida de un proyecto incluida la idea, la creación y las modificaciones. Se trata de un nivel que puede explicarse con el proyecto principal de un método Scrum, dividido en diferentes Sprints.
Plan de Sprint. En Scrum sería el Sprint Planning específico.
El plan diario. Ya a más nivel de detalle, es el que se corresponde con un Daily Scrum, una forma de mantener la agilidad de forma diaria.

Estos son niveles de planificación que pueden aplicarse en una organización, más allá de los objetivos para escalar agilidad tanto a nivel de producto como de organización.

Estrategias para escalar agilidad

Como mencionamos, según las necesidades, el foco puede estar puesto en el producto o en la organización, en el caso de que sea el producto, se busca diseminar la práctica en los equipos.

Elegir las formas de escalar agilidad, con DAD, Scaled Agile Framework (SAFe), LeSS (Large-Scale Scrum), o cualquier otro marco, le dará al equipo una forma de hace el trabajo correcto, de forma adecuada y que los equipos trabajen de manera integrada, esto se logra mediante la definición de roles y responsabilidades, artefactos, eventos, técnicas, etc.

Esto es especialmente útil en los múltiples equipos que estén abocados a lograr la misma solución.

En el caso de que se busque escalar agilidad a nivel organización las estrategias para hacerlo deben centrarse en el nivel horizontal y vertical.

Las formas de escalar agilidad horizontalmente, buscan que diferentes áreas de la organización apliquen la metodología ágil.

En estos casos se presenta la dificultad de que cada área deberá implementar una propia metodología, según su forma de trabajo. No se puede simplemente aplicar las prácticas y conceptos de la Agilidad y Scrum.

Aunque más allá de la práctica, existen conceptos en estas metodologías, que tiene que ver con una mentalidad Ágil y el pensamiento Lean, que refieren a la mejora constante, eficaz, efectiva, centrada en el cliente y con flexibilidad y tolerancia al cambio.

Escalar la Agilidad verticalmente en la organización, implica establecer metodologías ágiles en los diferentes cuadros de mando del organigrama. En esta caso, cada aplicación deberá considerarse según los objetivos de cada cuadro. Ya que es ciertos niveles, se deberá coordinar grupos diferentes, como los accionistas, stakeholders y directivos.

Formas de escalar agilidad

Cualquiera que sean los marcos y niveles de planificación elegidos, los proyectos de la empresa que tengan que escalar agilidad deben poder coordinarse con herramientas que faciliten cada momento del proceso.

Existen software que te permitirán gestionar los métodos ágiles que decidas implementar, es el caso de MondayWrike o Trello.

Un software de gestión ágil, te permitirá:

  • Mantener un flujo de comunicación constante con todos los equipos, áreas, sectores o participantes del proyecto que están vinculados con la empresa.
  • Medir el rendimiento parcial y total de los diferentes equipos.
  • Actualizar cambios de forma automática.
  • Establecer un cronograma y realizarle seguimiento.
  • Organizar grandes equipos, desde un mismo lugar, para gestionar su progreso.

Conclusión

A la hora de escalar agilidad es necesario conocer los objetivos, marcos de escalamiento existentes, y niveles de planificación en donde será necesario aplicar el método ágil.

Las herramientas indispensables incluyen software de gestión de proyectos.

REFERENCIAS

“Escalar Agilidad: Niveles De Planificación – Javier Garzas”. 2016. Javier Garzas. https://www.javiergarzas.com/2016/06/14028.html.

Sprint Planning: Definición | Ejemplos

El sprint planning es un momento vital dentro de la metodología Scrum. De su efectividad dependerá el resto del trabajo necesario para cumplir con las etapas de un proyecto de metodología ágil.

En este artículo abordaremos puntualmente sobre esta etapa particular de las fases de un proyecto Scrum. Si crees que necesitas actualizarte con algunos términos, dejaremos los vínculos a otras notas para que puedas profundizar sobre el tema.

¿Qué es el Sprint Planning?

El sprint Planning es el proceso de planificación del sprint, que coincide con el primer momento de un proyecto gestionado con la metodología Scrum, una de las metodologías ágiles más populares.

Un sprint, dentro de las metodologías ágiles, es un período de tiempo determinado en el que se realiza todo el trabajo necesario par alcanzar las metas propuestas.

Un proyecto gestionado con metodología ágil, tendrá diferentes sprints, hasta alcanzar el producto que el cliente necesita. Por lo tanto, cada vez que comience uno nuevo, se deberá realizar un sprint planning.

El spint puede entenderse como un mini proyecto, con objetivos particulares. Su duración es siempre menor a un mes y se vincula con otros mini-proyectos, que pueden trabajarse antes o después del sprint en cuestión.

Cada sprint es necesario, para alcanzar los objetivos generales del proyecto.

En pocas palabras, en el sprint planning el equipo decide y selecciona los requisitos que quiere cumplir durante esas 4 semanas. También crea un plan del sprint, que consta de las funciones y tareas programadas para ese sprint de menos de un mes.

season 9 meeting GIF

¿Qué es un Sprint Planning Meeting?

El sprint planning meeting es la reunión de todo el equipo Scrum, donde participarán las personas que cumplan con todos los roles necesarios en esta metodología. En esta reunión se realizará la planificación propiamente dicha.

A la hora de comenzar un sprint planning meeting, el Product Owner debe estar preparado. Debe considerar los avances y comentarios de sprint anterior y estar actualizado con todos los cambios del backlog.

Si desde el último sprint ha habido cambios sustanciales, entonces es mejor que el product owner reúna al equipo para comentar estas actualizaciones, antes de lanzar la reunión de planificación del próximo sprint.

La planificación del sprint debe limitarse a no más de dos horas por cada semana del sprint. Entonces, si el sprint será de 4 semanas, su marco temporal será de máximo 8 horas. Esto se llama “timeboxing”, y también se aplicará para otras tareas dentro del trabajo general.

El scrum master es responsable de asegurarse de que la reunión se lleve a cabo en el plazo previsto, aunque si el equipo ya está listo, la reunión puede terminar antes.

Un consejo para el sprint planning meeting, es evaluar que los objetivos sean metas alcanzables. Por eso es importante definir lo que se puede o no se puede hacer en el sprint: esfuerzo estimado vs. capacidad.

¿Cuál es el objetivo del Sprint Planning?

El objetivo del Sprint Plannning es definir:

  • Qué se puede entregar en ese sprint particular, partiendo de lo aprendido en el sprint anterior(si es que hubo uno antes).
  • Cómo se logrará el trabajo.
  • Quienes serán los encargados de ejecutar cada tarea.

Además durante esta etapa, se debe poder motivar al equipo y dejar en claro las lecciones aprendidas, para continuar progresando, atentos a los cambios constantes.

Un elemento de ayuda para la planificación, es contar con un software de gestión de proyectos, que permita establecer un plan claro, dentro de una plataforma donde todos los miembros puedan acceder, comunicarse y compartir documentos y entregas, a medida que suceden.

Estas herramientas, como Monday, Kendis u Oracle Primavera, ofrecen plantillas predefinidas que puedes usar en sprint planning, para dar un marco de orden.

Paso a paso para aplicar el Sprint Planning

Antes de comenzar la reunión, es importante realizar un evento donde se informa de los cambios, si los hay, en el backlog del producto. Todos estos datos pueden actualizarse dentro del software para scrum, que el equipo esté utilizando.

Dentro de la reunión, deberán establecerse las siguientes etapas:

  • Objetivos (el qué): se define el objetivo del sprint, definiendo los elementos del backlog que se han seleccionado para trabajar. El Product Owner, es quien presenta el conjunto de características que le gustaría ver completadas en el sprint. A estos objetivos se los conoce como sprint backlogs.
  • El desglose de tareas (el cómo): el equipo determina las tareas necesarias para implementar estas características del objetivo.
  • Designación de actividades: durante el sprint planning meeting, también deben quedar claras las asignaciones de cada miembro del equipo.
  • El plan de Sprint: se definen los tiempos de cada tarea, y se acuerda el plan de sprint. Este suele ser el resultante de una negociación entre el equipo de desarrollo y Product Owner en función del valor y el esfuerzo necesario en cada tarea.
  • Conclusión y compromiso: un buen momento para dar por cerrada la reunión es cuando los miembros del equipo pueden describir el objetivo del sprint y cómo comenzarán a trabajar hacia ese objetivo. Se trata del compromiso del equipo de que está de acuerdo con el tiempo para completar todas las funciones solicitadas y que las comprende profundamente.

Ejemplos de Sprint Planning

La metodología Scrum, al igual que otras metodologías ágiles, son comunes en los proyectos de desarrollo de software. Pero también pueden aplicarse a otros ámbitos. Sea donde sea que se esté desarrollando un trabajo en modo Scrum, nos encontraremos con ejemplos de Sprint Planning. Veamos algunos casos.

Un ejemplo de trabajo en metodología Scrum, con sprint planning puede ser el Blog de ComparaSoftware. En esta metodología el product backlog es la producción de artículos de interés, para equipos de gestión de proyectos.

Nuestros sprint backlogs, u objetivos del sprint, se van desglosando según las necesidades de los lectores. Si llegan muchas consultas sobre metodologías ágiles, uno de nuestros primeros sprints tendrá como objetivo la elaboración de artículos para esta categoría.

Así es entonces, que organizaremos un sprint planning meeting, para establecer la cantidad de artículos que seremos capaces de redactar, para la categoría de metodologías ágiles, en el transcurso de 4 semanas.

Negociamos la cantidad exacta que podríamos cubrir, a partir de las exigencias del Product Owner, y al llegar a un estimado de 30 artículos especializados, nos comprometimos con el plan.

Otro ejemplo de sprint planning, puede darse durante el desarrollo de una aplicación de servicio para el hogar. El cliente desea ofrecer diferentes categorías de trabajo, como plomería y electricidad, para ser contratado mediante una aplicación.

Esto conformará el Product backlog que se dividirá en los sprint backlogs. En el primer Sprint Planning elq equipo de srcum evaluó las diferentes tareas, y determinó como prioritaria para el sprint de dos semanas, un estudio de mercado sobre la región donde se ofrecerá el servicio.

Se acordaron las funciones específicas, como el diseño y lanzamiento de encuestas, y el equipo se comprometió con las tareas prioritarias para ese sprint.

El proceso de Scrum continuará hasta que sea necesario otro sprint, y, por lo tanto, un nuevo sprint planning.

Referencias:

“Sprint Planning | Atlassian”. 2021. Atlassian. https://www.atlassian.com/agile/scrum/sprint-planning.

Historias de usuario de Scrum: Plantilla y Ejemplos

Las historias de usuario de Scrum es uno de los elementos principales a definir, antes de comenzar un Sprint en esta metodología ágil de gestión de proyectos. Una historia de usuario bien redactada, permitirá definir los beneficios que traerá el producto a su público objetivo.

En este artículo conocerás cómo escribir historias de usuarios en Scrum, ejemplos de historias de usuarios y cuáles son las plantillas predeterminadas para redactarlas con mayor facilidad.


Qué son las historias de usuarios en scrum

Para resumir qué son las historias de usuarios en Scrum, se podría decir que son el elemento mínimo que conforma un proyecto en metodología ágil. Condensan los requisitos del cliente, lo definen y ayudan a comprender al equipo, el por qué están construyendo.

La metodología Scrum, fue diseñada originalmente para proyectos de desarrollo de software. Ahora este sistema centrado en la flexibilidad, el contacto con el cliente y la efectividad en el tiempo, se aplica en proyectos de diferentes industrias y escales.

Dentro del proceso Scrum, la vinculación con el cliente comienza con una reunión donde se definen los requisitos que el cliente espera obtener del producto o servicio. Cada una de estas funciones o requisitos se describen en historias de usuario.

Entonces, las historias de usuario es una descripción de una función que deberá tener el producto final (ya sea o no un software). Esta descripción está redactada en forma natural y sencilla, en lenguaje informal. Debe resumir allí, la idea de lo que espera obtener el cliente, en cada función del producto. Es decir, que debe incluir la perspectiva del usuario final.

Deben describir en forma sintética el tipo de usuario, lo que quiere y por qué. Al momento de redactarse, suele estar el Scrum Master, y el resto de los miembros del equipo. Y en ocasiones, incluso los clientes y/o stakeholders (otros interesados).


Cómo escribir historias de usuarios en scrum

Las historias de usuario pueden escribirse en forma de fichas, o si se trata de algo más informal, en post it. Aunque la mejor forma de hacerlo, es dentro de un software de gestión de proyectos. Estas herramientas ofrecen marcos predeterminados con informes, monitoreo , notificaciones y herramientas de comunicación para que el equipo pueda gestionar el proyecto Scrum de forma más efectiva. Algunos de los Software Scrum, que ofrecen estas opciones son Monday, Kendis u Oracle Primavera.

La estructura fundamental de las plantillas de historias de usuarios, sigue el siguiente orden: Título-Como (Quien)- Quiero- Para- Condiciones.

Por ejemplo:

Como futuro usuario del sistema, quiero poder registrar a los clientes en un archivo, para iniciar una campaña de e-mail marketing.

Definir quién utilizará el requisito de esta historia

En el como, que es en realidad el quien, es importante definir al usuario objetivo de forma detallada: ocupación, conocimientos de informática, cómo y dónde vive, cóm usará el producto, etc.

Especificar qué quiere el usuario y para qué

Las historias de usuario deben describir cómo se va a resolver el problema del usuario, y cómo usará esta solución.

Se debe establecer el  objetivo de construcción de esta funcionalidad.

Las condiciones de aceptación de la historia de usuario

Estas son las características que debe cumplir el producto al final del Sprint, para considerarse terminada expectativa de diseño, usabilidad, rendimiento, y la satisfacción del usuario.

Sistema INVEST para recordar cómo escribir historias de usuarios en Scrum

El investigador Bill Wike, ha definido una regla mnemotécnica a la hora de pensar cómo escribir historias de usuarios en Scrum. Se trata del modelo INVEST. Según este modelo las historias de usuario deben ser

Independientes: quiere decir que el orden en que se presenten, no debe afectar al total. Cualquier cambio en una historia de usuario no debe afectar a las demás.

Negociables: quiere decir que ninguna está totalmente definida, son flexibles para modificarse.

Valiosas: cada historia de usuario debe poder expresar un requisito valioso para el cliente y los usuarios finales.

Estimable: el requisito que describe esa historia de usuario, debe poder estimarse con facilidad. Es decir que el equipo debe tener una idea clara del tiempo necesario para concluir esa actividad.

Pequeño (Small): debe pensarse par poder ser resuelto durante un Sprint. Para una iteración que dure dos semanas, una historia de usuario de 5 días, debe ser el máximo de tiempo estimado para resolverse.

