Estructuras organizacionales

Las estructuras organizacionales son de los elementos más importantes al momento de gestionar un proyecto, sea cual sea la magnitud de este.

Su correcta ejecución repercute en distintos flujos de información  y distribución de responsabilidades dentro del grupo de trabajo.

Es un factor capaz de afectar considerablemente la disponibilidad de los recursos, incluso puede influir de forma concluyente en la dirección misma del proyecto.

En este artículo expondremos lo que es la estructura organizativa de un proyecto y determinaremos cual es la mejor forma de estructura.

¿Qué es la estructura organizativa de un proyecto?

La estructura organizativa de un proyecto es el conjunto de tareas en las que se divide el trabajo. Son todas esas relaciones que determinan de manera formal las funciones que deben de cumplir cada unidad, incluyendo los procesos de comunicación en la organización.

Existen tres tipos de estructuras organizacionales:

La estructura funcional

Se trata de una estructura jerárquica clásica en la que cada empleado debe de responder a un superior definido. Cada miembro responde solo al superior de su determinado departamento. Por lo que la línea de comunicación directa entre los niveles inferiores y superiores es esencial.

La estructura orientada a proyectos

Está orientada a completar proyectos, por lo que cuenta con un equipo dedicado a tiempo completo al trabajo. Quien está en el nivel máximo dentro de la organización es el director del proyecto en cuestión.

La estructura matricial

Aquí se mezclan características de las estructuras organizacionales funcionales y orientadas a proyectos. Este tipo de estructura es frecuente en muchas empresas de servicios y también en organizaciones emergentes que crecen rápidamente.

¿Cuál es la mejor estructura organizacional para un proyecto?

La preparación de cada objetivo, la descripción del alcance del proyecto y realizar un diagrama de Gantt o cronograma son pasos esenciales cuando se busca decidir cuál es la mejor estructura organizacional para un proyecto. Un buen gestor de proyectos sabe cuál va a ser la situación del proyecto en cada caso y sabe  adaptarse a las circunstancias.

No hay nada especifico que señale cual de todas las estructuras organizacionales es la mejor. Aunque la orientada a proyectos pareciera ser la más óptima, son los objetivos de la organización y su cultura de trabajo lo que determinan como tal cuál es la mejor a utilizar para dicha organización.

Las herramientas que pueden ofrecer algunos Software de Gestión de Proyectos pueden ayudar sacarle mejor provecho a las estructuras organizacionales.

Por ejemplo, Wrike y Trello son herramientas que te pueden ayudar a dividir tu trabajo las tareas en función de las estructuras organizaciones. Ambas permiten visualizar cada paso y facilitan la comunicación entre los empleados y sus superiores de una organización empresarial.

Diagrama de red

El diagrama de red se utiliza para la preparación y análisis de un proyecto. Se vale de una combinación de nodos y flechas para representar gráficamente las actividades o tareas de ese determinado proyecto y todas las relaciones entre esas mismas actividades.

En este artículo expondremos lo que es un diagrama de red para un proyecto y quédatos pueden obtenerse del mismo una vez esté trazado.

Qué es un diagrama de red para un proyecto

Un diagrama de red es una representación gráfica que muestra el orden en que deben completarse las actividades de un determinado proyecto.

Los elementos terminales del proyecto se organizan secuencialmente en función de la relación que exista entre ellos. Además, se especifican atributos en cada uno de los nodos del diagrama.

Por lo general, el grafico se dibuja de izquierda a derecha para reflejar la cronología del proyecto. Eso facilita que se definen claramente las precedencias y las relaciones entre cada una de las tareas.

Cómo hacer un diagrama de red de un proyecto

Para entender cómo hacer un diagrama de red de un proyecto, primero se tiene que dejar claro que esta es una herramienta más útil en proyectos pequeños, donde se manejen una cantidad disminuida de actividades.

Si se tiene un plan de proyecto complejo con muchas actividades, es mejor valerse de algún Software de Gestión de Proyectos. Y es que con tantas tareas, no solo se hace más difícil crear manualmente el diagrama de red, sino que también requiere de mucho más tiempo y recursos el mantenerlo actualizado.

La mayor ventaja de contar con las herramientas de un software gestión de proyectosOracle o Smartsheet, por ejemplo­– es que podemos calcular las horas de inicio y finalización del proyecto automáticamente de acuerdo con las dependencias y restricciones que se han definido.

Por otro lado, se puede calcular la ruta crítica automáticamente. Además, se necesita mucho menos tiempo y esfuerzo en crear el plan general del proyecto.

Qué datos se pueden obtener una vez trazado el diagrama de red

El diagrama de red puede ayudar al director del proyecto y al equipo en general durante las fases de planificación y organización. Además, se pueden sacar determinados datos útiles que sirven para llevar a cabo el proyecto. Entre ellos, tenemos:

  • Se puede justificar el tiempo estimado para el proyecto.
  • Se muestran las interdependencias que existen entre las actividades.
  • Se muestra el flujo de trabajo de las actividades del proyecto.
  • Se muestra el orden de las actividades y la duración de cada una, de esta manera se hace más fácil comprimir el resto.
  • Se muestra el progreso del proyecto en general.

Mapas mentales

Los mapas mentales son una forma muy eficaz de obtener información de manera rápida y ágil. Por esa razón es común verlos durante la planificación de un proyecto. En él se enumeran las metas y objetivos de manera fácil y simple.

El mapa mental utiliza de forma constructiva las herramientas de imaginación, asociación y ubicación. La estructura organizativa empieza desde el centro y se usan líneas, símbolos, palabras, colores e imágenes con conceptos simples y amigables para el cerebro.

En este artículo expondremos lo que es un mapa mental y ejemplo de cómo se usa uno durante la gestión de proyectos.

Qué es un mapa mental y ejemplo

Es un diagrama hecho para representar tareas, palabras clave, conceptos o elementos vinculados y organizados en torno a un tema central mediante un diseño gráfico no lineal.

A través del uso de este tipo de herramientas, una larga lista de información monótona se puede convertir en un diagrama colorido, memorable y altamente organizado. Cualquiera que observe detalladamente el mapa mental puede construir un marco intuitivo alrededor de ese concepto central que se quiere plantear.

Los mapas mentales también son una manera fácil de generar ideas de forma orgánica sin preocuparse por el orden y la estructura. La información se expande en todas direcciones con conceptos relacionados entre sí. Por ello, este tipo de diagrama es ideal cuando se quiere hacer una lluvia de ideas o durante la organización de información espontánea.

Gestión de proyectos con mapas mentales

La gestión de proyectos con mapas mentales le permite a los Project Manager tener un mejor control de los procesos que están ejecutando. Y todo gracias al hecho de tener cada objetivo, procedimiento y plazos establecidos en un mapa mental como un esquema visual de los procesos de pensamiento de quien lo ejecuta.

Mediante la fase de creación de este tipo de diagrama, cada elemento del proyecto se conecta y así se reúne, analiza y gestiona cada objetivo de manera sencilla.

No es necesario preocuparse por una estructura, lo importante es dejar la información que se quiere plantear de forma que esta se puede entender.

El mapa mental funciona a modo de guía para quienes trabajan en el proyecto. De esa forma aumenta la productividad y garantizando el manejo de la información de manera precisa.

Diversos Software de Gestión de Proyectos poseen en su plantillas para usar estas estrategias visuales. Con Wrike puedes representar tus tareas de manera más fácil con la elaboración de mapas mentales. Esta herramienta te permite añadir imágenes y símbolos a los diagramas, así podrás organizar fácil y rápidamente los conceptos vinculados al proyecto.

Línea de tiempo

La línea de tiempo sirve cuando se necesita representar con un orden cronológico una serie de procesos. Estos diagramas pueden estar orientados de manera vertical u horizontal. Incluso, pueden tener forma de gráfica con dos ejes.

También conocidas como cronograma, las líneas de tiempo en la gestión de proyectos han demostrado ser una herramienta muy simple pero eficaz. Y es que se suelen usar para administrar el ritmo de los proyectos de principio a fin.

Si lo que se quiere es representar un orden secuencial, lo mejor es dibujarla horizontalmente, de izquierda a derecha. Para algunos, sin embargo, la línea de tiempo en vertical es más flexible y fácil de comprender.

Tanto la versión horizontal como vertical son igual de buenas para representar eventos históricos, preparación de proyectos o creación de productos.

Otra forma de representar una línea de tiempoesen gráfica. En esta forma se vuelven especialmente útiles para los equipos financieros o cualquier otro grupo que trabaje con finanzas.

Cómo hacer una línea de tiempo online

Para buscar cómo hacer una línea de tiempo online, lo primero es elegir una web o software donde se pueda realizar. Luego, hay que reunir y ordenar todos los datos históricos que se van a usar.

Se debe empezar por la fecha más antigua o la más reciente y terminar con una última fecha que refleje el límite del proyecto o que exprese un acontecimiento en específico.

Seguidamente, se selecciona la lista de figuras que se quieren utilizar en la línea del tiempo y se arrastran sobre el lienzo. Se pueden escoger distintas figuras dependiendo de la web o aplicación, desde un bloque grande hasta una línea muy delgada.

Después se marcan las fechas para visualizar las medidas y el marco de tiempo. Dependiendo del tema, la línea de tiempo puede reflejar años, meses, semanas o incluso horas y minutos.

Se pueden también agregar hitos e intervalos para reflejar acontecimientos indicadores o períodos especiales.

Por último, se le da un nombre a la línea de tiempo y se comparte con el grupo de trabajo. Si la aplicación o web lo permite, se puede exportar en diferentes formatos de archivo para ser compartido por correo electrónico o en aplicaciones populares como Slack o Confluence.

Líneas de tiempo en la gestión de proyectos

Las líneas de tiempo se pueden usar en la gestión de proyectos, como elementos visuales sencillos que comunican y brindan contexto histórico al proyecto.

Los gerentes de diferentes tipos de proyectos pueden beneficiarse de la facilidad con la que se puede crear y organizar una línea de tiempo. Con la que pueden administrar el ritmo de los proyectos de principio a fin.

Para elaborar líneas de tiempo, un Software de Gestión de Proyecto como Monday te permitirá observar el estado o el estatus de una actividad de acuerdo con la programación que le hayas dado. GanttPRO es otra excelente herramienta crear líneas de tiempo a través Microsoft Project y con la opción de un diagrama de Gantt.

Modelo de Desarrollo en cascada

En el desarrollo de software, el desarrollo en cascada tiende a estar entre los enfoques menos iterativos y poco flexibles de todos. Y es que establece rigurosamente cada etapa del ciclo de vida del software desde el inicio.

Pero, al mismo tiempo, es el enfoque más sencillo de implementar y, dependiendo del proyecto, puede que se trate de la opción más viable.

El desarrollo en cascada es, sin duda, el modelo más adecuado para proyectos con requisitos bien definidos, donde no se esperan cambios.

Si bien el uso del modelo en cascada ha disminuido en los últimos años a favor de las metodologías agiles, este sigue siendo un proceso de diseño de software común en la industria.