Testeable: deben poder medirse con un KPI que permita verificar si una historia de usuario se implementa de manera adecuada.

Ejemplos de historias de usuarios

En un proyecto de desarrollo Scrum, de una aplicación web para una Universidad. En la etapa de Diseño, uno de los requisitos de Product Backlog, es establecer la apariencia del sistema.

En este y otros ejemplos de historias de usuarios es importante haber cumplido con las etapas previas del proceso Scrum.

Se debe haber definido las características que el usuario pretende de la funcionalidad a desarrollar. En este caso es que: la aplicación se adapta a la imagen de la Universidad.

En este ejemplo, primero colocamos un título a la historia: HU 01.

Luego seguimos con la estructura fundamental sobre cómo escribir historias de usuarios en Scrum

-Como (quien).

-Quiero.

-Para.

-Condiciones.

Ciertas plantillas también pueden incluir un Valor de prioridad para esa Historia, y una estimación de tiempo para finalizarse.

Plantillas de historias de usuarios

Las historias de usuario de Scrum pueden realizarse de forma más sencilla si cuentas con un Software de gestión de proyectos que se adapta a metodologías ágiles. Las opciones son diversas, y puedes compararlas en plataformas como ComparaSoftware, donde recibes asesoramiento según las necesidades de tu proyecto.

Otro camino es diseñar o descargar Plantillas de historias de usuarios, en programas como Excel o plataformas como Smartsheet. Si bien serán más sencillas, cumplirán la función. Recuerda que muchos equipos las trabajan inicialmente con post it.

El diseño es muy sencillo, mientras abarques la estructura fundamental de las Historias de Usuario de Scrum.


Referencias:

“How To Write A Good User Story: With Examples & Templates”. 2018. Stormotion Blog. https://stormotion.io/blog/how-to-write-a-good-user-story-with-examples-templates/.

Ejemplo Scrum: Proyecto Web

Este Ejemplo de Scrum: Proyecto Web, te servirá para tener una idea más acabada de la implementación de esta metodología ágil. En otros artículos hemos explicado qué es la metodología Scrum, sus fases y herramientas.

Hoy conocerás un ejemplo concreto de proyectos que utilizan Scrum, para diseñar una Web.

¿Qué proyectos utilizan SCRUM?

La metodología Scrum contiene características para gestionar proyectos, que lo incluyen dentro de un nuevo paradigma. Se trata de un proceso iterativo de desarrollo, con flexibilidad para entregar el software.

Creado originalmente para el desarrollo de programación, hoy son diversas las categorías empresariales que desarrollan proyectos con metodología Scrum. Su sencilla aplicación, pensada para entregar proyectos complejos, al dividirlos / escalarlos en módulos más simples (Sprints).

Sobre todo en la industria de la programación, el software y el desarrollo informático, la metodología Scrum es hoy una forma flexible, integrativa y moderna de ejecutar un proyecto de forma rápida y efectiva.

Aunque en su origen (Japón, en la década de los 80), este sistema fue desarrollado para equipos de trabajo guiados, de hasta 10 personas, hoy son muchas las empresas que utilizan este método de forma escalada, con equipos mucho más grandes.

Una de estas empresas es Spotify, que divide en módulos diferentes a sus desarrolladores, y los dota de facultades extraordinarias, para que puedan cumplir con los entregables de forma ágil. Los desarrolladores se dividen en Squads”(escuadrones) equipos de trabajo de 6 a 8 personas, orientados por un Scrum Master.

“Para sobrevivir, Spotify ha tenido que ser Ágil y permanecer corriendo en la delantera.” Jeff Sutherland, co-creador de Scrum.

Industrias del campo de la Sanidad, salud, multimedia, automóviles y aeroespacial son solo algunas de las que aplican proyectos que utilizan Scrum.

zach woods startup GIF by Silicon Valley

Proyectos con metodologías SCRUM para WEB

Cualquier proyecto web es un buen ejemplo Scrum. Por la modalidad cambiante de las exigencias, esta metodología ágil es ideal para comenzar un proyecto Web. 

Para aplicar esta modalidad de gestión de proyectos, es necesario contar con un experto en la metodología Scrum, esa persona será quien cumple el rol de Scrum Master.

Antes de entrar plenamente en un ejemplo concreto, podemos resumir las fases concretas de un proyecto Scrum para web.

  • Definir el product Backlog, con los lineamientos aportados por el cliente.
  • Conformar el equipo que llevará a cabo el Sprint.
  • Decidir el tiempo de duración de cada Sprint (iteración).
  • Designar un Scrum Master que oficie de líder para ese equipo particular, durante el trabajo.
  • Nombrar un Product Owner que represente al cliente dentro del proyecto, comprendiendo sus necesidades específicas, y esté en comunicación constante con él.
  • Ejecutar un Sprint Planning, par definir prioridades y tiempos específicos de cada tarea.
  • Planificar e iniciar el Sprint.
  • Realizar un Sprint Review y volver a ejecutar nuevos Sprints.

Ejemplo de proyecto WEB con metodología SCRUM

Este ejemplo de proyecto de metodología Scrum, sigue la serie de pasos que comúnmente llevaría a un equipo de desarrollo a trabajar en un proyecto web.

Generalmente este tipo de proyectos que utilizan Scrum, se gestiona con la ayuda de un Software de Gestión Ágil, como puede ser Monday, Gantt Pro u Wrike.

En plataformas de comparación de Software comoComparaSoftware, puedes evaluar todas las opciones acordes a tus necesidades.

Definir el Product Backlog

El proceso inicia con una reunión con el cliente, donde se define qué es lo que espera y qué funcionalidades deberá tener el proyecto web. En esta reunión deberán participar el Product Owner o el Scrum Master. Si por ejemplo, se trata de una página web de tienda virtual, algunos requisitos podrían ser estos:

  • Debe mostrar el catálogo de productos con fotos.
  • Tiene que contar con la posibilidad de ver diferentes colores por cada diseño.
  • Debe ser sencilla e intuitiva.
  • Debe ser acorde en su diseño a la identidad de la marca
  • Tiene que ofrecer la posibilidad de pagar con diferentes métodos.

Esta será la primera versión del product backlog, que se escribirá en forma de Historias de usuario.

Elegir al equipo

Estos nuevos proyectos que utilizan Scrum con características particulares, puede requerir ciertos perfiles dentro del equipo Scrum. Diseño web, maquetación, programación web, programación de aplicaciones móviles Android, iPhone; serán actividades vitales. Estas personas son elegidas según las habilidades necesarias para hacer el proyecto, así que en muchas ocasiones proceden de departamentos diferentes.

Sprint Planning

La reunión donde se define la duración de las iteraciones, así como se organizan los requisitos más prioritarios es el Sprint Planning.

Con la participación de todo el equipo se redefine el Product Backlog, y se hacen los ajustes pertinentes para planificar el cronograma con la definición de la cantidad de tareas a realizar durante los Sprints. Esto puede hacerse con técnicas como el Planning Poker.

Sprint

Con la constante supervisión del Scrum Master, comenzarán las iteraciones. Este Sprint durará un tiempo determinado, en función de la complejidad del proyecto, normalmente 7, 15 ó 30 días.

La parte final del Sprint es revisar el progreso, y presentarlo al cliente, en forma de entregas parciales. Cada día, puede realizarse un Daily Scrum, donde se revise el avance diario y se realicen los ajustes pertinentes según los KPI como el Burndown Chart.

Sprint Review

Es una reunión donde todo el equipo Scrum se junta para hacer un repaso del estado actual del Sprint, con el cliente. Esta reunión permitirá redefinir el Product Backlog y continuar con el proceso.

Esta reunión, para este Ejemplo Scrum: Proyecto Web, tendrá una hora, por cada semana de trabajo.

Monitoreo y Progreso constante

Cuando finalizan los Sprints, e incluso cuando ya se finalizaron los proyectos con metodología Scrum, es necesario sacar conclusiones y Know How, para los próximos proyectos venideros.

Este Ejemplo Scrum: Proyecto Web, toma un caso general, cada equipo modificará, según los requerimientos, su forma de ejecutar el trabajo.

Referencias:

“SCRUM Para La Programación De Aplicaciones Web Y Apps Para Móvil.”. 2021. Imaginanet.Com. https://www.imaginanet.com/scrum-es-una-metodologia-para-la-programacion-de-aplicaciones-moviles-y-web.html.

¿Qué es el Burndown Chart?

El burndown chart es el indicador necesario para cualquier equipo Scrum. En cada Sprint es necesario conocer en tiempo real los avances de cada tarea, y monitorear si los objetivos del backlog, se están cumpliendo.

Un proyecto gestionado con metodología Scrum, o alguna de las otras metodologías ágiles, puede ser tan intenso como productivo. Estas metodologías trabajan aprovechando al máximo el tiempo, por lo que el ritmo intenso puede ser abrumador.

Por esta razón es necesario comprender y aplicar el burndown chart, conocer sus ventajas y cómo hacerlo.

¿Qué es el Burndown Chart?

El burndown chart es una gráfica sencilla de leer, que revela los datos de la velocidad con la que se está desarrollando un Sprint. Además revela los datos para conocer cuánto trabajo resta, qué tareas se completaron y el tiempo restante para terminarlas.

Esta herramienta gráfica permite sacar conclusiones de provecho, que el Scrum Master puede aplicar al resto de los Sprints, por ejemplo, el nivel de complejidad de las tareas que se están exigiendo y el ritmo general del equipo de trabajo, entre otros indicadores.

Con la métrica ágil de burndown chart, puedes conocer si será posible cumplir con el cronograma y completar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

Es importante que todos los miembros del equipo estén al tanto de la gráfica, que se actualizará periódicamente, de acuerdo al ritmo de trabajo de un proyecto Scrum.

El gráfico burn down, según los parámetros que quieren medirse, puede tener dos estructuras. Lo ideal es tener ambos gráficos al día, para conocer el avance de forma holística y por Sprint.

Cuando la gráfica burndown chart busca medir la velocidad del Sprint, llevará ese nombre: ‘sprint burndown’. Mientras que el diagrama de burndown chart que mide todo el proyecto Scrum, se denomina burndown chart de producto.

Es interesante analizar la traducción de la palabra, ‘burndown‘ puede entenderse como ‘quemar’. Cuando veas la gráfica entenderás por qué se llama así, ya que las tareas van ‘quemándose’ hasta llegar a cero en el punto más bajo del eje Y.

Ventajas del diagrama de Burndown Chart

  • Cohesión del equipo: el diagrama de burndown chart, es tan simple e intuitivo de entender, que permite tener a todos los miembros del equipo en la misma página. Para que estén al tanto del estado pasado, presente y futuro del Sprint o proyecto Scrum.
  • Representación visual del avance: ‘una imagen vale más que mil palabras’, esta frase es también válida para enumerar las ventajas del diagrama de burndown chart. Una ayuda visual, en un sistema de trabajo rápido, con cambios y adaptaciones constantes, es la mejor forma de mantener una imagen del proyecto en la memoria.
  • Es la base focal para los cambios: al abordar los cambios, el burndown chart debe ser el punto focal del espacio de trabajo, su presencia en constante dinamismo, no podrá evitar que el equipo se distraiga con otra cosa, que no sea el proyecto y su progreso.
  • Simplicidad: el gráfico de evolución responde a dos parámetros sencillos, y al evitar la complejidad, es comunicable para todos, y se convierte así, en una excelente manera de ver el historial.

Burndown Chart: ¿cómo hacerlo?

La gráfica burndown chart tiene un eje X, que es el cronograma del proyecto o del Sprint, según la escalabilidad de lo que se quiere medir.

Mientras que en el eje Y, se representan las tareas, o requisitos de ese Sprint. Es decir, allí colocamos el trabajo que debe realizarse en el proyecto. El día uno del Sprint, nuestro punto de partida dentro del gráfico será el que esté más arriba en el eje Y y más a la izquierda en el eje X.

Desde ese punto, iremos viendo cómo la línea desciende, si es que se van completando las tareas con el correr de los días. Mientras más, horizontal resulte la línea, significa que las tareas no se están completando, y que pasan los días del cronograma. Incluso se puede agregar tareas nuevas, como se ve en el día 5.

Por otro lado, si la línea desciende, esto representa que los requisitos se están completando efectivamente.

Existen diferentes métodos para hacer un burndown chart, la forma más común es utilizando programas como Excel, Trello y Jira. Pero existen software de Scrum especializados en este tipo de métricas ágiles que ofrecen gráficas automatizadas, con la posibilidad de complejizar los datos y realizar informes actualizados y dinámicos.

La opción de un Software de gestión de proyectos profesional, será la opción ideal si cuentas un con presupuesto asignado para el proyecto, ya que no perderás tiempo en diseñar desde cero un burndown chart.

Pero si tu proyecto es de un alcance corto, puedes evaluar las opciones que te ofrece un programa como Excel.

Burndown Chart: Excel

Para hacer un diagrama de burndown con Excel, debes realizar una tabla con tres columnas, siguiendo los siguientes pasos:

  • Abre un nuevo documento de Excel, y en la columna A, coloca el cronograma de días que tiene ese Sprint (suele ser de dos semanas).
  • En la Columna B, coloca cuántas tareas crees que deben restar al finalizar el día, por supuesto que al llegar el último día de trabajo, el número de tareas restantes debe ser cero, al menos en la planificación.
  • En la columna C irás actualizando la cantidad de tareas restantes en ese momento del Sprint.
  • El último paso es aplicar los datos de las 3 columnas en una gráfica. La columna B (el progreso estimado), será representada con la línea azul, y la C (el progreso real) con una línea naranja.
  • Debes seleccionar las 3 columnas, y hacer clic en ‘insertar’.
  • Allí selecciona el ‘gráfico de líneas o áreas’ y elige el gráfico con ‘líneas o marcadores’.
  • Y tendrás la gráfica lista, solo deberás ir completado la columna C, a medida que las tareas se vayan ‘quemando’.

Burndown Chart: Trello

Trello es un popular software de gestión de proyectos, basado en un tablero Kanban. Para hacer un gráfico burndown en este software, debes agregar un plugin, o power-up al tablero básico.

Es decir, debes anexar al software una herramienta extra, compatible con Trello, que te permitirá visualizar las tareas del tablero en una gráfica burndown.

Existen diferentes Power-up, estas son algunas que puedes analizar, cada una te dará una gráfica particular, según el diseño de la herramienta. Antes de poder analizarlas, debes tener una cuenta en Trello.

  • Burndown for Trello: esta herramienta te permite ver gráficos burndown para tu Sprint. Es compatible con el sistema de estimaciones de tareas de Scrum para Trello.
  • Burn Down the List: esta herramienta también se integra directamente con Trello, para mejorar la visibilidad del progreso del proyecto Scrum.

Burndown Chart: Jira

Un burndown chart en Jira, es relativamente sencillo de conseguir, puesto que este software, ofrece una batería de opciones para un proyecto Scrum. La serie de pasos a seguir son:

  • Ir a la pestaña de proyectos de Jira, y seleccionar, iniciar Sprint.
  • Dentro de esta ventana, podrás colocar las fechas de inicio y finalización del Sprint, darle un título y adjuntar la meta general.
  • Una vez en el Sprint, puedes ir a la pestaña de informes, y allí se desplegará una serie de diferentes gráficas con métricas ágiles, dentro de las cuales se encuentra el diagrama burndown.
  • Al seleccionarlo, ya podrás visualizar la creación en tiempo real del gráfico. En este caso se puede observar que se han agregado 75 tareas pendientes, al comienzo exacto del Sprint.
  • A medida que vayas marcando las tareas completadas, el informe se irá actualizando en la línea roja.

Sin duda que esta es una de las formas más sencillas de visualizar un burndown chart, Jira es un software de pago que ofrece estas opciones automáticas y rápidas. Es por esta razón que vale la pena evaluar los Software de gestión ágil de proyectos, para ahorrar tiempo en gráficos y otras decenas de opciones.

Referencias:
Blackburn, Megan, and Megan Blackburn. 2019. “Burndown Chart: What Is It & How Do I Use It?”. Projectmanager.Com. https://www.projectmanager.com/blog/burndown-chart-what-is-it.

Scrumban: la fusión de Kanban y Scrum

Scrumban busca aprovechar las potencialidades de dos sistemas como Kanban y Scrum, es una excelente forma de mejorar constantemente, manteniendo los criterios de agregar valor al cliente y centrarse en las personas.

De eso se trata esta modalidad de gestión, es una metodología que combina y potencia dos de las técnicas de gestión de proyectos más populares.

En este artículo conocerás que es el Scrumban, sus principales características y beneficios, para comenzar a aplicar en tus proyectos ágiles.

Que es el Scrumban

Scrum y Kanban son dos herramientas vinculadas con los proyectos de gestión Agile. Tradicionalmente, Scrum es una metodología más adecuada para productos y proyectos de desarrollo, como lo es el diseño de un software. Mientras que Kanban es una herramienta de soporte para las cadenas de producción

Scrumban es una combinación de estas dos metodologías ágiles, que reúne las características más destacadas de cada uno, si bien no hay un solo tipo de industria con la que vincular esta nueva metodología, se está volviendo muy popular en los proyectos de desarrollo y mantenimiento.

El sistema Scrum permite pivotar fácilmente en ciertas etapas del proyecto. El equipo se puede adaptar a los cambios con facilidad en este método, dándole mucho protagonismo a la comunicación con el cliente, y aportando valor continuamente al producto.

Por otro lado, el sistema Kanban puede integrarse cuando el producto ya se ha lanzado, y ya no existen demasiadas decisiones de diseño inicial. Es Kanban es sistema que más dinamismo, eficiencia de procesos  y mejora aportará durante la etapa de ventas.

Características del Scrumban

El Scrumban combina los beneficios de cada sistema, para aplicarlos en momentos diferentes en el desarrollo de un proyecto. Scrum aportará agilidad en el diseño del producto o servicio, sobre todo en tareas que se hacen de una vez, y no se repiten sino solo para aplicar una mejora en los entregables.

Pero una vez que comienza la cadena productiva, es cuando Kanban adquiere más protagonismo, ya que servirá para lograr una fluidez en el proceso general de la cadena productiva. A medida que el proyecto se acerque al nivel de la producción pura, es cuando Scrum cederá ante Kanban. El Scrumban en esa etapa se volcará hacia el tiempo de entrega promedio y el tiempo de ciclo de producción.

Algunas de las características del Scrumban que se buscará implementar son:

  • Mejora continua en el proceso. (Kanban)
  • Perfeccionamiento continuo en el valor entregado al cliente. (Scrum)
  • Adaptación al cambio y flexibilidad.
  • Efectividad y eficacia en los procesos.
  • Utilización de las materias primas, con el mínimo de desperdicio.
  • Agilidad en el tiempo.

En pocas palabras, con Scrum se busca dar valor continuamente a los usuarios y a los clientes finales de forma efectiva.

Kanban propone una mejora continua en los procesos.

ScrumKanbanScrumban
PrincipioMejora continua del productoDesarrollo continuo del procesoMejora del producto y el proceso
EtapaDiseñoProducciónDiseño y producción
ProcesoIterativo-incremental (Cada sprint tiene principio y fin)Ciclo continuo: el flujo es constante, no termina nunca.Iterativo e incremental, de forma continua
EstimacionesPredeterminadasSin estimacionesTrabajo continuo
CambiosDeben esperar al próximo SprintSe agendan en el tableroSe agendan según aparecen en el tablero
BacklogLista predefinida antes del SprintIndividuales en cada tarjetatarjetas JIT (Just In Time)

Backlog en Scrumboard

El proceso iterativo e incremental de Scrumban se basa en una planificación de Sprints a intervalos regulares, sincronizados con la revisión y la retrospectiva, pero el objetivo de la planificación es llenar los espacios disponibles, a medida que se van limpiando o generando las necesidades de nuevos productos.

Esta es la diferencia con un Scrum puro, donde se completa hasta llegar a cero, y luego comienza el proceso con todos los espacios disponibles. Tampoco se determina el número de espacios, sino que se generan a medida que se necesitan. Esto reduce en gran medida los gastos generales y la planificación de Sprints.

Uno de los puntos clave para comprender el alcance de este sistema que fusiona dos metodologías ágiles, es el cómo hacer un backlog de Scrumboard. Algunos de los principales elementos a tener en cuenta son:

  • Evitar crear / analizar demasiadas historias de usuario, para reducir desperdicio.
  • Asegurar el nivel de análisis necesario antes de iniciar el desarrollo.
  • La acumulación solo es aceptable en tanto haya ingresado un pedido nuevo al tablero.

Cuáles son los beneficios del Scrumban

Sin duda que la combinación de Kanban y Scrum potencia las características de ambos modelos. Scrumban busca generar una gestión de proyectos efectiva, eficaz, ágil y centrada en el valor y la integración del cliente.

Los beneficios del Scrumban, que se pueden generar con la combinación de ambos son:

  • Calidad
  • Just-in-time(decisiones y tareas justo cuando son necesarias)
  • Plazo de ejecución corto con el método Kaizen de mejora continua.
  • Minimizar el desperdicio (todo aquello que no agregue valor al cliente).
  • Mejora de procesos agregando algunos valores de Scrum, al flujo Kanban, cuando sea necesario.

Conclusión

Scrumban combina la estructura de Scrum con los métodos basados ​​en tarjetas, solicitudes, ciclo y la visualización de Kanban.

Para poder ejecutar de manera exitosa esta metodología, es indispensable contar con un Software de gestión de proyectos, que permita una visualización de tableros Kanban, para poder aplicar el ritmo ágil de Scrum.

Algunas herramientas como Monday, Trello o Wrike, te permitirán diseñar tableros Scrumban, con diferentes columnas, gráficas y métricas ágiles que facilitarán ostensiblemente la gestión de todo el proyecto.

Referencias:

Pahuja, Savita. 2015. “What Is Scrumban? | Agile Alliance”. Agile Alliance |. https://www.agilealliance.org/what-is-scrumban/.

8 Métricas Ágiles para un Proyecto Exitoso

Las métricas ágiles son los termómetros que te permitirán implementar una metodología ágil, sin fallar en el intento.

Las metodologías ágiles son métodos para gestionar proyectos, que permiten aprovechar al máximo las necesidades del cliente, y capacidad y el tiempo disponible del equipo de trabajo. Con estas premisas, es fácil que muchas empresas quieran adoptarlas, pero su aplicación no es una fórmula mágica.

Requiere dedicación constante, y medición de cada paso del proyecto, y para esto, es que debes conocer las métricas ágiles. Es decir, para poder gestionar con éxito, de principio a fin, un proyecto desarrollado con metodologías ágiles, es necesario conocer e implementar métricas ágiles.

En este artículo conocerás qué son las métricas ágiles y cuáles las más importantes.

¿Qué son las métricas ágiles?

Comprender un proceso de aplicación ágil de proyectos y contar con los software de gestión ágil adecuados, no es suficiente si no se aplican indicadores para evaluar el rendimiento de cada etapa.

Las métricas ágiles son los indicadores clave de rendimiento y productividad para un proyecto ágil. Puede tomarse la definición de KPI (Key performance Indicator), para entender las métricas ágiles.

Los KPIS son indicadores de rendimiento de un proyecto, en general, y de la misma que las métricas ágiles, pueden compararse con el tablero de un automóvil. Nos presentan en tiempo real, todos los elementos a los que debemos prestar atención para conocer el funcionamiento del vehículo.

De la misma forma, los KPIS agile, nos dirán cuáles son los estándares de medición, que permitirán que sea un proyecto ágil exitoso. Serán las herramientas para monitorear qué tan productivo es un equipo en las diferentes fases del proyecto, y mantener bajo control el desempeño.

Los KPIS agile ayudan a los equipos a autogestionarse, y aplicar la mejora continua, elemental en todo proceso ágil, ya sea en Scrum,XP o Kanban.

Veremos los KPIS para medir el trabajo ágil con Scrum, que podrás también implementar en otras metodologías ágiles.

KPIS para medir el trabajo ágil con Scrum

Estas métricas ágiles permitirán evaluar las diferentes etapas de un proceso Scrum, para perfeccionar los entregables y aprovechar al máximo cada Sprint.

1. Progreso del Sprint

El proyecto en Scrum se divide en Sprints, y cada Sprint tiene un límite de tiempo. Por eso una de las métricas fundamentales, es la que permite realizar un seguimiento del progreso de la tarea con frecuencia.

Una métrica del progreso del Sprint se modifica a medida que se finalizan las diferentes tareas desglosadas para ese Sprint.

La métrica se construye con dos ejes X e Y. Cada eje representa el tiempo y el trabajo que quedan por completar. El eje X se refiere al tiempo y el eje Y representa el trabajo restante.

La unidad de medida son las horas o los Story Points (un número que le indica al equipo el nivel de dificultad de la historia o actividad a completar). El objetivo es completar la carga de trabajo al final del sprint.

2. Métricas ágiles de Velocidad en el Sprint

La velocidad mide el trabajo promedio que hace un equipo durante un sprint. El informe, en este caso, incluye las tareas de ese Sprint, y cuántas se completaron a medida que el Sprint avanzó.

Cuantas más se agreguen, más preciso será el pronóstico. En el eje X, se colocan las tareas del proyecto, y en el eje Y, la cantidad de tareas completadas o las horas necesarias, en este caso se muestra una estadística con tareas o story points.

La velocidad también determina la capacidad de un equipo para superar los retrasos. A medida que pasa el tiempo, la velocidad tiende a evolucionar. Si la velocidad disminuye, es una señal de que el equipo necesita arreglar algo.

3. Métricas ágiles del progreso del proyecto

Estos indicadores para metodologías ágiles, permiten medir el progreso, durante todo el proyecto. Todo el equipo debe estar al tanto del flujo de progreso del proyecto, ya que muestra el panorama general del proyecto gestionado con metodología ágil.

En el eje Y, se colocan las tareas completadas, y en el X, vemos el progreso de cada uno de los Sprints.

4. Diagrama de flujo acumulativo

El diagrama de flujo acumulativo mide el trabajo en curso. Muestra la coherencia en el flujo de trabajo en todo el equipo.

El eje X representa el tiempo, mientras que el estado de las tareas están en el eje X.

Idealmente, el diagrama debe tener una diferencia entre las tareas realizadas (en azul) y en progreso (otros colores) uniforme de izquierda a derecha. Si las bandas de colores se hacen más estrechas, quiere decir que el rendimiento es mayor que las tareas a cumplir.

Si la banda se ensancha, esto significa que la capacidad de flujo de trabajo está disminuyendo, ya que habrá más diferencia entre las bandas de colores y la azul, lo que significa que en ese momento hay un llamado “cuello de botella”.

5. Tiempo de entrega

El tiempo de entrega es el período, comprendido entre el momento de realizar una solicitud de entrega de un producto y la entrega real.

6. Métricas ágiles de Valor entregado

Cada requisito del backlog, tiene un índice de importancia, siempre habrá tareas más prioritarias que otras. Esta métrica busca conocer si efectivamente esas tareas se completan rápido y primero.

Esta métrica usa dólares o un sistema de puntos. Una tendencia al alza en las tareas prioritarias muestra que las cosas van por buen camino. Por otro lado, una tendencia a la baja no es una buena señal.

7. Índice de Productividad

Estos indicadores para metodologías ágiles, simplemente muestran la cantidad de tareas completadas por el equipo durante un lapso de tiempo o iteración.

Es decir que mide las tareas promedio, procesadas en cada unidad de tiempo, para conocer la productividad de ese equipo.

8. Métricas ágiles para evaluar fallos

Este indicador evalúa los entregables, para conocer el índice de fallas. De esta forma, los equipos pueden determinar la confiabilidad del entorno de prueba y producción y determinar si un Sprint está listo para entrar en la etapa de producción.

Dentro de estas métricas se encuentran aquellas que defina el equipo de calidad y pruebas de los entregables. Las fallas en la calidad del producto, deben monitorearse y servir de retroalimentación para todo el proceso.

¿Cómo calcular mejor KPIS Agile?

Los KPIS para medir el trabajo ágil con scrum, no podrían gestionarse eficazmente sin la ayuda de un Software de gestión de proyectos.

Estas herramientas generan informas con métricas de forma automática, y elaboran estadísticas y conclusiones que le ahorrarán mucho tiempo al Scrum Master.

Como estas métricas ágiles se estructuran con fórmulas a veces complejas, lo mejor es contar con una herramienta que ya tenga integradas estas funciones.

Un software de este tipo, como Monday o Wrike te permitirá monitorear el proceso del Sprint, y de todo el proyecto, para compararlo con la productividad de otros proyectos y arribar a conclusiones provechosas.

Todas estas métricas serán accesibles dentro de un módulo del software, con facilidad par interpretarlas y leerlas de forma muy intuitiva.

Referencias:

“Agile Metrics: The 15 That Actually Matter For Success – Plutora.Com”. 2019. Plutora. https://www.plutora.com/blog/agile-metrics.

Que es el Scrum board y los 5 mejores ejemplos

Scrum Board es el asistente gráfico que necesitarás en tu proyecto ágil. No importa la escala o industria en donde estés desarrollando esta metodología, un tablero de este tipo, será la mejor forma de transcurrir una iteración articulada y eficiente.