En este artículo expondremos lo que es el desarrollo en cascada y qué proyectos de software son los más adecuados para su implementación.

¿Qué es el desarrollo en cascada?

El desarrollo en cascada es un desglose de las actividades del proyecto en fases secuenciales y lineales. Es decir, el inicio de una fase depende de los entregables de la anterior, lo que corresponde a una especialización de tareas.

El progreso del proyecto de desarrollo en cascada fluye en dirección hacia abajo (como una cascada) a través de fases muy específicas, que son: análisis, diseño, implementación, pruebas, despliegue y mantenimiento. Cada resultado obtenido de la fase anterior sirve como hipótesis de partida para iniciar.

Este modelo permite transmitir la información de una fase a otra de manera incremental. Y ya que se inicia con la documentación del análisis de los requisitos, el proceso de desarrollo se vuelve fluido y sencillo.

Las herramientas que ofrecen diversos Software de Gestión de Proyectos pueden ayudar a sacarle mejor provecho al desarrollo en cascada. Opciones como GanttPRO, Monday y Oracle Primavera son muy útiles porque puedes emplear un calendario para planificar desde un inicio las fases secuenciales del proyecto.

Proyectos de software que pueden adaptarse al desarrollo en cascada

Los proyectos que mejor se pueden ajustar al modelo de cascada se encuentran en las industrias que requieren softwares que controlen muchas variables. Igualmente en aquellos proyectos donde los requisitos y procesos se puedan detallar de forma concisa durante la planificación.

Los proyectos de software con procedimientos estrictamente lineales también son buenos adaptándose al desarrollo en cascada, especialmente aquellos proyectos que sean pequeños y con una estructura clara.

El modelo en cascada también se utiliza para desarrollar aplicaciones empresariales, como lo son los sistemas de gestión de relaciones con el cliente, los sistemas de gestión de cadena de suministro, los sistemas de gestión de inventario, etc.

Te invitamos a leer mucho más acerca de la Gestión de proyectos en cascada por si quieres obtener más información.

Fases de la metodología híbrida

Durante las fases de la metodología híbrida se busca tener flexibilidad en cada tarea y solo el inicio del proyecto está definido con firmeza.

El trabajo se divide de arriba hacia abajo en distintas fases y subfases, donde cada período tiene su acumulación. Veamos cuáles son las fases de la metodología híbrida.

Fases de la metodología híbrida

Requerimientos

La función de esta primera fase establece para qué sirve un sistema, qué es lo que debe hacer. Tanto el técnico cómo el cliente deben valorar los resultados de cada procedimiento y es en esta fase en la que se le suministran de ambos (técnico y cliente) de los medios para hacer tal valoración.

Diseño

Esta fase permite que la estructura de los datos se defina para poder tener acceso a la base de datos. De manera que la información obtenida sea exacta y actualizada.

Desarrollo

Aquí es donde se codifica el software, donde se le da un formato compatible con la máquina para la que está siendo fabricado.

Dependiendo de las necesidades del proyecto, cada una de las fases puede ejecutarse en secuencia o en paralelo.

La metodología de desarrollo híbrida también permite la superposición de fases, por lo que se puede iniciar un proceso sin tener que esperar a que finalice el anterior. Claro está, siempre y cuando no haya dependencias.

Por último, las fases se dividen en varios sprints que suelen durar entre 4 y 6 semanas. A los Sprints híbridos se les pueden realizar ajustes o terminaciones si las circunstancias así lo exigen.

Ahora que hemos desglosado las fases de la metodología híbrida, expondremos un poco sobre sus características principales.

Metodología híbrida características

La metodología híbrida tiene características que combinan a las vistas en el modelo ágil y en el modelo tradicional de cascada. Cuando se quiere optar por un modelo hibrido, siempre se debe de proponer optimizar esa relación ágil-cascada que mejor se adapte a las necesidades del proyecto.

La mezcla de ambos enfoques ocurre al comienzo desde proyecto y dependiendo de cuanto tenga de cada enfoque puede denominarse metodología Wagile o Agifall.

El uso de la metodología de desarrollo híbrida ha venido aumentando de manera paulatina. Al tener las ventajas de ambos enfoques, el tradicional y el ágil, es fácil adaptar el proyecto a necesidades de cada organismo, por lo que se incrementa la productividad.

Implementar un Software de Gestión de Proyectos es una buena forma de sacarle mayor ventaja a la metodología hibrida. Por ejemplo, Wrike es bastante flexible porque se adapta a la forma de trabajo. Estos es ideal para ejecutar las fases de la metodología híbrida.

Metodología de desarrollo híbrida

La metodología de desarrollo híbrida es compatible con todas las industrias y con todos los equipos. Aun así, cuando los proyectos y los equipos son pequeños, la metodología ágil es más recomendable.

Esta metodología funciona bien para reutilizar el código de software teniendo siempre en cuenta la calidad de los productos futuros. Esto, además de proporcionar flexibilidad, supone gran velocidad de entrega, a la vez que se mantiene al cliente al tanto del nivel de calidad del producto final.

La metodología híbrida es ideal para un proyecto que involucra tanto el desarrollo de software como el de hardware.

A la metodología ágil proveniente del desarrollo de software y el modelo cascada que se deriva del mundo de la manufactura, se unen y se emplean en el modelo hibrido. De esa manera, se cubren ambos campos.

Antes de finalizar, te sugerimos que revises nuestra lista de Software de Gestión Ágil para que las emplees en las distintas fases de la metodología híbrida. Monday y Trello te serán muy útiles.

Si quieres ahondar en el tema, te invitamos a leer acerca de la Gestión híbrida de proyectos.

Referencias

“The Hybrid Methodology Guide – All You Need To Know About Hybrid | Teodesk”. 2021. Teodesk. https://www.teodesk.com/blog/all-you-need-to-know-about-the-hybrid-methodology/

Herramientas colaborativas para gestionar proyectos

Las herramientas colaborativas para gestionar proyectos permiten al equipo de trabajo comunicarse, compartir archivos y colaborar en ideas con los demás miembros. Y es así a pesar de la distancia física que separa a todos.

Son piezas de software que ayudan a los gerentes y a equipos de proyectos enteros a simplificar sus tareas para lograr mejores resultados.

Las herramientas colaborativas son, en definitiva, la mejor forma de trabajar con un equipo de manera remota, especialmente si se trata de freelancers.

En este artículo expondremos cuáles son las mejores herramientas colaborativas para gestionar proyectos y su importancia en el proyecto.

Importancia de las herramientas colaborativas

La importancia de las herramientas colaborativas radica en las infinitas posibilidades de interacción que ofrecen. El auge de internet y del trabajo remoto ha convertido a las herramientas colaborativas en una necesidad que no debe ser tomada a la ligera.

Gracias al uso de este tipo de herramientas en la gestión de proyectos, se pueden poner en marcha planes que, en otros casos, serían imposibles. Así se favorece interacción y la colaboración de forma segura y remota.

Cuáles son las mejores herramientas colaborativas para gestionar proyectos

Trello

Es una herramienta colaborativa muy conocida en el campo. Es altamente personalizable para la administración de tareas y fomenta la colaboración profunda dentro del equipo.

Además, el sistema intuitivo de tarjetas, listas y tableros es muy fácil de usar. Aunque carece de funciones de administración financiera y no ofrece soporte telefónico con su plan gratuito.

Asana

Asana como herramienta colaborativa ofrece diversas formas de organizar la hoja de ruta del proyecto. Entre esas formas están incluidos el diagrama de Gantt, las listas de tareas y los tableros kanban.

El administrador de tareas y las demás funciones de administración permiten:

  • Ver las cargas de trabajo individuales y de equipo.
  • Establecer la capacidad de carga de trabajo individual.
  • Asignar un nivel de esfuerzo específico para cada tarea.

Monday

Es un software extremadamente intuitivo. Si bien no es la opción más barata, vale la pena pagar por todas las funcionalidades de esta herramienta colaborativa. Ofrece una interfaz amigable con diseños simples y personalizable, capaz de adaptarse muy bien a cualquier equipo y proyecto.

Conclusión

Nunca es fácil lograr una cooperación 100 % productiva y armoniosa en el equipo. Para lograrlo, se debe recurrir no solo a herramientas colaborativas, sino también a otros software capaces de fortalecer eficazmente al equipo al momento de gestionar el proyecto.

Los Software de Gestión de Proyectos y los Software de Gestión Ágil permiten acceder a muchas herramientas extra útiles qu, en sintonía con la herramientas colaborativas para gestionar proyectos, facilitan mucho el trabajo. }

Monday, por ejemplo, facilita la colaboración entre los miembros del equipo que gestionan proyectos, a la vez que ayuda a incrementar la productividad. Con este software todo el quipo dispone de un tablero con el que se realiza un seguimiento del trabajo individual.

Otra herramienta colaborativa muy útil es GanttPRO, que es ideal para hacer seguimientos de los procesos y para elaborar diagramas de de Gantt.  

Pmbok vs Scrum

Existe un fuerte debate entre Pmbok vs Scrum. El primero es una especie de guía para el conocimiento de la gestión de proyectos, de la que podemos sacar técnicas y herramientas muy útiles. Mientras que el segundo es un framework ágil que se ha vuelto muy popular en la gestión de proyectos, especialmente de software.

Pmbok (Project Management Body of Knowledge) es un marco general, aplicable a cualquier tipo de proyecto. Por lo que una metodología específica como Scrum no es apta para hacer una comparación directa.

Al ser un conjunto de prácticas, no se prescribe ningún método específico para trabajar cuando se trata de Pmbok. En ese artículo veremos las diferencias entre Pmbok vs Scrum.

¿Qué es mejor Pmp o Scrum?

La efectividad de cualquier metodología dependerá de su encaje dentro de la empresa y de su correcta implementación. Por lo que buscar si es mejor Pmp o Scrum resulta complicado.

PmP (Project Management Professional) es una certificación de la PMI, una organización estadounidense que asocia a profesionales relacionados con la gestión de proyectos y es reconocida por muchas organizaciones a nivel mundial.

Scrum, por otra parte, si es una metodología de gestión de proyectos que se ha vuelto muy popular en proyectos de desarrollo de software. Claro, también es aplicable a cualquier tipo de proyecto. En general, el buen desenvolvimiento de PmP o Scrum y sus resultados dependerán del entorno específico en el que estén y del tipo de proyecto que se esté manejando.

Cómo se relaciona Pmbok y Agile

PMBOK supuestamente es muy rígido y tiene poco margen de flexibilidad. Por lo que algunos expertos afirman que no se adapta a la mayoría de los entornos actuales, los cuales se han vuelto cada vez más complejos y cambiantes.

La manera en cómo se relaciona Pmbok y Agile no es mutuamente excluyente, más bien es al contrario, ya que ambos procesos pueden llegar a complementarse. Las metodologías ágiles como Scrum son prácticas y, por lo general, más fáciles de aplicar que el PMBOK.

Diferencias entre Pmbok vs Scrum

Cuando hay que comparar Pmbok vs Scrum es necesario saber que hay diferencias claves para poder separar ambos procesos.