En otros artículos hemos ahondado en la metodología Scrum, por lo que si necesitas refrescar esos conceptos, será mejor que explores el blog, para comenzar con tu Scrum Board con las ideas claras.

En este artículo conocerás cómo construir un tablero con Trello, Excel o con las facilidades de un Software de gestión de proyectos. También verás un ejemplo de Scrum Board, listo para ejecutar un Sprint.


Que es el scrum board

El Tablero Scrum (o Scrum Board) es un método y un apoyo visual, que sirve de base para la organización de un proyecto gestionado con la metodología ágil Scrum.

Se trata de un apoyo constante que debe estar accesible constantemente para el equipo que está trabajando en la iteración (Sprint).

Debe ser a la vez accesible y sencillo de entender por todos los miembros del equipo. También sirve para mantener un régimen y poder entregar a tiempo las tareas.

En primer término, si nos preguntamos qué es el Scrum Board, rápidamente podríamos contestar que se trata de un tablero del tipo Kanban, que se divide en columnas verticales, y cada una representa una fase del proyecto: tareas por hacer, haciendo y terminadas.

Pero un ejemplo de tablero scrum, te hará notar que es bastante más complejo, ya que integra en el mismo gráfico, elementos exclusivos de la metodología Scrum.

Lo primero que debes comprender es que es indispensable para mantener a todo el grupo en la misma página:

-Fomenta el trabajo en equipo, ayudando a la efectividad.

-Facilita la comunicación.

-Organiza la carga de trabajo.

-Ayuda a los miembros a planificar múltiples iteraciones.

-Permite monitorear el desarrollo de las historias de usuario, durante el trabajo.

Fundamentalmente, ayudará con el concepto fundamental de las metodologías ágiles: flexibilidad y adaptación a los cambios constantes.

Golden Girls Rose GIF by TV Land

Tablero Scrum ejemplo

En este ejemplo conocerás cómo se debe constituir un tablero Scrum Board.

Además de las columnas básicas tipo Kanban: To Do(por hacer) , Doing (haciendo) y Done (terminado); un tablero para Scrum puede incorporar:

  • El título y la información general del proyecto.
  • El Sprint Backlog: la lista de tareas o historias de usuario que se pretende terminar durante ese Sprint.
  • Un espacio para colocar ‘Impedimentos’ o trabas específicas de ese Sprint.
  • Una columna fila para incorporar tareas imprevistas.
  • Los KPI/ métricas ágiles del proyecto, como puede ser el Product Backlog Burndown Chart.
  • Un cronograma o calendario general del Sprint particular o, si ya se ha definido, un plazo para los entregables generales, basados en el Product Backlog.

Un Scrum Board, puede ser más complejo, según la cantidad de datos que quieras indexar en la visualización. Un tablero realizado a mano, incluyendo todos los elementos que mencionamos, quedaría como el que se ve a continuación:

IMAGEN

Pero para evitar esta aglomeración e información, que no es fácil de visualizar, es una mejor decisión optar por un Software Scrum. Veamos 5 ejemplos de tableros Scrum, de software populares y eficientes.

Scrum Board, ejemplo con Monday

Monday, permite crear flujos de trabajo Scrum, basados en u tablero tipo Kanban, con la posibilidad de agregar historias de usuarios personalizadas, definir un cronograma, realizar un seguimiento del tiempo, y recibir notificaciones automatizadas, que te permitirán tener una comunicación más fluida con todos los miembros del equipo.

En el tablero, pueden crearse fácilmente las tareas pendientes del Sprint, las dependencias, la lista de backlog y la planificación en el tiempo.

La interfaz de este software ofrece múltiples vistas desde las cuales puede crear gráficos de evolución.

Wrike para Scrum Board

Nuestro segundo software que permite gestionar tablero Scrum es Wrike. Su interfaz sencilla permite tener una visualización del proyecto, ya sea en formato Kanban o Gantt.

Permite gestionar un Sprint con una serie de plantillas Agile prediseñadas, y también incluye listas de tareas, subtareas, horarios, flujos de trabajo compartidos, archivos y colaboración en tiempo real.

Jira Software para tableros Scrum

El tercer ejemplo de software Scrum Board, es la herramientaJira. Es un software muy popular, condición que la ha valido la integración con otras herramientas.

Jira incluye tableros Scrum y Kanban personalizables, con filtros para las tareas aplicadas al Sprint, flujos de trabajo personalizables e informes visuales (burndown, flujo acumulativo, velocidad, etc.).

Scrum Board con Excel

Si tu equipo cree que aún no está listo para utilizar un software profesional, puede optar por diseñar una plantilla de Excel adecuada, aunque el proceso será más arduo.

Excel no proporciona muchas posibilidades para gestionar las historias de usuario, el Sprint, etc, pero es fácil imaginar muchas formas en que podría usarse , con filas para historias individuales, columnas para el estado de las historias, incluso en otro artículo conocimos cómo diseñar un burndown chart en Excel.

De esta forma, el tablero Scrum Excel, deberá ser construido manualmente, o descargando alguna plantilla.

Según las necesidades del equipo, podrás diseñar diferentes herramientas Scrum en Excel.

Tablero Scrum Trello

Trello es una herramienta de gestión de proyectos que puede ser muy útil para aplicar en proyectos ágiles. Su estructura fundamental es en Kanban, por lo que será cuestión de integrar otras herramientas o plugins para poder incorporar listas y gráficas de métricas ágiles.

Los pasos iniciales son sencillos:

  • Debes crearte una cuenta y un tablero Trello.
  • Crea tarjetas que correspondan a tareas del backlog, para ese Sprint. Recuerda que lo Sprints son cortos, no deberías tardar más de una semana en completar la tarea.
  • Puedes crear diferentes columnas según sea necesario, sin olvidar las 3 básicas:  “Por hacer”, “Haciendo” y “Hecho”.
  • Puedes crear una columna para colocar ‘Impedimentos’ o trabas específicas de ese Sprint.
  • El software ofrece etiquetas, para asignar las tareas con un responsable específico, o vincular la tarjeta con un área particular de la empresa.
  • Puedes incorporar un cronograma, indexando en Trello un power up de calendario, donde podrás activar recordatorios y notificaciones para que no se te olvide. Puedes usar el Power-Up Calendario para revisar todo.

Recuerda que Trello ofrece muchas integraciones para poder enriquecer tu tablero. Es el caso del  Contador de Tarjetas Trello, que cuenta el número de tarjetas en cada lista y el número total de tarjetas en el tablero. Esto será especialmente útil para un trabajo en Scrum.

Existen también, integraciones o power up para agregarpuntos de historiaen las tarjetas.

Conclusión

Todas las herramientas para diseñar un scrum board que hemos listado, tendrán diferentes prestaciones según el presupuesto que estés dispuesto a invertir. Las herramientas más completas, sin duda que harán el trabajo más sencillo y eficaz.

Son decenas las opciones disponibles en el mercado, por lo que si ya has comprendido que es el Scrum board, pero necesitas profundizar en las diferentes herramientas, puedes visitar la plataforma de ComparaSoftware, donde tendrás la posibilidad de comparar y elegir las mejores herramientas de software Scrum para tus necesidades.

Referencias:

  • Aston, Ben. 2021. “11 De Los Mejores Scrum Boards (Tablero Scrum) Para Aumentar La Productividad De Tu Equipo”. The Digital Project Manager. 11 de Los Mejores Scrum Boards (Tablero Scrum) Para Aumentar la Productividad de tu Equipo .

10 características del Scrum Master Exitoso

El Scrum Master es una de las figuras fundamentales dentro de un equipo Scrum. Se trata del rol de aquella persona que se convierte en líder y referente de la metodología ágil, y a quien se acudirá en última instancia, frente a un problema.

En este artículo conocerás, exactamente, qué es un Scrum Master y lo que este rol implica para un proyecto ejecutado de forma ágil con metodología Scrum. Enumeramos las 10 características del Scrum Master exitoso, y sus principales habilidades, capacidades y tareas.

¿Qué es un Scrum Master?

Un Scrum Master es un rol que desempeña una persona dentro de un equipo de trabajo. Este equipo de trabajo, desarrolla un proyecto mediante la metodología ágil llamada Scrum.

Esta metodología, que busca aprovechar al máximo el tiempo, el trabajo en equipo y adaptarse a los cambios, postula 3 roles importantes dentro de todo el equipo Scrum: Scrum Master, Product Owner y el equipo de desarrollo.

Dentro de los roles, el Scrum Master es el líder y quien más conoce sobre la metodología Scrum, sus reglas, valores y estructuras de funcionamiento. Es quien debe transmitir esto al equipo, para motivarlo y agregar valor a los entregables de cada Sprint.

¿Qué hace un Scrum Master?

El Scrum Master es responsable de ayudar al equipo a comprender la teoría, las prácticas, las reglas y los valores de Scrum. Además de este conocimiento técnico sobre la metodología, debe tener una serie de características personales que lo llevarán a ser un Scrum Master exitoso.

Como el líder es un experto, es quien administra y promueve la metodología, tal y como aparece en la guía PMI de Scrum, que es el organismo que reglamenta esta metodología a nivel mundial.

Tiene la capacidad de ayudar a construir equipos Scrum innovadores y de alto rendimiento, y entrenar a las personas para que puedan trabajar al máximo.

Las tareas y roles específicos de un Scrum Master

  • Capacitar al equipo y facilitar talleres para comprender mejor y mejorar en la implementación del marco de Scrum.
  • Explicar los objetivos, el alcance y el dominio del producto de la mejor manera posible.
  • Estar a disposición del equipo de Scrum, cuando lo solicite, ante cualquier duda sobre la implementación de la práctica.
  • Resolver las dificultades que aparezcan a lo largo de los Sprints, y explicarle al equipo cómo debe resolverse.
  • El rol del Scrum Master debe servir para coordinar las tareas de los demás roles, para asegurarse de que las implementaciones de Scrum sean completamente transparentes.
  • Capacitar a las partes interesadas, también llamados Stakeholders (clientes, alta dirección, proveedores, etc.), sobre la agilidad y la comprensión del marco de Scrum. De esta forma, cuando se realicen las revisiones del Sprint, podrán comprender mejor el lenguaje del equipo de desarrollo Scrum.
  • Analizar y sacar provecho al Sprint, mediante la recopilación de datos y observaciones durante el trabajo, para poder definir el rumbo actual y los posibles cambios a implementar.
  • Manejar las herramientas de implementación de Scrum, como el Software Scrum. Esta herramienta le permitirá monitorear desde un solo lugar, los avances del equipo. También podrá comunicarse y actualizar el backlog, si es necesario.
  • Apoyar, capacitar y asesorar al Product Owner, al equipo de desarrollo y la organización, cuando sea necesario, para implementar la mejora continua.

Muchas de estas tareas dependerán de la dinámica de cada equipo de trabajo, y los roles que decidan implementar, por lo tanto a veces podrá tener otros roles, incluso tomar más de uno.

Características del Scrum Master Exitoso.

Un verdadero Scrum Master, no solo es conocedor en profundidad del sistema de gestión de proyectos Scrum, también debe contar con características personales y habilidades específicas para poder resolver de forma exitosa los proyectos.

Estas son algunas de las características y claves para ser un buen Scrum Master:

1. Maestros en metodología ágil

Si hay algo que resume qué es un Scrum Master, es ser un experto en Scrum, pero también debe conocer los conceptos de todas las metodologías ágiles. Deben manejar sus valores y principios para poder entrenar y orientar a otras personas en la aplicación de estos valores.

2. Agentes de cambio

El SM debe tener las habilidades de un verdadero “coach”, con la capacidad de determinar los momentos de crisis y cambiar la mentalidad y los comportamientos de las personas.

3. El Scrum Master es experto en su materia

Actúan como consultores, que pueden ofrecer asesoramiento, compartir experiencias y brindar apoyo a organizaciones diferentes.

4. Enseñan con el ejemplo

El Srcum Master debe dar el ejemplo, para todo el equipo Scrum, es el líder marca el camino, para poder ejecutar el cambio de mentalidad en el resto de la organización.

5. El Scrum Master debe ejercer un pensamiento sistémico

El pensamiento sistémico del SM, implica ver el sistema como un todo de forma holística, pero también en la interconexión de sus partes.

6. Capacidad interpersonal

El líder del proyecto Scrum debe lidiar con personalidades diferentes y poder adaptarse a cada uno, con empatía y creatividad.

7. Mentalidad ‘Lean’

Se trata de ejecutar los procesos de forma eficiente, eliminando todo lo que genera desperdicios. El Scrum Master debe poder identificar los puntos que generan pérdidas dentro del Sprint.

8. Incentivar a pensar

El Scrum Master busca primero que nada, que el equipo pueda resolver los problemas con sus propios medios, para esto, en vez de dar la solución, el líder hace preguntas. De esta forma un Scrum Master efectivo, puede empoderar al equipo para pensar y resolver sus desafíos.

9. Ser expeditivo

La rapidez es una de las claves para ser un buen Scrum Master (SM). Basado en su conocimiento, el SM, podrá tomar decisiones rápidas y evitar la parálisis del análisis, cuando el equipo se estanca.

10. Conocer las herramientas de trabajo

El Scrum Master debe manejar el software de gestión de proyectos elegido para aplicar la metodología ágil. Estas plataformas permiten dar un mejor seguimiento al progreso del proyecto.De su manejo profundo dependerá:

  • El monitoreo de las acciones.
  • El seguimiento del cronograma mediante KPIS.
  • La comunicación dentro del equipo.

Estas son solo algunas de todas las funciones que un software de trabajo en Scrum, como Monday o Wrike, otorga. Es importante entender que su implementación puede ser fundamental para el éxito general de la metodología. Ya que se adapta al cambio constante, por lo que necesita aprovechar la inmediatez y organización que estas tecnologías de software pueden aportar.

Referencias:

Ravlani, Kamlesh. 2019. “Top 21 Scrum Master Skills | Essential Scrummaster Skills – Scrum Certification Training And Agile Coaching”. Scrum Certification Training And Agile Coaching. https://agileforgrowth.com/blog/scrum-master-skills/.

¿Qué es Planning Poker en Scrum?

Planning Poker es una de las formas de estimación en Scrum más sencillas, rápidas y divertidas. Ayuda a los equipos ágiles a estimar el tiempo y el esfuerzo necesarios para completar las tares dentro del proyecto agile.

Más allá del tamaño del equipo y su escalamiento el proceso de definir, estimar y distribuir el trabajo, es uno de los desafíos más importantes en la metodología ágil.

En este artículo conoceremos en detalles qué es el planning poker, cómo aplicar esta técnica, para definir de la forma más precisa posible, la planificación y cronograma de un Sprint en Scrum.