Pmbok proporciona una visión global y general de muchos aspectos de la gestión de proyectos y es útil para cualquier entorno independientemente de la metodología elegida.

Scrum, por otro lado, es un enfoque muy dinámico que promueve un cambio de cultura laboral, incluso cuando no se sigue de forma pura y solo se ponen en práctica algunos de sus elementos.

Ambos procesos tienen beneficios propios y lo conveniente es elegir uno o el otro con base a los proyectos que mejor se le adecuen. Incluso, existe el hecho de complementar ambos.

Aparte, existen herramientas que ofrecen los Software de Gestión de Proyectos y los Software de Gestión Ágil que pueden ayudar a sacarle mejor provecho a estos procesos. Por ejemplo, Wrike es muy viable porque con una sola herramienta se pueden gestionar varios proyectos. Además, facilita el trabajo colaborativo.

Monday también es una excelente opción porque su interfaz es perfecta para cualquier tipo de proyectos. Tiene herramientas de colaboración que son útiles en el desarrollo de metodologías ágiles.

Para que puedas comparar Pmbok vs Scrum, también puedes leer Gestión de Proyectos PMBOK: ¿Cómo funciona?

Pmbok vs Prince2

Cuando hablamos de Prince2 vs Pmbok se debe hacer hincapié en que ambos procesos adoptan enfoques distintos para la presentación de su material.

Estos enfoques tienen propósitos diferentes y, por lo tanto, no son directamente comparables como tal.

El Pmbok documenta un conjunto de terminología estándar, donde todo ese conocimiento y directrices se describen como un modelo para la gestión de proyectos.

Mientras que Prince2 se describe a menudo como un proceso prescriptivo. Primero relata en un proyecto lo qué se debe hacer, luego, quién debe hacerlo y, por ultimo, cuándo se debe hacer.

En este artículo haremos una comparación entre Prince2 vs Pmbok. Además, veremos las semejanzas que existe entre ambos procesos.

Cuadro comparativo Pmbok y Prince2

A continuación se muestran las diferencias entre Prince2 vs Pmbok

PmbokPrince2
Está más orientado a los Project managers.Está orientado a la organización en general.
Incluye en sus procesos las habilidades de gestión e interpersonales de cada persona.No les presta atención a las habilidades interpersonales individuales.
Abarca la gestión de adquisiciones.No incluye gestión de adquisiciones.
Describe con hincapié cada técnicas que debe usarse al gestionar el proyecto.Apenas describe las técnicas que deben usarse al gestionar un proyecto.
Está completamente orientado a la finalización del proyecto.Está orientado a la consecución del Business Case.

Semejanzas entre ambos procesos

Como vimos, Pmbok y Prince2 son diferentes en cierto sentido. Sin embargo, los dos procesos están basados en buenas prácticas aplicables a proyectos de cualquier tamaño y de cualquier sector.

Ambos se basan en conseguir productos y no en realizar tareas o actividades como tal. Por lo que su combinación es capaz de mejorar la calidad del producto y de los servicios realizados por la empresa.

Los 4 elementos integrados de Prince2 son: principios, temas, procesos y personalización. Estos forman una metodología integral que se puede aplicar fácilmente a cualquier proyecto y se puede combinar fácilmente con las prácticas y patrones que exige la guía Pmbok.

Ambos procesos, Prince2 vs Pmbok, tienen sus puntos fuertes y sus debilidades. Por lo que es mejor elegir uno o el otro con base a los proyectos que mejor se adecúen.

Además, las herramientas que ofrecen los Software de Gestión de Proyectos y los Software de Gestión Ágil pueden ayudar en el progreso del proyecto. Esto es especialmente útil durante el uso combinado de ambos procesos.

Wrike permite diseñar la estructura de trabajo acorde con cada proyecto e integra herramientas de colaboración. Monday es otra magnífica opción porque tiene capacidades que se amoldan a cualquier proyecto y tipo de negocio.

Referencias

Buehring, Simon. 2021. “PRINCE2 Vs PMBOK | PMBOK Vs PRINCE2 “. Knowledge Train. https://www.knowledgetrain.co.uk/project-management/pmi/prince2-and-pmbok-guide-comparison.

Modelo incremental fases

El modelo incremental fases permite el mejor el resultado posible. En cada fase, el cliente puede dar su opinión para así evitar cambios bruscos durante el desarrollo del proyecto.

Las fases por las que deben pasar todos los incrementos no son necesariamente rígidas gracias que el modelo incremental es adaptable a las necesidades del proyecto.

Al final, el producto es probado ante el cliente y se toma en cuenta cualquier comentario que surja para el desarrollo del siguiente incremento.

Veamos a continuación cuáles son las fases del modelo incremental, sus ventajas, desventajas y algunos ejemplos del modelo incremental.

Fases del modelo incremental

Las fases del modelo incremental son como especies de peldaños o secuencias que abarcan cada crecimiento o progreso del proyecto. Cada fase ayuda a concretar un objetivo específico que será necesario para alcanzar los demás. Vemos.

Requerimientos

Esta fase se refiere a todos los objetivos del proyecto, tanto el general o central como los específicos.

Se precisan las tareas e iteraciones

Ya teniendo claros los objetivos que el proyecto nos ayudará a alcanzar, la siguiente fase es definir las tareas y las iteraciones con que las que los concretaremos. Si observamos, esta fase incrementa el alcance del objetivo central en comparación con la anterior.

Diseño de los incrementos

Se define cuál será la evolución del proyecto en las iteraciones. Cada una de ellas debe superar a la que le precede para que se pueda dar el incremento.

Desarrollo del incremento

Las tareas definidas son llevadas a cabo y así los incrementos previstos son desarrollados.

Validación de los incrementos

Los responsables de la gestión de proyecto han de verificar que cada iteración culminada de los resultados esperados. Si no es así, hay que hacer una revisión de las tareas y buscar las causas de los errores.

Integración de los incrementos

Como lo indica el nombre de esta fase, se trata de integrar todos los incrementos aprobados o validados por la gestión de proyectos. Así se da la evolución global del proyecto, lo que también se conoce como línea incremental.

Entrega del producto

Una vez hecha la integración y se constante que el producto cumple con los objetivos planteados, se realiza la entrega. Este es el último paso del modelo incremental fases.

Modelo incremental ventajas y desventajas

El modelo incremental cuenta con ventajas y desventajas, las cuales son:

Ventajas

  • A medida que los componentes se van incorporando, el cliente tiene la oportunidad de cambiar los requisitos.
  • Es un modelo fácil de probar y depurar.
  • Se reduce el riesgo de cambios en los requisitos.

Desventajas

  • El modelo incremental necesita una planificación extensa para para integrar cada componente. Esta planificación puede terminar retrasando la entrega del producto.
  • El modelo Incremental no es recomendable en casos de sistemas de tiempo real o que sean sistemas de procesamiento distribuido, ni en proyectos con alto índice de riesgos.
  • Se necesita un diseño adecuado para integrar cada componente.

Modelo incremental ejemplo

Supongamos que un ingeniero está pensando en desarrollar un software para procesar textos. El modelo incremental requerirá que el desarrollo se haga por fases y la planificación administrativa y técnica es muy importante. Primero hay que enfocarse en el procesador de textos con sus componentes básicos. Por ejemplo, la creación de un archivo y la edición del mismo.

En segundo lugar, pueden agregar funciones como el corrector ortográfico y gramatical, además de añadir opciones vinculas con el diseño del documento. En tercer lugar, el poder incluir imágenes, cuadros y crear gráficos estadísticos. Y así, hasta que se cumpla con el objetivo central.  

El cliente podrá ir viendo cada avance, corrigiendo y aprobando cada paso. Esto explica el modelo incremental fases.

Para implementarlo, puedes usar un Software de Gestión de Proyectos como Jira y Easy Projects permiten gestionar proyectos implementando el modelo incremental. Con ellos se pueden hacer y controlar cambios en los proyectos que ejecutes.

Referencias

T, Neha. 2020. “What Is Incremental Development Model? Characteristics, Use, Types, Advantages & Disadvantages – Binary Terms”. Binary Terms. https://binaryterms.com/incremental-development-model.html.

Cómo funciona el modelo incremental

Dentro de las tantas opciones que la gestión de proyectos tiene para el desarrollo de software, el modelo incremental es una de las mejores. Es útil cuando el equipo no tiene la suficiente experiencia o cuando hay objetivos de riesgos altos. Por ello hay que saber cómo funciona el modelo incremental.

Este modelo hace posible que no se repitan procesos en el desarrollo de software y el cliente puede tener avances progresivos. Veamos cómo funciona y dónde se aplica el modelo incremental.

Cómo funciona el modelo incremental

Para entender cómo funciona este modelo de desarrollo de software, primero debemos tener claro que el mismo trabaja mediante un proceso progresivo. En otras palabras, se van añadiendo tareas completadas de manera continúa hasta que se logra el sistema completo.

El primer incremento es, a menudo, un producto central en el que se abordan los requisitos básicos. Como resultado, se minimizan los costos de tomar una decisión y el cliente obtiene una funcionalidad importante desde el principio.

En cada etapa del proceso de toma de decisiones se considera una pequeña cantidad de alternativas y consecuencias. El modelo incremental funcionará debidamente solo en situaciones en las que la toma de decisiones y la implementación continua, son aceptables. Es una razón más para saber cómo funciona el modelo incremental.

Una vez que el cliente analiza el producto principal, se planifican los pasos para el siguiente incremento y se agregan las características complementarias necesarias.

Ya hemos analizado cómo funciona el modelo incremental, ahora expondremos dónde debe  aplicarse y además hablaremos un poco sobre la metodología evolutiva incremental.

Dónde se aplica el modelo incremental

El modelo incremental es uno de los modelos más adoptados de proceso de desarrollo de software y se utiliza más en empresas basadas en aplicaciones y productos web.

Cuando el proyecto tiene cronogramas de desarrollo prolongados es donde mejor se aplica el modelo incremental. Además, cuando se entrega un incremento es imposible realizarle cambios. Así que es vital estar al tanto de todos requerimientos desde el inicio.

Si los requisitos del sistema se entienden claramente y el equipo de ingeniería de software no está muy capacitado, el modelo incremental es una opción viable.

También cuando surge la demanda de un lanzamiento anticipado de un producto o si están involucradas características y objetivos de alto riesgo, el modelo incremental es una opción a considerar.

Metodología evolutiva incremental

En la metodología evolutiva incremental se asume que los requisitos de un proyecto pueden cambiar en cualquier momento del desarrollo. Las tareas están divididas en módulos o iteraciones independientes, pero no aisladas una de las otras.

En cada versión posterior de un módulo incremental se va agregando una nueva función a la versión anterior. Todos y cada uno de los módulos pasan por cuatro fases: análisis de requisitos, diseño, implementación y prueba. Es así cómo funciona el modelo incremental.

Los Software de Gestión de Proyectos en conjunto con el buen desarrollo de la metodología evolutiva incremental, pueden sacar a flote hasta el más complicado de los proyectos. Por ejemplo, GanttPRO es ideal porque permite hacer configuraciones sobre la prioridad de tareas que son tan importantes al cuando deseamos cómo funciona el modelo incremental.

Mondey y Smartsheet permiten elaborar calendarios con los que se ejecuten ordenadamente las tareas e iteraciones. Así que también son excelentes opciones.

Qué es el modelo incremental

El modelo incremental se centra en generar software operativo de forma rápida pero admisible. Los requisitos del proyecto tienen una prioridad asignada, cada cual entregado según el orden de incremento correspondiente.

En las etapas más tempranas del ciclo de vida del proyecto, los procesos formados proporcionan al usuario o al cliente funcionalidades precisas. Y sucede aunque el producto esté en una versión incompleta.

Hoy hablaremos de este modelo, el cual se ha convertido en uno de los más usados en el desarrollo de software. Y es así especialmente si los requisitos se dividen en muchos módulos independientes.

Qué es modelo incremental

Es un ciclo de vida que ocurre en el desarrollo de software. Este modelo descompone un proyecto en una sucesión de agregados denominados incrementos. Estos agregados conforman un fragmento de la funcionalidad total del producto.

Este es un modelo prescriptivo que entrega un componente de trabajo con cada incremento. Cada etapa debe desarrollarse debidamente. Es decir, con sus requisitos, diseño, codificación y, por último, sus módulos de prueba correspondientes.

Una vez que estos módulos se hayan dividido, el desarrollo incremental se llevará a cabo en pasos. De esa manera se abarca todo el análisis, diseño, implementación, realización de todas las pruebas y mantenimiento necesarios.

La funcionalidad desarrollada en cada etapa se agregará a la funcionalidad llevada a cabo anteriormente. Esto último se repite hasta que el software esté completamente desarrollado.

Este modelo posibilita entregas parciales de los proyectos. Para sacarle el mejor provecho a un proyecto a través de un modelo incremental, un Software de Gestión de Proyectos es ideal.

Uno de ellos es Smartsheet, pues cada progreso del proyecto tiene un seguimiento gracias al manejo de un calendario. Su enfoque colaborativo permite que los miembros del equipo agregue información de forma ordenada.

Los Software de Gestión Ágil también son útiles para sacarle aprovechar más eficientemente el modelo incremental. Por ejemplo, con Jira Software se podrá supervisar cada etapa, cada agregado que se haga del proyecto.  

Importancia del modelo incremental

La principal importancia es que divide el desarrollo de software en submódulos. Cada submódulo se va a desarrollar siguiendo procesos incrementales. Al hacer esto, el modelo nos asegura que no nos estamos dejando de lado ningún objetivo en el desarrollo del software.

El objetivo final del proyecto está respaldado con este modelo. Y es que con cada incremento también se está probando el producto. Así, se asegura que el software final esté libre de defectos. Al mismo tiempo, se constata que cada etapa es compatible con las etapas de desarrollo hechas previamente y con las futuras.

Te invitamos a leer cómo funcionan el incremento de producto Srcum para que ahondes sobre el tema. Conocer este funcionamiento es importante para conocer la lista de requerimientos en el desarrollo de un Product Backlog.

Referencias

T, Neha. 2020. “What Is Incremental Development Model? Characteristics, Use, Types, Advantages & Disadvantages – Binary Terms”. Binary Terms. https://binaryterms.com/incremental-development-model.html.

Model, Incremental. 2020. “Incremental Model | What Is Incremental Model With Examples?”. EDUCBA. https://www.educba.com/incremental-model/.

Gestión híbrida de proyectos

En la gestión híbrida de proyectos puedes tomar cualquier metodología y combinarla con otra para crear una completamente nueva. Por sus grandiosos resultados, este enfoque híbrido se está convirtiendo en una alternativa de peso muy importante para las corporaciones que quieren alcanzar sus objetivos.

El enfoque híbrido agile y cascada se está convirtiendo en la mejor combinación para implementar prácticas positivas de mejoramiento de procesos y desarrollo de productos innovadores. Esta gestión híbrida permite introducir algo nuevo que funciona de mejor manera para un proyecto en específico.

Es por eso que en este artículo expondremos lo que es la gestión híbrida de proyectos y algunos ejemplos de la metodología híbrida.

Enfoque híbrido agile y cascada

En el enfoque híbrido agile y cascada, la flexibilidad y la adaptabilidad tan propia de Agile se combina con el enfoque tradicional más rígido de la gestión de proyectos en cascada. La ventaja de esta gestión de proyectos combinada es que permite sacar lo mejor de las dos metodologías.

Los proyectos primero se planifican con el enfoque en cascada, utilizando una estructura desglosada de trabajos, pero se ejecutan usando un método más orientado a Agile. De esta manera, se gestionan los cambios en sprints cortos y se permite reevaluar metódicamente el proyecto.

Este enfoque híbrido agile y cascada hace posible mantener la comodidad de implementar lo conocido, pero utilizando algo novedoso, combinando lo mejor de ambos mundos: La coordinación de actividades, la disciplina y el monitoreo del avance del proyecto de Cascada.

Al mismo tiempo, busca el trabajo en equipo, la adaptabilidad a los cambios sorpresivos y se promueve la satisfacción del cliente tan propia de Agile.

Las herramientas que ofrecen los Software de Gestión de Proyectos y los Software de Gestión Ágil permiten explotar aún más las ventajas de las metodólogas híbridas. Por ejemplo, GanttPRO o mondey.com son magníficas opciones.

Ejemplos de la metodología híbrida

Algunos ejemplos de la metodología híbrida son:

  • SXP, la combinación de Scrum con XP. Con este híbrido se busca aumentar la productividad mediante Scrum al mismo tiempo que se agrega valor y calidad al proyecto mediante las bases de XP.
  • EssUP (Essencial Unified Process). EssUp combina las mejores prácticas de los métodos Scrum y RUP. El objetivo de esta metodología híbrida es unir las fortalezas y disminuir las debilidades de los métodos combinados, buscando satisfacer al cliente en su totalidad a la vez que se crea un producto de calidad.
  • La combinación de Cascada y Scrum. Esta metodología híbrida, parte de Scrum a la vez que introducen ciertas características de Cascada, de esta manera los entornos que tienen escasa formación en enfoques Agile se sientan más cómodos con el proyecto y su trabajo se hace más sencillo.

Diferencias entre SAFe Agile y Agile

Las compañías que se sientan listas para implementar SAFe por lo general cuentan con patrocinio de nivel ejecutivo, un fuerte propósito de cambio y bases ya cimentadas en Scrum.

Agile está pensado para ser usado por equipos pequeños de no más de diez personas o menos. SAFe se convierte en una opción viable para aquellas empresas que quieran escalar de manera ágil sin limitarse a la cantidad de personas.

En este artículo expondremos lo que es SAFe y lo compararemos con Agile para determinar las similitudes y diferencias que existen entre ambos frameworks.

Que es SAFe

Es un framework o marco ágil para equipos de desarrollo construido sobre tres pilares que lo sustentan: Equipo, Programa y Portafolio.

Sirve como un conjunto de patrones de organización y flujo de trabajo para la implementación de prácticas ágiles dentro de una empresa.Incluye una guía estructurada sobre roles y responsabilidades, consejos sobre cómo planificar y administrar y qué valores mantener.

Los principios de SAFe influyen en las decisiones no solo de los gerentes, sino de todos en la organización y buscan condicionar la mentalidad de la empresa para evolucionar del pensamiento tradicional en cascada al pensamiento ágil.

SAFe Agile vs Agile

Al momento de hacer una comparación entre SAFe Agile vs Agile, debemos tener en cuenta que Agile es un método iterativo que se centra en la entrega continua de las tareas asignadas y funciona mejor con equipos pequeños multifuncionales.

SAFe, por otro lado, no se limita a equipos pequeños, busca mejorar la empresa en todo su conjunto, infundiendo una toma de decisiones ágil y eficiente a través de los límites funcionales y organizativos, además de cumplir con una amplia base de conocimientos con las mejores prácticas verificadas.

En el caso de organizaciones grandes, que se ocupan de proyectos grandes e intensivos, SAFe es la opción más beneficiosa, ya que utiliza una combinación efectiva de principios lean y ágiles ya existentes. Así mismo, permite a las personas combinarse en grupos grandes al centrarse en la comunicación y el control.

Conclusión de la comparativa

Cuando la empresa recién está comenzando la transición ágil, SAFe es posiblemente la opción más viable para hacerlo a gran escala. Y es que se centran en eliminar los desafíos más comunes que enfrentan los equipos al escalar de manera ágil.

Aun así, existen varios factores, como por ejemplo la implicación de la dirección en el proyecto, la estructura de la empresa, el número total de empleados que trabajan, los requisitos de las partes interesadas, etc., que influirán en la decisión de la organización de elegir el marco ágil más adecuado para sus objetivos.

Las herramientas que ofrecen los Software de Gestión Ágil ayudan al mejor desenvolvimiento de cualquier marco ágil. Opciones como monday.com, Jira Software y GanttPRO son excelentes para equipo grandes y pequeños yes ideal para diferentes tipos empresas y proyectos. En ComparaSoftware seguramente encontrarás el que mejor se adapte a tus necesidades.

Referencias

“What Is Safe? | Atlassian”. 2021. Atlassian. https://www.atlassian.com/agile/agile-at-scale/what-is-safe.

“What Is Scaled Agile Framework (Safe)? | A Guide To The Safe”. 2021. Productplan.Com. https://www.productplan.com/glossary/scaled-agile-framework/#:~:text=The%20Scaled%20Agile%20Framework%2C%20or,organizations%20have%20when%20practicing%20agile.

“Difference Between Agile And Safe Agile | Agile Vs Safe Agile”. 2021. Staragile.Com. https://staragile.com/blog/difference-between-agile-and-safe-agile.

Transición de Scrum y Kanban a Scrumban

La transición de Scrum y Kanban a Scrumban se ha estado haciendo popular en proyectos cuyo desarrollo y mantenimiento van de la mano.

Y es que Scrum, en conjunto con Kanban, está permitiendo a los equipos mejorar sus procesos de manera constante y mejor. La combinación de ambos procesos (denominado Scrumban) evolucionó a partir de una instancia de Scrum complementado con las prácticas básicas de Kanban.

Es por eso que en artículo expondremos cada una de las diferencias entre Kanban, Scrum y Scrumban, para así determinar cuál es mejor.

Qué es mejor: Scrum vs Kanban vs Scrumban

Scrum es la metodología ágil más popular para el desarrollo de software en la actualidad. Es un marco de trabajo para la gestión de proyectos donde los miembros del equipo pueden abordar procesos complejos por si solos.

Las personas en Scrum completan tareas en iteraciones cronometradas, llamadas sprints. Cada sprint contribuye a la finalización del proyecto.

Para quienes experimentan cambios frecuentes de prioridad, Scrum puede resultar demasiado limitante. No obstante, es una buena opción para equipos experimentados que trabajan en un producto a largo plazo

Kanban es una opción popular en los proyectos de mantenimiento. Se centra en mejoras continuas y graduales a lo largo del tiempo. El objetivo final no es tan importante, ya que Kanban se centra en el recorrido.