¿Qué es Planning Poker?

Planning Poker es una técnica de estimación en Scrum. Conocido también con el nombre de Scrum poker, es una de las técnicas más utilizadas para estimar, durante la planificación de un Sprint (Sprint Planning), cuantos Story Points o requisitos tendrá ese Sprint (conocido como Sprint Backlog).

Para definir el tiempo y dificultad de cada requisito, el equipo tendrá una baraja de naipes, que servirá para conocer la opinión de cada miembro del equipo de desarrollo del proyecto en Scrum.

La herramienta Planning Poker, se basa en la técnica conocida como Delphi. Esta consiste en que cada miembro del equipo, realice una estimación sobre la dificultad, el tiempo y/o la prioridad de cada requisito del backlog.

¿Cómo funciona el Planning Poker?

El Planning Poker utiliza cartas para definir la opinión de cada miembro y luego llegar a un consenso general.

El Planning Poker, se aplica durante la reunión de planificación, previa a cada Sprint. Durante esta reunión, conocida como Sprint Planning Meeting, se encontrarán todos los miembros del equipo, con el product owner y el Scrum Master.

Este es el paso a paso sobre cómo funciona el Planning Poker.

1. Diseñar o definir las cartas planning poker

Las cartas Planning Poker pueden ser diseñadas específicamente para la reunión de estimación o pueden tomarse de una baraja existente, siempre y cuando puedan cubrir la numeración necesaria.

Las cartas deben ir en una escala de Fibonacci (0, 1,2,3,5,8,13,20,40) o en valores duplicados (0, 1, 2, 4, 8, 16, 32, 64). Algunos equipos también agregan la carta ‘interrogación’ y el ‘infinito’.

La interrogación significa que ese miembro del equipo no tiene la información suficiente para realizar una estimación, en ese caso, se deberá volver a explicar, y se considerará la utilización de documentos para ilustrar las tareas nuevamente.

El infinito indica que esa tarea no será concluida en ese Sprint, y que ese miembro cree que se necesitarán más.

2. Definir las unidades a estimar con el Planning poker

Parte del trabajo previo consiste en definir los requisitos a estimar en ese Sprint. Debes preguntarte qué representarán los valores de las cartas. Pueden ser unidades de tiempo, como semanas o meses, o escalas de dificultad (Puntos de historia o Story Points).

3. Se reparten las cartas

Cada integrante del Sprint Planning, recibe una baraja de cartas con las mismas numeraciones, porque el objetivo es que todos los participantes alcancen un número de consenso para cada historia.

4. Puesta en común del Sprint backlog

Previo a la estimación, el Product Owner presenta el conjunto de características que le gustaría ver completadas en el Sprint, este desglose se conoce como Sprint backlogs. Se trata de leer en voz alta y presentar estas tareas.

5. Puesta en común previa a la estimación Scrum Poker

Una vez conocidas las tareas, se realiza una primera discusión sobre:

  • Cómo imaginan manejar el trabajo.
  • Cuántas personas creen que serán necesarias.
  • Qué habilidades se requerirán.
  • Los obstáculos que imaginan.

6. Primera estimación con las cartas Planning poker

El equipo ya está listo para realizar la primera estimación. Cada miembro elegirá en secreto una carta de la baraja para representar su estimación de los puntos de la historia.

Cuando todos estén listos, todos los participantes revelan sus tarjetas al mismo tiempo.

7. Búsqueda del consenso

El proceso del definir la dificultad precisa, dependerá de la diferencia entre las estimaciones de cada miembro. Si todos eligen la misma dificultad para la tarea, el consenso entonces, ya estará definido.

Si por el contrario, las estimaciones son muy diferentes, se deberá hacer una explicación sobre las estimaciones más extremas (bajas o altas) dando el por qué de esa elección, para convencer a los demás.

Luego se realiza una segunda estimación, de la misma forma, y el proceso seguirá hasta tener un consenso definitivo, y pasar a la siguiente tarea.

Beneficios Planning Poker

La herramienta Planning Poker, se encuadra en un marco de gamificación, además es sencilla e intuitiva de implementar, veamos los beneficios del Planning Poker más importantes:

  • Genera un ambiente relajado y de confianza en el equipo.
  • Permite un desarrollo planificado y ordenado del programa.
  • Busca el consenso de todo el equipo, sin privilegiar la opinión de un miembro.
  • Se genera un foro donde los miembros más expertos pueden compartir sus experiencias y generar nueva y valiosa información.

Planning Poker Scrum: Ejemplo

La metodología Planning Poker Scrum, al igual que otras metodologías de estimación ágiles, son comunes en los proyectos de desarrollo de software.

A pesar de esto, son muchas las industrias que han aplicado el planning poker. Pensemos en un ejemplo planning poker scrum, dentro de un proyecto para diseñar una aplicación de servicios para el hogar.

Se definieron los requisitos para el primer Sprint, ”Estudio de mercado, sobre la región donde se ofrecerá el servicio”:

  • Definición de una encuesta de mercado.
  • Aplicación de la encuesta.
  • Análisis de los resultados.

De esta forma el equipo discutirá sobre estas tareas, y luego se procederá a la primera estimación sobre cada una, comenzando por la primera.

Si bien cada equipo tendrá una valoración diferente del significado de cada carta, un ejemplo de valoración de cada carta es el siguiente:

  • 0 la tarea ya está completa. 
  • 1/2 se define como una tarea pequeña.
  • 1, 2, 3: se utilizan para pequeñas tareas. 
  • 5, 8, 13: se trata de una dificultad media.
  • 20, 40: la tarea es grande. 
  • 100: la tarea es muy grande.
  • Infinito: la tarea es enorme
  • Interrogación: no tengo idea de cuánto tiempo lleva completar esta tarea.

Al revelar cada estimación, los miembros del equipo deberán llegar a un consenso sobre cada una, para comenzar con el Sprint de dos semanas.

Al llegar al consenso en cada una de las tareas, podrán estimar el cronograma, comenzando con las tareas prioritarias.

Durante el Sprint, será vital que el equipo cuente con un software de gestión ágil de proyectos. Con estas herramientas, como pueden ser Monday, Trello o Wrike, podrán monitorear si las tareas realizadas, van de la mano con lo planificado, o si hay que adaptarse a nuevos ajustes.

Referencias:

“What Is Planning Poker In Agile?”. 2021. Visual-Paradigm.Com. https://www.visual-paradigm.com/scrum/what-is-agile-planning-poker/.

7 Técnicas de Estimación en Scrum

La estimación en Scrum, puede realizarse por diferentes técnicas. Todos los equipos de trabajo del mundo, deben hacer una estimación previa a comenzar con las tareas de un proyecto.

Dentro de las metodologías ágiles, no es diferente, y los equipos deben conocer y elegir las técnicas de estimación en Scrum, que mejor se adapten a sus necesidades.

Por este motivo, hoy conoceremos los X métodos de estimación en agile, que también pueden aplicarse en la metodología Scrum.

¿Qué es la estimación en Scrum?

Una estimación en Scrum es una puesta en común de los requisitos a lograr, para definir entre todos una suposición lo más exacta posible, de lo que se puede lograr y en cuanto tiempo.

Es decir que nos sirve para planificar el trabajo y el tiempo. Incluso ciertas técnicas pueden servir luego, para ayudar al equipo a medir el éxito en términos de números.

Hay equipos que no utilizan herramientas de estimación Scrum, ya que pueden tener un conocimiento profundo del backlog y no necesitan acudir a técnicas para definir el tiempo y el esfuerzo. Estos equipos se basan en evidencias empíricas de proyectos pasados, pero no siempre es posible

No sucederá que cada proyecto sea exactamente igual al anterior, y para eso es necesario conocer las técnicas de estimación en Scrum.

Estas técnicas serán útiles para:

  • Definir las actividades dependientes: saber cuándo el equipo puede continuar trabajando en un nuevo diseño
  • Organizar las actividades prioritarias: decidir las actividades urgentes.
  • Definir las mejores técnicas de trabajo para ese Sprint: tomar una decisión cuando elegimos entre diferentes opciones de trabajo.
  • Pronosticar diferentes escenarios: predecir tiempos totales y fechas de entrega del producto.

¿En qué momento se realiza la estimación en Scrum?

El momento en que se realiza la estimación en Scrum es durante el Sprint Planning. Es la etapa de reunión inicial, donde todo el equipo se prepara para el Sprint que está por comenzar.

En esta reunión, el equipo de desarrollo se sienta junto al Product Owner y al Srum Master, en la sesión de planificación. Se presentarán los PBI (Product Backlogs Items), los requisitos del cliente para el proyecto y se eligen los elementos según la prioridad y asocia una estimación de tiempo y esfuerzo.

Claro que si el equipo está trabajando por primera vez en un proyecto, las estimaciones serán más complejas de realizar, y debe haber más tolerancia al cambio. Pero para estos existen métodos de estimación en agile, que ayudarán a cualquier equipo Scrum.

7 Métodos de estimación en Agile

No existe un solo método de estimación Agile, cada equipo encontrará su forma particular de realizar estimaciones. A continuación daremos unas ideas que ya han sido utilizadas con éxito, para que las pruebes en tu próxima Sprint Planning Meeting.

1. Estimación en Scrum Delphi

Delphi consiste en una técnica que le propone al grupo una estimación anónima de cuánto trabajo implica y cuánto tiempo llevará completar un ítem del Backlog.

Estas estimaciones se revelan y se trazan en un gráfico. Luego, el equipo revela las causas que influyeron en sus estimaciones anónimas, y vuelven a realizar este proceso. Que se repetirá hasta que las estimaciones del equipo estén cerca unas de otras, y se pueda llegar a un consenso para la estimación final.

2. Herramienta de estimación scrum tipo PÓKER

El método póker deriva de la técnica Delphi. A cada miembro del equipo se le da un juego de tarjetas, con números. Los números suelen estar en la secuencia de Fibonacci: 0, 1, 2, 3, 5, 8, 13 y 21.

El siguiente paso es que el Product Owner revele las historias de usuario del Backlog, es decir los requisitos del cliente. Luego se les pide a los miembros del equipo que definan un nivel de dificultad para ese elemento del Backlog.

Para esto, cada miembro debe elegir una carta que muestre el nivel de esfuerzo que creen que tiene la tarea. Los miembros que eligen números altos y bajos, deberán exponer las razones de su elección.

Luego, el equipo vuelve a estimar según las nuevas percepciones discutidas, hasta llegar a un consenso.

3. Tamaño relativo / Story Points

Los Story Points es una técnica de estimación en Scrum, que se basan en dar “puntos” a cada historia de usuario, o elemento del backlog, según su nivel de dificultad.

Esta evaluación la realiza el equipo completo, a partir de considerar tres dimensiones del ítem del backlog (o historia de usuario):

  • El riesgo.
  • La cantidad de esfuerzo requerido.
  • El nivel de complejidad.

Una vez que se realiza una evaluación de una historia de usuario, o ítem del backlog, el equipo Scrum puede evaluar otras historias de usuario, en relación con la dificultad que le asignó a esa primera historia.

Es decir, si a la primera historia evaluada, se le terminó por asignar un puntaje de 2, si el equipo considera que la próxima historia es el doble de ardua y compleja, le designará entonces, un puntaje de 4.

4. Estimación en Scrum por afinidad

La estimación por afinidad es una técnica ideal para estimar rápidamente una gran cantidad de historias de usuario.

 Utilizando notas adhesivas, fichas o post its, el equipo coloca los ítems del backlog en una pared u otra superficie. Cada miembro del equipo, recibe algunas de las fichas que correponden a cada historia de usuario (ítem del backlog) para colocarlos por tamaño relativo, en un tablero.

Esta colocación inicial se realiza en silencio. Una vez que todos han pegado sus Historias de usuario en la pared, el equipo las revisa y las mueve según las consideraciones generales, y tendrán permitido discutir.

Finalmente, el Product Owner indicará categorías pequeñas, medianas o grandes usando valores de puntos de historia para indicar el tamaño relativo. Como paso final del proceso, se colocará cada tarjeta de forma consensuada en una categoría de tamaño relativo.

5. Técnica de las camisetas

Un ejemplo de estimación en Scrum por afinidad es la técnica de las camisetas, donde los miembros del equipo deberá vincular cada ítem analizado, con el tamaño de la camiseta. Si consideran que una actividad es compleja, de riesgo y difícil, la colocarán con el tamaño XL.

Por el contrario, una actividad que consideren sencilla, puede colocarse en la categoría de XS.

6. Estimación en Scrum por cestas o baldes

Esta técnica que es una derivación de Delphi, consiste en entregar todas las fichas a cada miembro del equipo. Luego se colocan cestas o baldes donde no se pueda ver el interior.

Cada cesta tendrá valores relativos a la dificultad: 0,1,2,3,4,5,8,13,20,30,50,100, 200. Las historias, que cada miembro tiene en sus manos, deben colocarse dentro de las cestas que consideren que representa su dificultad.

Luego se revela el contenido de cada cesta, si es que las cestas revelan mucha disparidad, se discute a partir de esto, para finalizar con el consenso de cada tarea,

7. Votación por puntos

Esta técnica sirve para evaluar un conjunto pequeño de historias de usuario, entre 8 y 10. Es muy sencillo, consiste en que cada miembro del equipo recibe una serie de “puntos” a su disposición para que los deje en el ítem que considere más complejo.

El ítem que más puntos tenga, será categorizado y eliminado de la lista, para continuar con el proceso.

Herramientas de estimación Scrum

La estimación en Scrum, puede convertirse en un proceso más sencillo con la utilización de un software de gestión de proyectos.Ya que nos permitirá partir de un escenario más claro.

Con estas herramientas puedes acceder al historial de Spirnts anteriores y analizar líneas del tiempo, para ayudar en la estimación Scrum.

Con el acceso a informes y estadísticas pasadas, podrás resolver más fácilmente el tiempo de duración de cada tarea, porque podrás comprobar empíricamente y con gráficos, cómo ha resultado el trabajo en etapas anteriores.

A la vez que un Software como Monday, GanttPro o Wrike, permitirán:

  • Definir las estimaciones en un cronograma digital.
  • Notificar a los miembros del equipo, cuando las estimaciones se vayan completando o haya cambios en el backlog.
  • Monitorear el proceso del Sprint, para compararlo con lo que se definió en las estimaciones de Scrum, y arribar a conclusiones provechosas.
  • Asignar las tareas a cada miembro, y notificarlo automáticamente.

Sin duda que este tipo de Software de gestión de proyectos, allanará el camino para cualquier equipo Scrum.