Todas las tareas se completan de forma continua. Kanban es la primera opción a elegir en un equipo de soporte y mantenimiento, puesto que la fabricación continúa de productos se adapta perfecto a este marco ágil.

Durante la transición de Scrum y Kanban a Scrumban secombinan los beneficios de ambas metodologías mediante el uso de la visualización de Kanban y la sistematización de Scrum, con la particularidad de no presentar tanta complejidad a la hora de adoptarse.

Scrumban permite beneficiarse de los conceptos iterativos, incrementales y adaptativos de Scrum, a su vez aprovechando el concepto de flujo de Kanban.

Scrumban es una buena opción al momento de querer agregar funciones de extracción o si el proyecto no cumple con las limitaciones de tiempo establecidas debido a la falta de recursos en la planificación.

Scrumban es una excelente opción para Startups y proyectos de ritmo rápido y continuo. Los equipos que prefieren dejar de lado las jerarquías por una mayor libertad también trabajan mejor en Scrumban.

Cuadro de diferencias entre Kanban, Scrum y Scrumban

A continuación presentamos un cuadro comparativo entre Scrum vs Kanban vs Scrumban

 LímitesMétricas de rendimientoRolesTamaño de la tareaReglas
ScrumCada Sprint limita la cantidad total del trabajoBurndownEspecíficos para cada miembro del equipoLo que se pueda entregar en el SprintProcesos restringidos
KanbanEl trabajo es progresivoDiagramas de flujo acumulativoNo tiene roles predefinidosCualquier tamañoProcesos flexibles
ScrumbanHay trabajo progresivo y límite opcional de tareas pendientesTiempo de ciclo promedioNo se tienen en cuentaCualquier tamañoProcesos ligeramente restringidos

Conclusión

  • La metodología que se prefiera dependerá en última instancia del tipo de proyecto que se tenga que hacer y de cómo trabaja el equipo. Independientemente del marco que se prefiera, es importante seguir las mejores prácticas para tener las mejores posibilidades de éxito.
  • Las herramientas que pueden ofrecer los Software de Gestión Ágil (por ejemplo, monday.com) ayudan al equipo a desenvolverse mejor en cualquier marco ágil.
  • Los Software para Scrum, por otro lado, son herramientas ideales para agilizar el trabajo del equipo a largo plazo, tanto en Scrum como en Scrumban. Projektron y Zentao son dos excelentes opciones.

Metodología Waterfall vs Agile: importancia

En el desarrollo de proyectos existe una rivalidad entre lo viejo y lo nuevo, y la rivalidad entre la metodología Waterfall vs Agile es un ejemplo de ello. Y si bien la primera podría considerarse anticuada, no necesariamente significa que, por eso, Agile sea mejor que Waterfall.

Ambas metodologías tienen beneficios y limitaciones y lo mejor es elegir una o la otra con base en los proyectos que mejor se le adecuen.

Es por eso que en este artículo hablaremos entre la metodología Waterfall vs Agile, las diferencias entre una y la otra y, por último, las ventajas de cada una.

Agile vs Waterfall: Diferencias

  • En Agile vs Waterfall las diferencias se hacen notar en la flexibilidad. Mientras que Waterfall es una metodología estructurada muy rígida, Agile es flexible y los cambios que puede haber en el transcurso no afectan la calidad del proyecto como tal.
  • Waterfall es un modelo con un ciclo de vida secuencial, mientras que Agile es una iteración continua de desarrollo y prueba.
  • Cuando compararnos Agile vs Waterfall, cada una tiene sus ventajas en cuanto a enfoque. Agile sigue un enfoque incremental, mientras que Waterfall es un proceso de diseño secuencial.
  • Agile realiza pruebas continuas al mismo tiempo que desarrolla el producto, en tanto que en Waterfall las pruebas se realizan después de la fase de “Construcción” del producto.
  • Agile permite cambios en los requisitos de desarrollo del proyecto, mientras que en Waterfall esto no es posible una vez que inicia el desarrollo del proyecto.

Agile vs Waterfall: Ventajas

Ventajas del modelo Waterfall

  • Es posiblemente uno de los modelos más fáciles de administrar. Cada fase tiene entregables muy específicos y un proceso de revisión bastante sencillo de llevar.
  • Funciona muy bien en proyectos de menor tamaño donde los requisitos son fácilmente comprensibles.
  • Para gestionar dependencias, es posiblemente la opción más rentable.
  • Tanto el proceso como los resultados están bien documentados.
  • Este método es fácil de adaptar al cambiar de equipo.
  • La entrega del proyecto es relativamente rápida.

Ventajas del modelo Agile

  • Este un proceso centrado en el cliente. Por lo tanto, el usuario siempre está continuamente involucrado en cada etapa. Así que las posibilidades de que el producto le disguste son mínimas.
  • Los equipos ágiles se autoorganizan y viven buscando motivación.
  • El modelo Agile asegura que se mantenga la calidad en el desarrollo del producto, ya que cada fase está comprometida con dicha calidad.
  • En el progreso incremental tanto el cliente como el equipo saben exactamente lo que está completo y qué no. Esto reduce riesgos en el proceso de desarrollo.

Finalmente hay que destacar que existen herramientas que ofrecen los Software de Gestión de Proyectos (como monday.com) y los Software de Gestión Ágil (Wrike, por ejemplo) que potencian aún más el uso de cada metodología.

Referencias

“Agile Vs Waterfall: Know The Difference Between Methodologies”. 2021. Guru99.Com. https://www.guru99.com/waterfall-vs-agile.html.

Cuáles son los Documentos Entregables SCRUM

Los documentos entregables Scrum son imprescindibles si lo que se busca es alcanzar los mejores resultados en el menor tiempo posible.

Mediante la correcta creación de los documentos Entregables, la organización del trabajo no solo se hace más tolerable para todo el equipo Scrum, sino que se promueve la flexibilidad ante los posibles cambios que puede haber durante la evolución del proyecto.

El Scrum Master es quien busca facilitar los pasos para la creación de los documentos entregables Scrum, y al final del proyecto, cumplir con los objetivos generales. Sin embargo, el Scrum Master no es el responsable directo de la creación de los entregables. Es el resto del equipo quien se encarga de la creación de estos documentos.

Aunque implementar herramientas, como por ejemplo, algún Software de Gestión Ágil, ayuda al equipo Scrum a fijar y organizar mejor las metas a cumplir. Si no se tienen en cuenta los documentos entregables Scrum, el proyecto no marchará como debe.

Este artículo expondremos cuáles son los entregables de Scrum y por qué son tan importantes en Agile.

Cuáles son los entregables de Scrum

Los entregables Scrum son, por definición, productos específicos creados como resultado del trabajo hecho durante el transcurso de un proyecto. Aunque los entregables son propios de los métodos tradicionales, existen documentos entregables Scrum, los cuales son:

Product backlog

Este es el primer documento entregable Scrum y, además, funciona como el pilar de los demás. No es definitivo y su valor como documento entregable depende en gran medida del desarrollo del proyecto, ya que cambiara en función con los nuevos objetivos que se vayan añadiendo.

Sprint backlog

El Sprint backlog es un documento donde se describen los elementos y requisitos para elaborar dichos elementos. Durante el sprint se exponen las asignaciones con el número de horas correspondientes, todo dependiendo de las prioridades del proyecto.

Burndown chart

Es un gráfico que ayuda al equipo a visualizar cada elemento que falta por terminar de manera práctica y con el tiempo medido.

Definition of done

Con este documento el equipo puede determinar cuándo una tarea está del todo terminada para poder iniciar con otra.

Definition of ready

Permite al equipo determinar cuándo una tarea esta lista para ser presentada al cliente, además de que en ese punto ya puede ser entendida por el equipo en su totalidad.

Conclusión

  • El Scrum Master es quien tiene la responsabilidad de orientar la creación y la gestión de cada documento entregable Scrum, además del cumplimiento de los procesos y ceremonias donde se crean estos entregables.
  • Los entregables son una necesidad y la vez una guía, que beneficia tanto al proyecto como a toda la organización detrás de ese proyecto.
  • Si se tiene claro cuáles son los entregables de Scrum, entonces los pasos para su creación se vuelven intuitivos.
  • Implementar Software para Scrum permite no solo desarrollar los documentos entregables Scrum de manera más eficaz, sino también brindar a todo el equipo de herramientas que facilitan su trabajo y posibilita que las tareas tengan un seguimiento. Entre estos tipos de software están Zentao, con el que podrás crear y editar los documentos entregables.

Referencias:

“Can Agile Project Management Deliverables Even Exist?”. 2021. Agile Project Management Software – Vivifyscrum. https://www.vivifyscrum.com/insights/agile-project-management-deliverables.

“Agile Deliverables: Creating The Project Deliverables – 59 Seconds Agile”. 2021. 59 Seconds Agile. http://www.59secondsagile.com/agile-for-scrum-masters/creating-the-project-deliverables/.

Principales Frameworks Ágiles para Empresas

El objetivo de los framework ágil es crear software funcional que cumpla con los intereses y las expectativas de quienes va dirigido. Las empresas suelen modificar partes de los frameworks como mejor les parezca y a medida que reinciden en sus propios procesos ágiles.

Por todo esto, es común que un equipo técnico que va orientándose a una metodología ágil, primero utilice los frameworks únicamente como punto de partida para su transformación ágil y, eventualmente, personalizan sus elementos en pos de satisfacer sus objetivos.

En este artículo expondremos lo que es framework agile, además de enlistar algunos frameworks de uso popular entre las empresas.

¿Qué es framework agile?

Un framework ágil se puede definir como un enfoque de desarrollo de software específico basado en la filosofía ágil. Scrum, por ejemplo, es un framework orientado en la gestión de los proyectos ágiles, basado en los populares ciclos de “Sprints”.

El framework Scrum (confundido muchas veces como una metodología o un modelo) es muy útil para el desarrollo de proyectos complejos y, a día de hoy, es uno de los frameworks de metodología ágil más populares. Este framework tiene como principal propósito reducir la complejidad técnica e interpersonal del desarrollo de un proyecto.

5 frameworks de metodología ágil para empresas

Existe gran variedad de frameworks ágiles para las empresas y cada uno tiene su propio conjunto de fortalezas y debilidades. A continuación, enlistaremos algunos de los más populares:

Adaptative Project Framework (APF)

Este framework ágil se caracteriza por tener una estructura de desglose de requisitos. El equipo y las partes interesadas del proyecto evalúan los resultados al final de cada etapa.

Extreme Programming (XP)

La principal característica del framework Extreme Programming es incluir y cambiar dinámicamente los requisitos del software. Los equipos de desarrollo son pequeños y están ubicado en el mismo lugar.

Scrum

El framework Scrum es en definitiva el más popular entre los frameworks de metodología ágil, seguramente porque expone lo mejor de todas las características del modelo Agile.

Kanban

Se trata de un tipo de framework visual que busca promover pequeños pero contantes cambios en el sistema de desarrollo. Ampliamente utilizado por desarrolladores que gestionan sistemas de producción.

Disciplined Agile (DA)

El Framework Disciplined Agile brinda una guía ligera que ayuda a los equipos agiles a optimizar sus procesos de acuerdo con las necesidades únicas de cada proyecto. Como framework busca poner a las personas primero y está diseñado para ser un enfoque híbrido capaz de combinar elementos de otros frameworks como los son XP, Scrum, Kanban, etc.

Conclusión

  • Cada empresa es única y cada proyecto es diferente, según los recursos que se manejen, lo largo y complicado del proyecto, etc., puedan requerir de procesos diferentes. Elegir el framework más adecuado para cada proyecto puede ser fácil o difícil, dependiendo de esos procesos.
  • En la actualidad el Scrum o alguna variación del mismo, es el tipo de framework más valorado, por lo que se han venido creando Software para Scrum capaces de facilitar un mejor desenvolvimiento en el desarrollo de cualquier proyecto.
  • Al emplear algún Software de Gestión Ágil de Proyectos también podrás contar con herramientas que permiten trabajar bajo los principios agile de manera más fluida. Por ejemplo, Wrike, Oracle Primavera y Easy Projects.

Referencias

“What Is An Agile Framework? | Definition And Overview”. 2021. Productplan.Com. https://www.productplan.com/glossary/agile-framework/.

¿Cómo Diseñar un Flujo de Trabajo de Scrum?

El flujo de trabajo de Scrum, también denominado “workflow”, son todos esos pasos que deben seguir los integrantes del equipo de desarrollo, cada uno de manera sistematizada.

La metodología Agile del Scrum posee un flujo de trabajo característico, enfocado en la adaptación y resolución de problemas inesperados. Es por eso que su implementación se ha estado volviendo cada vez más popular, especialmente en las empresas de software.

Los equipos Scrum dentro del flujo de trabajo deben de ser multifuncionales. El Product Owner debe estar en sintonía con el equipo desarrollador y cada paso dado dentro del flujo debe ser organizado. En este artículo detallaremos qué flujo de trabajo tiene Scrum y el paso a paso que debe realizar el equipo para que el proyecto termine de la manera en que se espera.

Pasos para crear un flujo de trabajo de Scrum

Entender qué flujo de trabajo tiene Scrum es sencillo. Las principales características que lo distinguen son la agilidad y el progreso continuo. Cada flujo de trabajo de Scrum puede tener más o menos un número de pasos, dependerá de cómo decida trabajar el equipo Scrum. Aquí enlistaremos los 6 más habituales.

Paso 1: Creación del Product backlog

Aquí se enlista de manera ordenada todas las tareas que el Product Owner considera importantes para llevar a cabo el desarrollo del Producto. Así se comienza a tener control del flujo de trabajo de Scrum.

Paso 2: Planificación del Sprint Backlog

El Sprint backlog es el cuadro de tiempo de cada Sprint, un período que puede ir de 1 a 4 semanas. Cada nuevo Sprint debe de empezar después de la conclusión del Sprint anterior y, una vez se determina la acumulación de los Sprints, el equipo entonces se divide en tareas.

Paso 3: Reuniones en cada Sprint y Daily Scrum meeting

Se realiza en la mañana, a fin de definir el contexto para el resto del día de trabajo. Aquí es cuando de verdad inicia el proceso de desarrollo. El objetivo principal de cada reunión es intercambiar toda la información necesaria sobre el estado del proyecto.

Paso 4: Realización de los gráficos de trabajo pendiente (Burn Down Chart)

Estos gráficos proporcionan una medida diaria del trabajo que queda por hacer en el sprint. Este gráfico también ayuda a determinar la velocidad actual del trabajo y, dependiendo de cómo se proyecte, se pueden realizar los cambios pertinentes.

Paso 5: Prueba y demostración del producto

El equipo de Scrum debe primero elaborar una revisión de Sprint para poder luego demostrar los resultados de su trabajo. Los Stakeholders, entonces, toman la decisión fundamental sobre si se deben realizar modificaciones adicionales del proyecto y, de ser así, añadirlas al desarrollo.

Paso 6: Planificación retrospectiva y organización del próximo Sprint

Como último paso para diseñar un flujo de trabajo de Scrum , el equipo Scrum lleva a cabo una mirada retrospectiva del sprint y se hacen las cuestiones referentes sobre lo que se podría haber hecho mejor. Luego, se inicia el ciclo con el próximo Sprint hasta la completa elaboración del producto.

Efectuar la implementación de un Software  de Gestión de Proyectos o un Software de Gestión Ágil de Proyectos permite también disponer de una estructura Scrum mejor organizada, gracias a las herramientas de gestión de trabajo que estos software disponen.

Como ejemplo de esos softwares que permiten crear un flujo de trabajo están monday.com, GanttPRO y Trello.

Conclusión

Referencias

Technologies, Mindmajix. 2020. “Scrum Workflow | Step By Step Guide To Scrum Process Flow In 2021 “. Mindmajix. https://mindmajix.com/scrum-workflow.

” Explain Scrum Workflow – A Step By Step Guide “. 2021. Ifourtechnolab.Com. https://www.ifourtechnolab.com/blog/explain-scrum-workflow-a-step-by-step-guide.

¿Qué es una Célula Ágil en Gestión de Proyectos?

En la actualidad, el trabajo colaborativo ha demostrado ser extremadamente eficaz y la organización en célula ágil no se queda atrás.

Las células ágiles han revolucionado el desarrollo del software y de demás proyectos basados en tecnología y es, en la actualidad, la forma de trabajo más apreciada por este tipo de empresas.

En esencia, una formación de célula ágil busca promover el trabajo dinámico y multidisciplinario, enfocándose siempre en lo que quiere el cliente. Esto último es el objetivo final de todo proyecto ágil.

En el siguiente artículo explicaremos lo que es una célula ágil, detallaremos su estructura y cómo se relaciona con un Software  de Gestión de Proyectos.

¿Qué es una célula ágil?

Una célula ágil hace alusión al funcionamiento de una célula viva. Es una manera de organizar equipos, por lo general pequeños, de no más de 10 personas, pero buscando deshacerse del modelo estándar basado en jerarquías.

Los clientes siempre están en contacto con el proyecto y el equipo es un equipo multidisciplinario de profesionales, todos bien entendidos en el uso de la metodología ágil.

¿Cómo es la estructura de una célula ágil?

Para entender como es la estructura de una célula ágil, primero debemos entender como está estructurada una célula.

En una célula viva, cada orgánulo es independiente y tiene una función muy específica, pero que se complementa a su vez con las funciones de los demás orgánulos. Lo mismo pasa en la estructura de una célula ágil, cada miembro del equipo es autónomo pero se relacionan entre sí de manera continua.

Por lo general, es un equipo pequeño (de 5 a 10 personas), donde cada miembro tiene una función muy clara que, además, se complementa con lo que hace el resto. El equipo debe mantener buenas relaciones interpersonales entre sí.

Así mismo, la proactividad y la creatividad individual son clave para que el trabajo de todos funcione en conjunto.

En cada ciclo se asigna trabajo diariamente y el quipo debe siempre mantenerse al tanto de cada progreso, incluyendo los inconvenientes que pueden aparecer.

Software para Metodología de trabajo en células

Emplear el uso de Software de Gestión Ágil de Proyectos en la metodología de trabajo de una célula ágil resulta de lo más beneficioso. Estos softwares cuentan con herramientas que permiten trabajar bajo los principios agile de manera más fluida, lo que le da mucho más valor al equipo en cuanto a flexibilidad y adaptación.

En ComparaSoftware puedes comparar y quedarte con el que mejor se adapte a tus necesidades, entre algunos podemos mencionar a GanttPRO, Trello, Wrike y monday.com.

Si gustas, también podemos ayudarte a que conozcas acerca de Metodologías Ágiles: Definición, Tipos, Usos.

Qué es un CFD Scrum y cómo interpretarlo

El CFD Scrum (Cumulative Flow Scrum, por las siglas en inglés de) o diagrama de flujo acumulado es posiblemente uno de los gráficos de seguimiento de progreso para los equipos ágiles Scrum más usados del momento.

Este tipo de gráfico se ha convertido en una herramienta fundamental para la visualización generalizada del progreso de un proyecto. Así se logra que el equipo detecte problemas potenciales de una manera mucho más eficiente.

En este artículo expondremos de qué trata un diagrama de flujo acumulado y explicaremos la forma correcta de interpretarlo.

¿Qué es un CFD (Diagrama de Flujo Acumulado)?

El CFD Scrum es una versión avanzada del conocido gráfico Burn-Up y busca crear un recuento de los elementos del backlog en conjunto con el ritmo de progreso de un número de días seleccionados.

Su propósito es ayudar al equipo Scrum a comprender de manera eficiente y rápida qué parte del trabajo requiere de mayor concentración y, al final, deducir si existe o no estabilidad en el trabajo actual.

Este diagrama proporciona una perspectiva tanto cualitativa como cuantitativa del presente, pasado y futuro del trabajo, Por lo que a medida que avanza el proyecto, se pueden obtener datos valiosos. Los CFD Scrum son capaces de exponer cuánto está avanzando un proyecto durante un período en particular.

Existen diversos Software para Scrum y Software de Gestión Ágil de Proyectos que cuentan con las herramientas necesarias para crear y personalizar un diagrama de flujo acumulado ajustado a las necesidades y objetivos de cada equipo Scrum.

Entre estas opciones de software se puede emplear Projektron, MeisterTask o Jira Software para planificar, ejecutar y hacer el seguimiento de cada parte del trabajo con un CFD Scrum.

¿Cómo interpretar un CFD Scrum?

Un diagrama de flujo acumulado debe mostrar la cantidad de elementos en cada etapa de trabajo durante un lapso específico. Por ejemplo, si se quiere analizar la distribución de trabajo de un determinado momento, simplemente se debe leer esa parte del gráfico de ese día en particular.

Mediante esa simple observación del Cumulative Flow Scrum, se puede saber qué tanto durará el ciclo de tareas aproximado.

El eje horizontal simboliza el periodo y el eje vertical muestra el número acumulado de elementos que se encuentran en el diagrama, cada uno en distintos puntos de tiempo. Los distintos colores que dividen al diagrama son las diferentes etapas del flujo de trabajo.

La parte más inferior muestra el número de elementos completados y a medida que el equipo Scrum vaya completando más elementos, se espera que esa sección del diagrama vaya creciendo.

En resumen, el CFD Scrum es una herramienta de análisis de gestión de proyectos muy útil, ya que de ella se obtiene mucha información práctica que sirve para agilizar el desarrollo de cualquier proyecto.

Referencias

“Cumulative Flow Diagram: What Is It And How To Read?”. 2019. Agile Library. https://zepel.io/agile/reports/cumulative-flow-diagram/.

“Cumulative Flow Diagram (CFD)”. 2021. Agile Development, Project Management, Scrum Methodology, Bug Tracker And Team Collaboration – Yodiz. https://www.yodiz.com/help/cumulative-flow-diagram-cfd/.