Referencias:

“What Are The Top 5 Scrum Estimation Techniques?”. 2021. Knowledgehut.Com. https://www.knowledgehut.com/blog/agile/top-5-scrum-estimation-techniques-find-your-best-fit.

3 Métodos para Hacer un Cronograma de Proyecto

Definir el cronograma de proyectos es un proceso diferente en cada organización. En algunos casos, será más o menos estandarizado, pero lo principal es responder a una pregunta básica: ¿Es éste, un cronograma que podemos cumplir?

Con lo anterior en claro, dos máximas rigen al cronograma de proyectos:

  • De ser fácil de entender.
  • Tiene que proporcionar suficientes detalles para que los experimentados puedan captar los requisitos utilizados.

En este artículo analizaremos para qué sirve y conoceremos las formas de elaborar un cronograma de proyectos.

¿Para qué sirve un cronograma de proyectos?

Un cronograma de proyectos sirve para organizar un proyecto en un marco de tiempo definido, con cierta flexibilidad justificada al cambio.

Dentro del proceso de elaboración y ejecución de un proyecto, un cronograma sirve para:

  • Realizar pronósticos y definir diferentes escenarios posibles de variación.
  • Realizar un listado de recursos necesarios, para cumplir con los objetivos en tiempo determinado.
  • Dividir el proyecto e sus etapas, momentos críticos e hitos fundamentales. Con esta información se pueden programar reuniones y comunicados importantes.
  • Dar un marco global que servirá para evaluar y monitorear el trabajo ejecutado, en comparación con el trabajo definido durante la planificación del cronograma de trabajo.
work calendar GIF by The Hills

¿Cómo elaborar un cronograma de un proyecto?

Según el Project Management Institute (PMI), elaborar un cronograma de proyectos debe seguir 7 pasos indispensables:

1. Desglose del trabajo

Conocer qué es lo que se debe hacer y definir las actividades que llevarán a su concreción, es el paso principal si piensas en como elaborar un cronograma de un proyecto.

El trabajo se puede desglosar en los ‘entregables’ o en ‘funciones’.

Los entregables se refieren al producto, es desglosar el trabajo en los diferentes elementos que deben estar listos, antes de llegar al producto terminado.

Si se desglosa en funciones, el trabajo se dividirá en acciones como objetivos. Este tipo de cronogramas de proyectos, por ejemplo, suelen ejecutarse en departamentos de ingeniería de sistemas, ingeniería de software e ingeniería de hardware. Donde el desglose del proyecto no incluye entregables, sino que son, por ejemplo análisis, evaluaciones, controles eléctricos, monitoreos, etc.

2. Definir paquetes de trabajo

Este paso significa realizar un desglose más detallado. Será la división definitiva del trabajo, para que pueda asignarse a un miembro del equipo.

Los paquetes de trabajo se definen con la estructura verbo-sustantivo, es decir la acción y el elemento sobre el que recae. Un ejemplo dentro del cronograma de proyecto, sería: desarrollar (verbo), un prototipo funcional del diseño A.

3. Definir las actividades de cada paquete en el cronograma de proyectos

Las actividades deben ser definidas con cada miembro que las llevará a cabo. Ya que deberá detallar el paso a paso de sus tareas.

Se trata de las acciones reales tomadas por un individuo o grupo, que pueden medirse para determinar su estado actual.

Es fundamental que etas tareas puedan medirse en estados concretos de avance.

4. Elección de una lógica para el cronograma de proyectos

Existen cuatro tipos estándar de lógica, siendo ‘Terminado para Comenzar’ la más usada.

Cada actividad del programa tendrá al menos un predecesor y un sucesor, menos la primera y la última actividad. La lógica no indicará cuál será la relación entre estas actividades en el cronograma.

  • Terminado para Comenzar: esta lógica simplemente establece que la actividad siguiente no puede comenzar hasta que se haya completado la actividad anterior.
  • Terminado para terminar: esta lógica del cronograma de proyectos, indica que una actividad sucesora no puede finalizar, hasta que finalice la actividad predecesora. Aunque pueden trabajarse al mismo tiempo.
  • Comenzado para comenzar: indica que para que comience una actividad posterior, primero debe comenzar una actividad anterior.
  • Comenzado para terminar: esta lógica no es muy intuitiva, se utiliza cuando las actividades sucesoras deben comenzar, para que la actividad predecesora pueda finalizar.

5. Definir recursos

En este paso se identifican los tipos de recursos necesarios para realizar la actividad. Se deben considerar todas las herramientas que pueden ser necesarias para realizar la actividad en cuestión.

Los recursos deben definirse con los encargados de cada actividad.

6. Definir la duración del cronograma de proyectos

La definición del tiempo, servirá para conocer cuántos recursos de los que definiste en el paso anterior serán necesarios.

Para la definición del cronograma, es necesario considerar que del total de horas trabajadas, no todas serán efectivas. Considerar 6 de las 8 horas trabajadas, como efectivas, te permitirán elaborar un cronograma de proyectos más real y ejecutable.

7. Análisis del cronograma de proyectos

Una vez terminado, es hora de mirar para atrás y ver el panorama completo. Con el cronograma en mano, debes preguntarte:

  • ¿Este cronograma cumple con los objetivos contractuales?
  • ¿El cronograma es válido en un escenario negativo?

Para realizar el análisis del cronograma se puede aplicar el método de la ruta crítica. Esto significa que se traza la “ruta más larga a través del proyecto”. Llegaremos a la respuesta de ¿Qué holgura tiene este cronograma, si todas las actividades se demoran lo máximo que tienen permitido?

Es decir que se proyecta el escenario más negativo posible y se analiza si es tolerable o pone en riesgo todo el proyecto. Esto hará que se deba reestructurar el cronograma depende de la ‘holgura’ que revele el método de la ruta crítica.

Cronograma de proyectos en Word

Un cronograma de proyectos en Word, puede realizarse por ejemplo, utilizando un diagrama de Gantt. Pero no es la única forma de diseñar un cronograma de proyectos en Word.

Dentro del software, puedes acceder a plantillas, para visualizar un cronograma de proyectos.

Para acceder a ellas, debes:

  • Abrir Microsoft Word.
  • Ir a ‘Archivo’- ‘Nuevo’
  • Dentro de esta pantalla escribir en: buscar plantillas en línea.
  • Elige de entre decenas de opciones de calendarios, con la posibilidad de indexar actividades, por horas, semanas o meses.

Cronograma de proyectos en Excel

Al igual que con el programa Word, Excel permite diseñar un cronograma mediante el método Gantt. Y ofrece también plantillas de cronograma, los pasos para aplicarlas son:

  • Abrir Microsoft Excel.
  • Ir a ‘Archivo’- ‘Nuevo’
  • Dentro de esta pantalla escribir en: buscar plantillas en línea.
  • Elige de entre decenas de opciones de calendarios, con la posibilidad de indexar actividades, por horas, semanas o meses. Además Excel permite aplicar fórmulas lógicas para aplicar entre las actividades.

Cronograma de proyectos inteligente

Un cronograma de proyectos diseñado con Excel o Word, sin duda que te será funcional. Pero al utilizarlo encontrarás que tienes algunos límites.

Para esto existe un tercer método que es a través de un Software de Gestión de Proyectos. Estas herramientas permiten diseñar cronogramas con muchas más funciones, automatizados y que permiten un control y gestión fácil e intuitiva, con todos los miembros del equipo.

Un software como Monday, Gantt Pro u Oracle Primavera, será útil para:

  • Diseñar un cronograma de proyecto con plantillas profesionales.
  • Personalizar el flujo de tareas dentro del cronograma.
  • Asignar miembros a cada actividad, con notificaciones y actualizaciones automáticas.
  • Acceso al cronograma actualizado, desde cualquier dispositivo (ya que se encuentra en la nube).
  • Agregar archivos y enlazar tableros, para facilitar el seguimiento.
  • Acceder a métricas sobre el avance del cronograma y monitorear la efectividad de la ejecución. 

Sin duda que vale la pena evaluar estas opciones profesionales, para gestionar las tareas del cronograma de proyectos, de forma organizada, automática e intuitiva.

Referencias:

Jones, E. F. (2009). Scheduling 101—the basic of best practices. Paper presented at PMI® Global Congress 2009—North America, Orlando, FL. Newtown Square, PA: Project Management Institute.

Gestión de Cambios en un Proyecto: 6 tips para Mejorar

La gestión de cambios en un proyecto es una parte fundamental del mismo. De forma anticipada, debes poder prever su gestión estratégica, en la planificación misma de cualquier proyecto.

El cambio es la norma, la supervivencia de cualquier empresa requiere del cambio, por eso en este artículo conoceremos de qué se trata la práctica de gestión del cambio en un proyecto, y conoceremos las mejores prácticas para hacerlo.

¿Qué es la gestión del cambio en un proyecto?

Durante la ejecución de un proyecto, al monitorear las actividades y comparar el rumbo propuesto con el real, nos enfrentaremos con modificaciones en las actividades planificadas.

Y ante esta situación, que se considera parte de cualquier proyecto, es necesario definir quién, cómo y cuándo se aplicará el proceso para variar la forma en la que el proyecto se está desarrollando, con el fin de alcanzar el objetivo que se planteó al comenzar.

La gestión de cambios en un proyecto, es el manejo estratégico y controlado del proceso de cambio necesario para lograr ese objetivo general, dentro de ciertos parámetros de alcance, tiempo y costo.

La gestión del cambio no dice qué debe cambiarse, sino que define de antemano:

  1. Las tácticas que se utilizarán cuando llegue el momento de realizar un cambio.
  2. El equipo, funciones y recursos destinados a la gestión del cambio.
  3. La coherencia e integración con todo el resto del proyecto.

Según el Project Management Institute de los Estados Unidos (PMI, por sus iniciales en inglés), esta gestión de cambios de un proyecto, de realizarse a través de 5 pasos:

  • Definición del objetivo de cambio.
  • Desarrollar una estrategia y planes para lograr ese objetivo.
  • Crear de un grupo de gestión de cambio para ejecutar el cambio.
  • Definir un proceso de control para monitorear y evaluar el progreso.
  • Gestionar el proyecto.

Visto así, podríamos entender la gestión de cambios en un proyecto, como un proyecto dentro de nuestro proyecto.

La importancia de esta gestión es no perder de vista el objetivo final, del proyecto original, aquel por el cual estamos implementando el cambio, y que no era alcanzable si seguíamos por el rumbo que traíamos.

Quien esté a cargo de la gestión de cambios en un proyecto, deberá conocer en profundidad los objetivos generales del proyecto.

Importancia de la gestión de cambios en proyectos

Con toda seguridad, los cambios se producirán, durante la ejecución de un proyecto. Hay 2 orígenes principales de cambios, que deben considerarse en la gestión del cambio en proyectos.

  1. Cambios internos: son aquellas actividades que están desviando al equipo, de su objetivo principal. No son necesariamente grandes errores en la ejecución. Por ejemplo, si un empleado no hace exactamente lo que debería en el tiempo indicado, quizás puede pasar desapercibido, paro a lo largo del desarrollo del proyecto, esos pequeños cambios llevarán a uno más grande, que obligará a un proceso de reestructuración importante.
  2. Cambios externos/ambientales: son todos aquellos factores que no dependen de la empresa, como un cambio en la política de gobierno estatal o un evento climático o un nuevo competidor, que obligan a adaptar la ejecución del proyecto.

Ante la certeza de que estos eventos ocurrirán, debes preguntarte: ¿Nuestro equipo tendrá una respuesta instintiva/reactiva o una respuesta anticipativa/proactiva?

Si una empresa comprende la importancia de la gestión de cambios en proyectos, estará mejor capacitada para manejarlo.

Los beneficios de aplicar una gestión de cambios en un proyecto, son:

  • Permite establecer un enfoque común del cambio para todos los involucrados en el proyecto.
  • Reduce los riesgos asociados al cambio.
  • Aumenta las posibilidades de éxito del proyecto.
  • Evita pérdidas improductivas en los momentos de “indecisión”.
  • Permite dar respuestas rápidas.
meeting office life GIF by South Park

¿Quién aprueba los cambios en un proyecto?

Durante la ejecución de un proceso de cambio en un proyecto, existen una serie de funciones que deben desempeñarse. Una función puede estar ocupada por más de una persona y los roles pueden superponerse.

Comprendiendo esto, dependerá de cómo cada empresa decida gestionar sus cambios, según el alcance, tiempo y presupuesto del proyecto.

Está claro que siempre existirá una influencia final de la cúpula empresarial, pero en empresas que delegan estas responsabilidades, quien aprueba los cambios en un proyecto suelen ser los directores de proyecto, los consultores o los miembros del equipo del proyecto.

Los roles que deben cumplirse, dentro de la gestión de cambios de un proyecto, son:

Impulsor: es quien tiene el poder de iniciar y legitimar el cambio para todos los objetivos afectados.

Supervisor: tiene proximidad con los agentes que deben aplicar el cambio y supervisa a los objetivos. Es el canal de conexión entre los eslabones finales del proceso, y quienes toman las decisiones.

Agentes de cambio: son quienes tienen la responsabilidad de ejecutar el cambio.

Consejos para mejorar la gestión de cambios en un proyecto

Para poder mejorar la gestión de cambios en un proyecto, es necesario, primero, conocer las principales causas por las que falla. Estas son las causas más recurrentes:

  1. Directores de proyectos sin capacitación o sin experiencia.
  2. Objetivos no establecidos, o mal formulados.
  3. Liderazgo deficiente.
  4. No identificar, documentar y monitorear adecuadamente.
  5. Planificación deficiente, irreal o basada en datos poco confiables.
  6. Estimación errada de los lapsos.
  7. Incoherencia de los objetivos con la realidad cultural y ética de la empresa.
  8. Desalineación entre el equipo del proyecto y la empresa.
  9. Comunicación deficiente.

Para poder reducir estas fallas listadas, la gestión de cambios debe seguir los siguientes consejos:

1. Tener una comprensión clara de los roles y responsabilidades

Al definir las funciones que hemos listado anteriormente, a la hora de que llegue el cambio, cada uno sabrá lo que debe hacer, y no se perderá tiempo valioso en decisiones cruzadas y burocracia.

2. Liderazgo claro, definido y proactivo

El momento del cambio puede ser estresante para muchos niveles de la empresa, los líderes serán más necesarios que nunca en estas etapas. La capacidad de adaptación debe manifestarse de arriba hacia abajo.

3. Incluir estrategias de gestión del cambio de proyecto

Dentro de la planificación del proyecto, se deben presentar las interrogantes sobre los posibles cambios, la forma en que se gestionarán, el personal responsable, etc.

4. Comprender la cultura corporativa a la hora de aplicar la gestión de cambios de un proyecto

Las costumbres y prácticas usuales de cada empresa, deben tener peso a la hora de pensar los cambios propuestos. Muchos objetivos fallan, porque se parte de una base errada sobre la personalidad de la empresa.

5. Establecer un sistema de comunicaciones

A lo largo de los ciclos de vida del proyecto, se deben pensar estrategias de comunicación rápidas, claras y efectivas.

6. Contar con un asistente digital

Un software de gestión de proyectos, permitirá dar un marco organizativo a cada una de las etapas del proyecto, incluido al sistema de gestión de cambios. Así como permitirá monitorear y evaluar al personal y las etapas que se vayan desarrollando.

Un sistema como Monday o Basecamp o Wrike, puedes:

  • Gestionar las actividades dentro de un calendario.
  • Organizar y monitorear equipos de trabajo, con tareas y objetivos específicos.
  • Mantener un flujo de comunicación, con alertas automáticas.
  • Acceder a informes con métricas sobre la productividad.
  • Realizar un seguimiento de la gestión de cambios del proyecto, desde un solo lugar.

Referencias:

“Organizational change management and projects”. 2005. https://www.pmi.org/learning/library/organizational-change-management-projects-7457

Cómo Usar el Servicio al Cliente Como Ventaja Competitiva

Entender al servicio al cliente como ventaja competitiva te ubicará un paso por delante de tu competencia, ya que habrás comprendido que las nuevas tendencias del cliente digital o consumidor 2.0 han cambiado completamente.

En otros tiempos, el cliente se enfocaba únicamente en el valor y la calidad como criterios de compra fundamentales. Pero hoy eso no es suficiente, el cliente busca una verdadera experiencia satisfactoria más allá del producto o servicio en sí, que comprende el trato y las formas.

Busca sentirse escuchado y comprendido.

Por esa razón, en este artículo conoceremos formas de usar el servicio al cliente como ventaja competitiva y mejorar la imagen de tu empresa. De este modo también tendrás más oportunidades de cerrar ventas importantes.

¿Cómo obtener ventajas competitivas del servicio al cliente?

1. Implementar un servicio al cliente activo

El servicio al cliente suele comprenderse como una actividad “reactiva”, es decir que el primer paso lo da el cliente, cuando llega con un problema o tiene una inquietud que resolver. Esto debe cambiar.

Es necesario anticiparse a las necesidades de los clientes, la empresa debe dar el primer paso para que el usuario sienta que realmente importa. Esto mejorará su experiencia.

¿Buscas un Software de Atención al Cliente? ¡Deja tus datos y te contactaremos de inmediato!

2. Ofrecer una experiencia omnicanal

Una experiencia omnicanal significa ofrecer al cliente diferentes canales de atención para que pueda contactarse con la empresa. Por ejemplo, a través del teléfono, el chat en vivo o el correo electrónico.

Aquí lo importante es que todas las vías de comunicación funcionen de forma integrada, rápida y efectiva, para lo cual se necesita un Software de Mesa de Ayuda.

3. Soporte de autoservicio

Ciertos problemas e inquietudes no requieren de la ayuda de un agente, lo que puede ayudarnos a ahorrar en tiempo y recursos. También puede que el cliente se sienta mejor resolviendo la situación a su propio ritmo cuando lo requiera.

Para esto, es necesario diseñar un portal de autoservicio como estrategia para obtener ventajas competitivas del servicio al cliente.

4. Agentes con autonomía

La frase: “Quiero hablar con un superior” debería ser innecesaria. Los agentes deben tener la suficiente capacidad para tomar decisiones definitivas y facilitarle la vida al usuario, así se sentirán más importantes dentro de la empresa.

Para esto será fundamental que estén capacitados y conozcan los diferentes procesos al momento de resolver un problema determinado.

¿Quieres ver un ejemplo? Aquí hay una escena de “La familia de mi novia” que representa bastante bien los problemas consecuencia de una mala atención al cliente:

5. Contar con una estrategia de feedback

El servicio al cliente es la mejor ventaja competitiva, pero solo cuando funciona y responde a las necesidades del cliente.

Para conocer cómo tu departamento de servicio al cliente está resolviendo los problemas, es necesario fomentar los comentarios, reseñas y opiniones no solo de los clientes, también de proveedores y del personal vinculado.

6. Tener un Software de Mesa de Ayuda

El servicio al cliente es la mejor ventaja competitiva cuando nos sirve para gestionar de forma eficiente y rápida todos los canales de atención disponibles.

Para llegar a cumplir estas metas, es fundamental contar con una herramienta digital que permita centralizar esta información en un mismo lugar. Con un Software de Atención al Cliente o un Software de Mesa de Ayuda podrás:

  • Recibir las inquietudes desde diferentes canales en un solo tablero.
  • Monitorear a los agentes de atención.
  • Vincular las fichas de cada cliente para consultar de forma instantánea la información de contacto y el historial de conversaciones.
  • Recibir estadísticas e informes de resultados.
  • Ofrecer una respuesta rápida y personalizada, derivando a cada cliente con el agente indicado.
  • Dar seguimiento a los diferentes casos desde la misma plataforma.

Contar con un Software de Mesa de Ayuda definitivamente es uno de los elementos fundamentales para aplicar el servicio al cliente como ventaja competitiva. Las opciones son diversas, y lo mejor será que hagas una investigación en profundidad para elegir la herramienta que mejor se adapte a tus necesidades.

En ComparaSoftware encontrarás listas comparativas de productos para elegir soluciones digitales acordes a las necesidades de tu negocio.

Técnicas para Servicio al Cliente en Turismo

El servicio al cliente en turismo significa el núcleo central de la industria, ya que una parte fundamental de la experiencia del visitante estará dada por el trato que reciban desde el área de atención al cliente.

El turista generalmente se encuentra en un lugar extraño, con un idioma y costumbres diferentes, por lo que la primera impresión que reciba de tu empresa será decisiva en la relación que se genera con ese cliente (como en el cortometraje de abajo).

La imagen lo es todo para los turistas, así como la primera impresión al visitar un lugar. Y esta primera impresión depende mucho de tus agentes de servicio al cliente.

Un cliente insatisfecho en la industria del turismo puede ser potencialmente desastroso. Hoy las reseñas y opiniones sobre hoteles, excursiones, transporte y gastronomía se pueden viralizar en un abrir y cerrar de ojos.

Existen decenas de plataformas que los clientes utilizan para expresar lo que vivieron durante su estancia, y no será fácil cambiar una opinión negativa, pues estas perduran y se transmiten incluso más que las positivas.

En este artículo conoceremos cuáles son las mejores prácticas y estrategias para brindar un servicio al cliente en turismo óptimo, que te permita generar clientes leales y cautivos independientemente de la procedencia, cultura o idioma del visitante.

¿Buscas un Software de Atención al Cliente? ¡Deja tus datos y te contactaremos de inmediato!

Ideas para prestar un excelente servicio al cliente en turismo

Estas son algunas estrategias de servicio al cliente en el sector turístico que te pueden ayudar a adaptarte a un mercado cada vez más competitivo y digital.

1. Diseña estrategias emocionales

Las experiencias memorables son aquellas que tienen un componente emocional y afectivo. Por eso, no dudes en generar estos momentos cuando tengas la oportunidad. Una experiencia espiritual con las tribus autónomas de la zona, una historia conmovedora sobre el pasado de la región o una foto memorable son algunos ejemplos de lo que podrías ofrecer a los turistas.

La confianza y la transmisión de un sentido de pertenencia pueden hacer maravillas.

2. Sé coherente en la calidad

La promesa de experiencia que has generado en tu cliente debe ser alcanzable y coherente. Es decir, debes poder estar a la altura de lo que has prometido antes de la estancia, o el cliente comenzará su experiencia con el pie izquierdo.

Si has definido una identidad de marca, todos los elementos visuales en el lugar deberán tener alguna justificación: la pintura, la música, el mobiliario…

Si las fotos publicadas en redes sociales muestran un jardín perfecto, recién cortado, asegúrate de que luego permanezca de ese modo. De otra forma, no lo utilices como parte de tu “gancho” para atraer clientes. La decepción es la peor primera impresión posible en el servicio al cliente en turismo.

3. Ofrece una experiencia personalizada

Hoy los clientes no solo se fijan en el precio y la calidad del servicio, también valoran la experiencia como un todo donde se mezclan diferentes elementos.

Las experiencias en el servicio al cliente en turismo serán mucho más significativas cuando la empresa demuestra interés y conocimiento de cada cliente en particular. Algunos ejemplos de esto son:

  • Dirigirse a los clientes por su nombre.
  • Considerar los cumpleaños y aniversarios, y enviar ofertas especiales u ofrecer un obsequio especial.
  • De ser posible, conozca el motivo de su visita. En el caso de una luna de miel, por ejemplo, se pueden organizar actividades románticas para complacer a la pareja.
  • Conocer detalladamente las edades de los visitantes, para coordinar actividades acordes. Si se trata de una familia, se pueden considerar actividades de turismo sostenible donde los niños puedan disfrutar libremente y con seguridad.

4. Implementa un Software de Mesa de Ayuda

Para generar una experiencia personalizada, es indispensable contar con un software que permita gestionar todos los detalles de la visita del turista. Esta solución digital te permitirá llevar un orden antes, durante y luego de la estancia del huésped o comensal en tu emprendimiento.

Con un Software de Mesa de Ayuda podrás:

  • Gestionar las fechas de ingreso y egreso, reservas y modificaciones de último momento.
  • Acceder fácil y rápidamente a la ficha del cliente, con sus datos personales, idioma, motivo de visita, grupo familiar y otros detalles útiles.
  • Configurar alertas y enviar mensajes automatizados a los clientes, recordando los detalles de su estancia.
  • Gestionar solicitudes de información y reservas desde diferentes canales de atención: redes sociales, chat, página web, correo electrónico o llamadas, y todo desde un mismo lugar.
  • Diseñar encuestas de satisfacción para conocer de primera mano la experiencia del cliente y tratar de enmendar las experiencias negativas.
  • Obtener informes en tiempo real o por períodos con estadísticas sobre el flujo de clientes, desempeño del personal, y métricas sobre la efectividad de tu servicio de atención en turismo.

Contar con esta herramienta sin duda mejorará la calidad del servicio al cliente en turismo. Además, te permitirá conocer mejor a tus clientes y llegar a conclusiones precisas para diseñar campañas de marketing y gestión de proyectos.

Algunas de las herramientas más populares son: Zoho Desk, Intercom o Zendesk, pero existen muchas más herramientas de Software de Mesa de Ayuda que cubren diferentes aspectos dentro de la gestión de calidad en el servicio al cliente en turismo.

Referencias:

JOBS, SOEG. 2021. “9 Excellent Customer Service Tips For Hospitality Industry | Delight Your Guests | SOEGJOBS”. SOEGJOBS. https://www.soegjobs.com/9-tips-excellent-customer-service-hospitality/.

Cómo Crear un Bot Personalizado en Pocos Pasos

¿Cómo crear un bot para servicio al cliente? Esta pregunta no puede responderse de forma tan general.

Existen bots pensados para aplicaciones de mensajería populares, que pueden programarse siguiendo una serie de cuidadosos pasos. Algunos de estos procedimientos pueden llevar tiempo.

Otra forma de implementar un bot es con un Software de Mesa de Ayuda, que permite configurar agentes virtuales en pocos pasos.

En este artículo veremos todos los caminos para crear un bot en WhatsApp, Telegram, Discord y con un Software de Mesa de Ayuda.

¿Cómo crear un bot en WhatsApp?

WhatsApp es la aplicación de mensajería más popular en la actualidad. Estos son los pasos que explican cómo crear un bot en español con WhatsApp (sin tener que invertir en otras herramientas).

  1. Define el objetivo del bot

    Crea una lista de todo lo que necesitas que el bot haga y divídela en lo que sea viable para tu presupuesto, tiempo y base de clientes.
  2. Descarga WhatsApp y accede a la API

    La versión que todos conocen de WhatsApp no servirá para crear un bot efectivo. Debes conseguir la versión WhatsApp Business API que permite programar y conectar chatbots directamente a través de un código de programación.
  3. Utiliza un programa para acceder a la API

    Configurar la API de WhatsApp puede ser complejo, y no todas las empresas tienen la capacidad de hacerlo. El camino más sencillo será encontrar un proveedor externo que haga este paso más sencillo para quienes no saben de programación.
  4. Desarrolla una personalidad para tu bot

    Una vez que hayas resuelto los desafíos técnicos, puedes definir la identidad de tu agente de atención virtual. La personalidad para tu bot debe coincidir con los valores de tu marca.
  5. Construye el bot

    Para este paso, debes considerar las posibles razones por las que los usuarios se pondrán en contacto con el bot de tu empresa. Los bots de WhatsApp siguen una estructura simple, basada en reglas con un menú numerado donde el cliente elige entre diferentes opciones.
  6. Prueba el bot

Interactuar con el bot es vital para encontrar fallas o “bucles” de programación que pudiesen dejar a los clientes en un callejón sin salida.

¿Buscas un Software de Atención al Cliente? ¡Deja tus datos y te contactaremos de inmediato!

¿Cómo crear un bot en Telegram?

Otro canal de atención que ha crecido mucho es Telegram. Tiene similares capacidades a WhatsApp, pero permite una conversación más privada y segura.

Estos son los pasos que explican cómo crear un bot en español con Telegram.

  1. Descarga Telegram y accede a botfather

    Telegram ofrece un bot llamado botfather que, mediante una serie de comandos, te permitirá crear tu propio bot. Esta es una forma rápida de conseguir un bot sencillo y probar sus capacidades.
  2. Crea el bot

    Sigue los pasos de botfather para definir qué es lo que quieres que tu bot haga.
  3. Define una modalidad para configurar el servicio

    Para recibir las interacciones de nuestro bot, Telegram ofrece dos opciones: conexión constante o conexión por solicitud. La primera vía usa los servidores de Telegram todo el tiempo, en espera de una solicitud.

    La segunda vía trabaja con una API que Telegram llamará cada vez que haya un mensaje nuevo para atender.
  4. Crea el servicio web

    Es el momento de crear el marco de funcionamiento, es decir, el controlador que manejará las solicitudes de tu bot. Para esto es necesario saber algo de lenguaje de programación, por lo que, si no tienes conocimientos en el área, es posible que necesites contratar a un experto.

¿Cómo crear un bot Discord?

La aplicación de mensajería Discord ha mudado de ser exclusiva para gamers a ser una opción más generalista y abierta al público no–gamer. Como el resto, ofrece la opción de crear un bot a través de un software que trabaja con el lenguaje Java.

Estos son los pasos que explican cómo crear un bot en español con Discord.