Guía del agile coach, qué es y funciones del rol

La figura del agile coach, hoy en día, se ha vuelto relevante. Y es que, el implementar Software de Gestión Ágil ya no solo se trata de una buena opción para fortalecer la dinámica de todo el equipo Scrum, sino también de un requisito en muchos proyectos empresariales.

Es por eso que en estos tiempos donde cada vez las empresas deciden implantar metodologías ágiles, cuando se trata de cumplir objetivos, el rol de agile coach ha demostrado ser de gran ayuda. Por eso, hoy veremos en qué, su rol, las funciones que tiene y su importancia dentro del equipo Scrum.

¿Qué es agile coach?

Es un experto en la metodología ágil que se encarga de crear y mejorar los procesos ágiles dentro de un equipo o una empresa. Antiguamente se les denominaría consultores o asesores, pero, en la actualidad, estas son denominaciones obsoletas.

Los agile coach,por lo general, cuentan con la experiencia suficiente en el manejo de diferentes metodologías ágiles, desde Scrum hasta Kanban.Además, dominan las bases del entrenamiento y de la tutoría y pueden orientar a las personas a encontrar las soluciones más adecuadas.

Una herramienta útil para este experto en metodología ágil es Monday.com. Este software facilita la gestión de proyectos ágiles al asignar tareas y permitir la visualización de los progresos de cada actividad asignada, la lista de pendientes, entre otras cosas. Monday.com facilita, de esa forma, el flujo de trabajo en una empresa.

Funciones del agile coach

Entre las diferentes están las siguientes:

  • Organizar los pasos necesarios para hacer que la metodología ágil funcione debidamente.
  • Cambiar la estructura de la empresa para que se le facilite implementar los principios Agile.
  • Revelar las razones por las que la metodología ágil no está dando los resultados esperados.
  • Difundir las mejores prácticas ágiles entre los diferentes equipos.
  • Medir los resultados de una transición ágil.
  • Integrar equipos ágiles dentro de procesos no ágiles

Importancia del rol de agile coach

La necesidad de contar con las funciones del agile coach es evidente cuando, por ejemplo, una empresa está intentando evolucionar de sus prácticas de trabajo existentes, a los principios un poco más complejos de la metodología Agile.

Los agile coach son los acompañantes de este cambio y logran hacer que la transición no se sienta brusca. A su vez, son motivadores que hace que un equipo poco cohesionado logre unirse para cumplir con los objetivos planteados.

Conclusión

El rol de agile coach está en demanda, debido a que Agile está logrando cada vez más reconocimiento. Los agile coach localizan los problemas que hay que resolver y les notifica al resto del equipo, ya que al final es el equipo ágil quienes establecerán la mejor estrategia para solucionar dichos problemas.

Cuando se trata de organizar un proyecto complejo, los Software para Scrum son la opción ideal, no solo ayudan al agile coach, sino a todos los miembros del equipo para tener todo bajo control. En ComparaSoftware tenemos una gran variedad. Por ejemplo, Projektron es una herramienta ideal para la planificación, puesta en marcha y para tener control en cada paso de un proyecto empresarial.

Referencias

“What Does An Agile Coach Do And How Can You Become One?”. 2021. Toptal Projects Blog. https://www.toptal.com/project-managers/agile/what-is-an-agile-coach.

Cómo aplicar 5 valores de Scrum

El objetivo de aplicar los valores de Scrum en el trabajo y en el proyecto es simple: proporcionar al equipo Scrum pautas que los hagan ir por la vía correcta.

Sin los valores de Scrum muchos paradigmas propios de la metodología ágil se vuelven demasiado complejos de implementar.

Es por eso que hoy expondremos cuáles son los valores de Scrum y la mejor manera de aplicarlos en los proyectos.

5 valores ágiles fundamentales

Los 5 valores ágiles son:

Apertura

El valor de la apertura en Scrum significa que el equipo está presto a nuevas ideas y aprendizajes. En general, tener apertura quiere decir que todos en el equipo están dispuestos a colaborar no solo entre ellos, sino también con los clientes y con quienes conforman el entorno externo.

Tener apertura también significa estar abierto a los cambios, entendiendo que el mundo en el que se opera puede ser impredecible.

Compromiso

Cuando hablamos de compromiso, hablamos de poner dedicación y esfuerzo en llegar a un buen resultado final. Scrum y cualquier otro framework ágil solo conducirá al éxito en virtud del compromiso que cada individuo del equipo haga por el bien del proyecto.

Coraje

El coraje es el valor de afrontar y compartir los riesgos. El equipo Scrum muestra coraje al apoyar los valores de Scrum, no solo entendiendo la complejidad de la metodología ágil, sino atreviéndose a lidiar con ella. En Scrum habrá circunstancias que necesitarán de valentía para saber el mejor camino a recorrer.

Foco

El foco en Scrum significa ponerle la mayor atención a la parte más importante del trabajo de ese momento, sin preocuparse de que algún otro Sprint pueda tener, incluso, mayor relevancia en un posible futuro cercano. El enfoque debe ser preciso en el determinado momento.

Respeto

El respeto requiere de confianza y aceptación, y significa asumir que todos en el equipo cuentan con las habilidades necesarias para cumplir con su parte.

Si lo que se quiere es un entorno agilizado mediante Scrum, el respeto por el proyecto, por el cliente y por el trabajo de cada miembro del equipo, debe estar siempre presente.

Cuáles son los valores de Scrum y cómo aplicarlos en el día a día

En un equipo Scrum cada miembro debe conocer bien los valores mencionados anteriormente y estar de acuerdo con ellos. Los Scrum Master, además de comprenderlos, deben ser capaz de transmitirlos.

Al final, el éxito del equipo Scrum depende en buena medida de que cada miembro del equipo comprenda, aplique y se vuelva más competente en esos 5 valores ágiles.

Aplicarlos en el día a día es solo cuestión de práctica y de predisposición, cada miembro debe estar centrado en el trabajo y poseer un compromiso personal para alcanzar con los objetivos. Estos objetivos, asimismo, deben ser claros desde el principio.

Los miembros de cualquier equipo Scrum deben tener el coraje para trabajar en problemas que otros equipos preferirán evadir y estar enfocados en la labor que están haciendo sin perder el norte.

Conclusión

El ser consciente de los valores de Scrum ayudará al equipo a comprender los estados de ánimo de los miembros y a tomar mejores decisiones en conjunto para el proyecto.

Las herramientas que pueden ofrecer los Software de Gestión Ágil ayudan al equipo Scrum a fortalecerse en los 5 valores ágiles.

Además, si necesitas desarrollar un proyecto complicado, los Software para Scrum son la opción ideal para agilizar el trabajo del equipo. Por ejemplo, si quieres una integración perfecta en el flujo de trabajo y realizar el seguimiento pertinente, Kendis es una excelente opción.

Referencias

“Scrum Values | How To Apply It To Your Day To Day Worklife?”. 2021. Kissflow. https://kissflow.com/project/agile/how-to-apply-5-scrum-values/.

“Updates To The Scrum Guide: The 5 Scrum Values Take Center Stage”. 2021. Scrum.Org. https://www.scrum.org/resources/blog/5-scrum-values-take-center-stage.

¿Qué es el Product Owner en Scrum?

Para entender lo que es el Product Owner en Scrum, primero debemos comprender que existen 3 roles muy concretos en esta metodología. Esos roles son: el Scrum Master, el equipo de desarrollo y el Product Owner. Este último es el rol que nos interesa en esta ocasión.

El Product Owner es aquel que representa la parte financiera del proyecto y que siempre está en el centro del ciclo de desarrollo.

En este artículo hablaremos sobre lo que es un Product Owner en agile dentro de la metodología Scrum, sus funciones y los requisitos que deben tener para que su trabajo se realice de la mejor manera posible.

¿Qué es un Product Owner en Agile?

El Product Owner es el líder del equipo Scrum y, por ende, el responsable directo de maximizar el valor del producto. Las funciones del Product Owner son diversas,ya que asumen varios roles importantes dentro del equipo Scrum. Esos roles van desde analistas de mercado y diseñadores hasta gerentes de proyectos y enlaces directos con los clientes y demás partes interesadas.

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Funciones del Product Owner

Entre algunas de las funciones del Product Owner están la definir cada historia, priorizar cada tarea del equipo y gestionar el presupuesto. También son responsables de agilizar la ejecución de las prioridades del programa en cuestión y de mantener la integridad conceptual y técnica de los componentes que vaya formando el equipo de desarrollo.

Aquel que es el Product Owner en Scrum es el que percibe la visión final del producto y, en consecuencia, es quien se encarga de enlistar las tareas necesarias para llevar a cabo esa visión. Los Product Owner deben, además, mantener motivado al equipo, siempre proyectando de manera clara el objetivo final del proyecto.

Requisitos de un Product Owner

Entre los requisitos de un Product Owner están el poder encargarse eficazmente de la comunicación del equipo y el enfrentarse de manera eficaz a cualquier situación. Los Product Owner deben tener buenas habilidades de comunicación y poder ponerlas en práctica en cualquier ámbito que se presente, con los clientes, los gerentes comerciales y hasta con el propio equipo de desarrollo que lidera.

Deben actuar como buenos inversionistas, es decir, siempre fijar que metas sean claras y que la visión de todo el equipo esté alineada con los objetivos comerciales.Asimismo, han de poseer buenas habilidades de negociación, ya que son las partes interesadas de que se efectué correctamente el retorno de la inversión.

Por último, deben contar con un conocimiento profundo del mercado y estar siempre disponibles para cualquier posible situación que se presente.

Otro de los atributos y requisitos de un Product Owner subestimado, pero muy importante, es la capacidad de comprensión. El ser receptivo con los miembros del equipo es vital para un desarrollo eficaz.

Conclusión

Si necesitas información más detallada acerca de lo que es un Product Owner en agile y sus funciones dentro del equipo Scrum o simplemente requieres tener mejor control sobre tus proyectos, prueba instalar un Software para Scrum.

Por ejemplo, Zentao podrás gestionar tus proyectos al definir, entre otras cosas, darle prioridad a cada tarea del equipo y hacer las gestiones del presupuesto. Sus herramientas ayudan de manera muy eficaz a los Product Owner y mejoran su liderazgo dentro el equipo.

Referencias

“7 Key Product Owner Responsibilities | Lucidchart Blog”. 2018. Lucidchart.Com. https://www.lucidchart.com/blog/product-owner-roles-and-responsibilities.

Knaster, Richard. 2021. “Product Owner – Scaled Agile Framework”. Scaled Agile Framework. https://www.scaledagileframework.com/product-owner/.

Scrum en Ventas: 5 Pasos para Aplicarlo

Cuando hablamos de ventas hay que saber que podemos y debemos aplicar la adaptabilidad a los cambios dentro de ciertos períodos para incrementar el número de negociaciones. Por ello, emplear Scrum en ventas es necesario y muy práctico.

A través de la retroalimentación, los miembros del equipo sabrán dónde se dan las oportunidades de ventas, dónde hay que poner énfasis y qué cambios hay que aplicar en sales Scrum.  

Hoy veremos en qué consiste un sistema de ventas con Scrum y 5 pasos para aplicarlo.

¿En qué consiste un sistema de ventas con Scrum?