  1. Descarga Discord y crea una cuenta: además, debes definirte por un servidor para alojar y probar el bot.
  2. Consigue un proveedor que ejecute Java. Necesitarás descargar un programa que ejecute lenguaje JavaScript, hay algunos gratuitos y otras de código abierto.
  3. Crea tu bot. Para que Discord reconozca el código y lo añada al bot en sus servidores, deberás crear una aplicación visitando discordapp.com/developers/applications/me. El objetivo es lograr que Discord “entienda” y apruebe las comunicaciones con tu bot.
  4. Envía tu bot a un servidor

    Elige el servidor que deseas utilizar para alojar los archivos que conforman tu bot.
  5. Define el código de tu bot

    Configura el bot de Discord para responder a ciertos mensajes. Recuerda que esto lo puedes hacer trabajando con Java, por lo que vas a requerir de conocimientos básicos de programación o la ayuda de un especialista.

Software para crear bots: la mejor opción para tu negocio

Como hemos visto, los pasos para crear bots en cada una de las aplicaciones de mensajería más usadas requiere de tiempo, y son configuraciones diferentes.

Pero existe un camino más fácil, versátil y efectivo: utilizar un Software de Mesa de Ayuda. Con esta herramienta, los pasos que vimos anteriormente quedan cubiertos, y simplemente puedes configurar desde un solo lugar los bots que tu negocio necesita para las diferentes aplicaciones de mensajería.

Los Software de Mesa de Ayuda y los Software de Atención al Cliente permiten a las empresas crear bots para distintos canales de atención desde el mismo lugar. Son una mejor opción que crear bots individualmente; además, será más fácil gestionar las inquietudes de los clientes, porque la información llegará a un módulo central, ya sea que ingresen vía WhatsApp, Telegram o Discord.

Con un Software de Mesa de Ayuda como Zendesk Support o Intercom podrás:

  • Configurar un bot en cuestión de minutos.
  • Definir un flujo de trabajo sin necesidad de tener conocimientos de código.
  • Configurar una sola vez el flujo del bot y aplicarlo en distintas apps.
  • Gestionar a los clientes y asignarlos a un agente automáticamente, sin necesidad de abrir cada aplicación por separado en el navegador.

Sin duda, la respuesta más sencilla a la pregunta cómo crear un bot es a través de un software que contemple las integraciones necesarias para plataformas de mensajería. Las opciones son diversas, y existen portales de comparación como ComparaSoftware donde encontrarás un listado con las soluciones más confiables del mercado para tu empresa.

Referencias:

“WhatsApp Bot: The Quick Beginner Guide For 2021”. 2021. Userlike Live Chat. https://www.userlike.com/en/blog/whatsapp-bots.

¿Para qué Sirve un Clasificador de Llamadas?

Un clasificador de llamadas es la herramienta que todo call center necesita para aumentar su productividad. Sobre todo si se trata de un centro de llamadas que maneja altos niveles de llamadas salientes o campañas de outbound.

El gran enemigo de cualquier estrategia outbound son las llamadas improductivas. Estas generan una gran pérdida de recursos: el tiempo de la operadora, la ocupación de la banda telefónica y las horas de trabajo de los agentes. Si bien cada centro de llamadas tienen tasas de llamadas improductivas diferentes, en promedio suelen ser cerca de la mitad de los intentos.

Por esta razón, hoy conoceremos qué es un clasificador de llamadas y sus beneficios para mejorar el rendimiento en el call center de tu empresa.

¿Buscas un Software de Atención al Cliente? ¡Deja tus datos y te contactaremos de inmediato!

¿Qué es un clasificador de llamadas?

Un clasificador de llamadas es un software que realiza marcaciones automáticas en centros de llamadas del tipo outbound. Este tipo de herramienta evita que el personal de tu centro de llamadas pierda tiempo detectando llamadas fallidas, ocupadas, sin respuesta, con números inválidos, etc.

En otras palabras, los agentes no tienen que llamar al usuario, sino que el sistema hace contacto automáticamente. Así, tu equipo solo tiene que ocuparse de las llamadas conectadas.

Tan pronto el cliente la contesta, el clasificador de llamadas asigna a un agente que esté libre en el momento; si un representante desea tomar la llamada de forma manual, también puede hacerlo.

Para que lo entiendas mejor, aquí hay un vídeo que muestra parte de lo que sucede a diario en un centro de llamadas. Así verás la importancia de la tipificación para mejorar la productividad:

La tipificación call center dependerá de los datos disponibles para el clasificar. Es decir, no llamará a 100 clientes cuando solo hay dos agentes disponibles. Este tipo de marcación se denomina predictiva.

El clasificador hará una predicción basada en:

  • La cantidad de agentes disponibles.
  • La duración media de las llamadas.
  • La velocidad de las conexiones.

Una situación normal dentro del proceso de clasificación de llamadas es que el algoritmo predictivo cometa errores y se produzcan silencios incómodos que llevan al fracaso de la llamada.

Pero existen software que incorporan una herramienta de marcación progresiva, esto significa que el ritmo de llamadas varía según la cantidad de agentes disponibles en el momento.

Beneficios de usar un clasificador de llamadas

Implementar un sistema de clasificación de llamadas permite mejorar las métricas del propio call center, así como aquellas relacionadas con las ventas y a la satisfacción del cliente.

Estos son los beneficios de usar un clasificador de llamadas:

Mejora la calidad de contactos

La lista de contactos queda “limpia” de números “basura”, es decir que se aplica un filtro inteligente para que los agentes reciban únicamente las llamadas de clientes que son accesibles y están dispuestos a escuchar la propuesta comercial de la empresa.

Permite la elaboración de informes sobre la tipificación de llamadas

Los resultados de las llamadas pueden condensarse en estadísticas muy valiosas para la gestión del call center.

El uso de un clasificador de llamadas permite a los gerentes tener un análisis preciso de las llamadas exitosas, las que dieron como resultado una venta y las que no.

El promedio de llamadas fallidas, aquellas que resultaron en contestador automático, ocupado, desbordamiento, etc., es importante para tomar medidas estratégicas para el centro de llamadas.

Evita errores en la lista de llamadas del clasificador

Al contar con un sistema automatizado, es imposible que un contacto no sea clasificado. Toda la lista pasará por el filtro que hayamos configurado, y de no obtener una categoría, el clasificador reprogramará la llamada en otro horario, hasta cumplir con el objetivo.

Posibilita el perfeccionamiento del clasificador de llamadas

Estas herramientas también permiten incorporar funciones de llamadas avanzadas para que los agentes tomen medidas en situaciones particulares. Por ejemplo, se puede configurar la clasificación de llamadas para que el agente tome el control si atiende el contestador.

Mejora las métricas generales del call center

El beneficio último es el aprovechamiento más eficiente de los recursos. Los agentes serán más productivos, y todas las métricas y KPIs mejorarán con la incorporación de un clasificador de llamadas.

¿Cómo incorporar un clasificador de llamadas?

Ya debes tener claro el panorama sobre cómo se clasifican las llamadas telefónicas de un call center con el uso de un clasificador. Ahora veamos cómo incorporar uno a tu centro de llamadas.

Para poder incorporar un clasificador de llamadas, es necesario contar con un Software de Atención al Cliente que cuente con un módulo CTI capaz de integrar la información obtenida en las llamadas, digitalizándola.

Además, un Software de Mesa de Ayuda permitirá gestionar a los clientes, consultar información archivada sobre su historial de llamadas y datos de utilidad. Contar con estas herramientas es necesario para poder manejar mejor a los clientes potenciales que atienden la llamada.

Algunos software como ICR Evolution o Ringover cuentan con módulos de marcación predictiva y progresiva dentro del mismo sistema. Otras herramientas permiten la integración dentro de un sistema clasificador de llamadas.

3 Marcos de Escalamiento Agile para tu Proyecto

Los marcos de escalamiento agile permiten desarrollar proyectos complejos y de largo alcance, asegurando una cierta confiabilidad durante el proceso.

Estos marcos garantizan calidad en el proceso, cuando los proyectos se vuelven más complejos.

Las metodologías ágiles se han convertido en una de las más utilizadas en el mundo, ya que permiten trabajar de forma rápida, adaptándose a los cambios en la tecnología y las innovaciones del mercado.

Por esta razón, en este artículo conoceremos cuáles son los métodos de escalamiento Agile y qué herramientas te permitirán gestionarlo de forma correcta.

¿Qué son los marcos de escalamiento Agile?

Los marcos de escalamiento ágil, son metodologías de trabajo dentro de la filosofía Agile, pero adaptándose a proyectos de gran escala, donde garantizar la agilidad puede ser más complejo.

Los marcos más comunes para trabajar con metodologías ágiles, ya los hemos analizado, se trata de scrum, XP y Kanban. Estos marcos son útiles para equipos pequeños, de cinco a nueve miembros, pero no para equipos de gran escala.

Los marcos de escalamiento de métodos ágiles establecen las pautas, técnicas, herramientas, procesos y roles, que aseguran que el trabajo con cientos de profesionales, siga siendo coordinado y fácil de administrar, con un formato agile.

Los marcos de escalamiento agile garantizarán:

  • El valor comercial inicial.
  • El tiempo y los costos.
  • Menor riesgo de entrega.

Y todo esto en diferentes áreas de la empresa, coordinando grandes equipos de trabajo.

En pocas palabras, los marcos de escalamiento, son de métodos ágiles puros, modificados para que cumplan su función en grandes equipos.

¿Cuándo usar el escalamiento de métodos ágiles?

El escalamiento de métodos agile, se utiliza cuando una empresa ha tenido éxito con las metodologías ágiles en pequeños proyectos, y quieren llevarla a escalas mayores.

Se asume que las empresas que buscan el escalamiento de métodos ágiles, ya han evaluado su nivel de aptitud para la adopción ágil.

El principio fundamental del scaled agile es que el tamaño del equipo no aumenta, sino que la cantidad de equipos aumenta y los marcos introducen más formas de organizarlos.

Par poder implementarlo, primero es necesario aplicar una evaluación, y contar con el apoyo de toda la empresa para poder escalar el método ágil.

Métodos de escalamiento Agile

Antes de elegir un método, es importante que contestes algunas preguntas que te permitirán elegir mejor el marco agile adecuado.

-¿Cuál es la estrategia empresarial y cómo ha ayudado el escalamiento agile?

 -¿Cuántos proyectos ágiles se planean y cuántos equipos lo llevarán a cabo?

-¿El personal está capacitado para mantener un alto rendimiento?

-¿Cuál es el tamaño y la complejidad promedio de los proyectos ágiles?

-¿Qué beneficios adicionales son posibles aplicando marcos de escalamiento agile?

-¿Qué métricas se aplicarán?

Una vez respondidas estas preguntas, podrás definir mejor el marco adecuado.

Los scaled agile más populares son:

  • Large-Scale Scrum (LeSS).
  • Scaled Agile Framework, Marco ágil escalable (SAFe).
  • Disciplined Agile, Entrega agile disciplinada (DAD).

Scaled Agile Framework (SAFe) Marco ágil escalable

SAFe incorpora la planificación en los niveles de equipo, programa y cartera, para que las organizaciones puedan construir una solución para toda la empresa, en lugar de un equipo o proyecto.

Los equipos utilizan prácticas de Scrum y XP para definir, construir y probar software de trabajo cada dos semanas.

Los roles serán los mismos que en los métodos ágil puro:

  • Scrum Master.
  • Product Owner.
  • Equipo de desarrollo.

La configuración completa de estos marcos de escalamiento Agile consta de cuatro niveles:

 Equipos: estos se basan en los fundamentos de Scrum. Se trata de equipos de diferentes áreas, que trabajan en sprints facilitados por un Scrum Master. Nada muy diferente a los sistemas Scrum puros.

Programa: el programa resume un cronograma de reuniones de varios equipos, donde se coordinan los entregables del proyecto, en aproximadamente cinco sprints.

Gran Solución: cuando se trata de un escalonamiento que incluye a más de 150 personas, los equipos suman nuevos agentes, para garantizar la calidad del producto.

Portafolio: este Scrum escalado, llega a su nivel más alto, cuando se involucran los encargados de gestión de carteras. Estos gerentes son responsables de los planes estratégicos y presupuestos que se designarán a los equipos. Al incorporar este nivel, las empresas pueden pensar en un presupuesto general, y no en pequeños presupuestos para cada equipo Scrum.

En resumen el sistema SAFe permite exportar el método Scrum a niveles más altos dentro de la empresa.

Marcos de escalamiento agile: LeSS (Large-Scale Scrum)

El método LeSS busca reducir la metodología Scrum a sus niveles básicos, para poder expandirlos a diferentes equipos.

Es decir, se toma Scrum y se lo resume a su nivel básico, luego se integran nuevos equipos (uno a la vez), que serán coordinados por el mismo Product owner.

Cada equipo responderá al mismo Product Backlog, y si bien funcionará de forma autónoma (con sprints propios), también compartirá ciertos hitos del proyecto, para llevar sprints sincronizados. Estarán juntos en:

  • Planificación del sprint o Sprint Planning.
  • Revisión del sprint o Sprint Review.
  • Sprint Retrospective.

Entrega agile disciplinada (DAD)

Este escalamiento de métodos ágiles, se centra en las figuras que cumplen los roles principales dentro de un proyecto en Scrum. Genera también la figura de un arquitecto principal, que estará a cargo de la coordinación, más allá de la cantidad de personas involucradas.

Los roles principales del equipo: líder del equipo, Product Owner, Scrum Master y los stakeholders siempre están presentes, independientemente del tamaño de equipo de desarrollo.

A diferencia de SAFe, DAD se basa más en objetivos, lo que permite hacer más flexible el ‘cómo’, al enfocarse en el ‘Qué’

Herramientas para mejorar el escalamiento

Los tres marcos de escalamiento agile, deben poder coordinarse con herramientas que faciliten cada hito del proceso Scrum a gran escala.

Existen software que te permitirán gestionar un sistema Scrum escalado o cualquier otro método ágil que decidas implementar, es el caso de Monday, Wrike o Trello.

Un software de gestión ágil, te permitirá:

  • Mantener un flujo de comunicación constante con todos los equipos, coordinarlos y monitorear su progreso.
  • Medir el rendimiento parcial y total de los diferentes equipos.
  • Actualizar cambios en el backlog, notificando de forma automática a todos los equipos, mediante el software.
  • Organizar grandes equipos, desde un mismo lugar, para gestionar su progreso y revisar en detalle sus actualizaciones en el sprit.

Referencias:

“Comparison Of Scaling Agile Frameworks: Which One Should You Choose?”. 2021. Visual-Paradigm.Com. https://www.visual-paradigm.com/scrum/scaling-agile-frameworks-comparison/.