Un sistema de ventas con Scrum es una metodología de trabajo ágil de tipo iterativa (se repite varias veces). Con este sistema se evidencian las fallas y se gestionan los embudos que se producen en el proceso de marketing y ventas. Además, permite detectar con más facilidad las oportunidades de sales Scrum.

Esta metodología tiene como norte incrementar las ventas de una compañía. Para ello, le proporciona al equipo de trabajo las herramientas con las que pueda sentirse motivado. De esa forma, podrá hallar la oportunidad más idónea (leads) de venta .

Una empresa puede saber la manera adecuada en la que debe abordar a sus consumidores gracias a la implementación del sistema de ventas con Scrum.  

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Pasos para aplicar Scrum en ventas

Antes de abordar estos pasos, te recomendamos que implementes un Software de Gestión de Proyectos. Con él planificarás más eficientemente cada fase de un proyecto, incluidos los de ventas.

Paso 1. Colaboración

La colaboración de cada miembro del equipo es fundamental en el desarrollo de estrategias de ventas que permitan predecir o identificar fallos en el proceso de sales Scrum. Por tanto, los aportes hacen posible que hallemos más opciones para dar con la solución y en menos tiempo.

Paso 2. Optimización

A través de una lista, se pueden priorizar las tareas de acuerdo con su importancia o urgencia. Así cada miembro del equipo estará enfocado en una objetivo durante el tiempo de ejecución de un proyecto. Es de esa forma cómo los procesos y las ventas se incrementan gradual y considerablemente dentro de los lapsos definidos.

Paso 3. Adaptabilidad

Un sistema de ventas con Scrum requiere la adaptabilidad a los cambios que pueden sufrir los procesos planificados, incluso los del marketing.

Para desarrollar proyectos de ventas más adaptables y en menos tiempo, usa un Software de Gestión Ágil. Con él podrás ofrecerles a tus clientes un producto con valor, lo que generará satisfacción e incrementará tus ventas.

Paso 4. Soporte

Aplicar Scrum en ventas permite que el equipo de ventas y el de marketing puedan determinar qué está obstaculizando los incrementos en las ventas y cómo darles solución. El sistema de ventas con Scrum ofrece este tipo de soporte y permite que los responsables en el alcance de los objetivos puedan recibir la asesoría o apoyo del resto del equipo.

Paso 5. Refinación

Es el último de los pasos para aplicar el sistema de ventas con Scrum. Por tanto, con él se hace una revisión del proceso de ventas, de las negociaciones concretadas. Esas revisiones se harán en futuras reuniones y se buscarán nuevas estrategias para hacer más eficientes el marketing y las ventas.

Es obvio que en la aplicación de un sistema de ventas con Scrum es indispensable el trabajo en conjunto para obtener los mejores resultados y en el menor tiempo posible.

Por ello, es ideal que tu empresa cuente con un Software para Scrum como Projektron, Zentao o Kendis. Así, minimizarás todas las incertidumbres y harás más flexibles la ejecución de los proyectos, incluidos los de ventas.

Referencias

“The Scrum Sales Process – Dummies”. 2021. Dummies. https://www.dummies.com/careers/project-management/scrum-sales-process/.

“What We Have Gained From Agile Scrum-Based Sales & Marketing”. 2018. Medium. https://medium.com/@petemikeal/what-we-have-gained-from-agile-scrum-based-sales-marketing-774303045a08.

Beneficios de la Autoorganización en Scrum

La autoorganización en Scrum no es automática, pero se establecen ciertos límites dentro del equipo Scrum para que esta pueda tener lugar. Contar con autoorganización requiere que los equipos Scrum experimenten, aprendan de sus fracasos y se adapten de manera continua.

La autoorganización en Scrum también amerita que los miembros del equipo sean multifuncionales. Es decir, las habilidades de quienes conforman el equipo individualmente deben poder cruzarse sin problemas, en la medida en que el trabajo se distribuye de manera dinámica.

La autoorganización es una de las principales razones del uso tan extendido de Scrum. Es por eso que en este artículo expondremos en qué consiste este tipo de autoorganización y detallaremos los beneficios que otorga.

¿Qué es la autoorganización en Scrum?

Es un proceso mediante el cual un equipo Scrum logra el Objetivo del Sprint al irse por el camino más eficiente y usando de manera organizada los recursos, habilidades y conocimientos disponibles de cada miembro del equipo.

El Scrum Master es quien tiene la tarea de eliminar los impedimentos que obstaculizan la autoorganización. Pero por lo general, todos en el equipo deben estar en constante atención para que las cosas sigan progresando de manera autoorganizada.

Los Software de Gestión Ágil de Proyectos como monday o GanttPRO permiten administrar el Backlog y gestionar múltiples Sprints de diferentes roles de Scrum de manera más óptima, por lo que ayudan a que la autoorganización se dé de manera más fluida.

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Beneficio de la autoorganización en Scrum

El principal beneficio de la autoorganización en Scrum es que los equipos evolucionan a partir de una participación activa y colectiva. Esto conduce a un mejor nivel de rendimiento de equipo y, además, el entorno innovador y creativo es propicio para un desarrollo óptimo del producto.

El aprendizaje entre compañeros durante las interacciones alentadas por el Scrum también es un beneficio que no se puede dejar pasar. Este aprendizaje se lleva a cabo mediante la observación y la exposición continuas. Las interacciones, mientras más frecuentes sean, más rápido conducen a una estrecha identificación del equipo con los compromisos del proyecto.

Conclusión

La participación activa de todos los miembros del equipo en todos los eventos Scrum da pie a que nazca la autoorganización.

Para tener el máximo beneficio de la autoorganización en Scrum, prueba implementar un Software para Scrum, en ComparaSoftware seguro encontraras el que mejor se adapte a tus necesidades.

Referencia

“What Is A Self-Organizing Team In Scrum?”. 2021. Visual-Paradigm.Com. https://www.visual-paradigm.com/scrum/what-is-self-organizing-team-in-scrum/.

Control predictivo vs Control empírico

En la gestión de proyectos la lucha entre control predictivo vs control empírico es algo común. Ya que ambos son diferentes enfoques de la gestión de proyectos muy usados y a la vez muy diferentes entre sí.

En este artículo se abarcarán las diferencias que existen entre el control predictivo –propio de las gestiones en cascada– y control empírico –presente en Scrum– e intentaremos recalcar la importancia de ambos.

¿Qué es el control predictivo?

El control predictivo (denominado comúnmente como “proyecto tradicional en cascada”) es una serie de procesos en la que se conoce lo suficiente sobre cada requisito necesario para el desarrollo de un proyecto. Esa serie incluye el tipo y cantidad de trabajo que se ameritará para lograr esos requisitos, todo de una manera predecible.

El control predictivo radica en la planificación detallada, donde se asume que es posible predecir a largo plazo cada variable que surja en el proyecto.

Importancia del control predictivo

La importancia del control predictivo radica en su antigüedad, ya que la gestión en cascada fue pionera en la gestión de proyectos.

Con el control predictivo se puede lograr obtener una precisión de hasta más de 90 %, pero solo cuando el alcance es claro y los riesgos de ejecución de procesos son bajos desde el principio. Es por ello que en la actualidad no es un enfoque eficiente, económicamente hablando.

¿Qué es el control empírico?

El control empírico es el principio central del framework Scrum y, de hecho, son los procesos empíricos lo que distingue a Scrum de otros frameworks ágiles.

En Scrum se asume que siempre hay cambios en el progreso del proyecto debido a la indeterminación y la complejidad del mismo. Es por eso que el control empírico, por lo general, se prefiere en entornos donde el alcance del proyecto es muy complicado de predecir.

Importancia del control empírico

La importancia del control empírico y su uso como tal, radica en la adaptabilidad y aunque en principio podría parecer que los procesos empíricos son costosos en comparación con los procesos predictivos en cascada.

Es en proyectos complejos donde este coste extra se ve compensado. Además, parece que las practicas del control empírico son más eficientes a la hora de satisfacer al cliente desde el principio del proyecto.

Control predictivo vs Control empírico: principales diferencias

Los procesos predictivos son tradicionales y burocráticos, nada que ver con el empirismo práctico en el que se basa Scrum, siempre al tanto de las expectativas del cliente.

Los procesos empíricos derivan de la experimentación y la observación, mientras que los procesos predictivos se enfocan más en la planeación previa y la teoría.

En cuanto a qué software es mejor para cada tipo de control, es importante sabe que un Software de Gestión de Proyectos puede amoldarse a cualquier estilo, mientras que los Software de Gestión Ágil se basan únicamente en el control empírico. Sobre este último, Jira Software puede resultar una excelente opción.

Conclusión

Los procesos altamente definidos que tratan un dominio complejo como si fuera un simple, generalmente no funcionan. En Scrum se utilizan principios ágiles como la transparencia, la cooperación y la autogestión, para respaldar el control empírico de sus procesos.

Si lo que necesitas es potenciar el control empírico de tus proyectos, prueba instalar un Software para Scrum. En ComparaSoftware seguramente encontrarás el que mejor se adapte a tus necesidades.

Referencias

“Predictive Management Versus Empirical Control…And Why Our Sensors Save Us From Chaos”. 2013. Crossbolt. https://blog.crossbolt.com/2013/05/02/predictive-management-versus-empirical-control-and-why-our-sensors-save-us-from-chaos/.

7 Cualidades de las Empresas con Call Center

Las empresas con call center cuentan con varias ventajas que las superponen de las compañías que no cuentan con este tipo de sistema. No solo disfrutan de ventajas en cuanto a comunicación entre clientes y negocio para asuntos de soporte técnico, también pueden incorporar funciones de telemarketing y gestión de ventas más efectivas.

Hoy veremos siete cualidades de las empresas con call center y cómo implementar un call center con bajo presupuesto. Te recordamos también que puedes servirte de un Software de Mesa de Ayuda para incorporar un sistema que te permite atender consultas, dudas, inconvenientes, gestionar incidencias, etc.

7 cualidades que tienen en común las empresas con call center

Cuentan con mejor productividad y eficiencia

Cuando las compañías cuentan con el servicio call center, pueden manejar más eficazmente las llamadas e incentivar su productividad. Un call center le permite a los negocios enrutar los casos a los agentes indicados y brindar respuestas eficientes al usuario.

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Atienden en menos tiempo las quejas de los clientes

Las empresas con Software para Call Center atienden más rápido las quejas de los clientes, porque pueden priorizar los casos urgentes y darles la debida orientación en menos tiempo.

Además, las empresas con call center ofrecen soporte multicanal: llamadas de voz, video, correo electrónico, SMS, perfiles de redes sociales, etc. Así también se atienden en menos tiempo las quejas.

Dan prioridad a los casos urgentes

La experiencia y la satisfacción del cliente dependerán de cómo las compañías priorizan llamadas. Los agentes no solo deberían estar para atender las solicitudes de los usuarios, sino también para identificar cuáles de esas llamadas son prioritarias. Esta es una cualidad muy importante que resalta a las empresas con call center.

Sus costos se ven reducidos

Las compañías con servicios de call center administran más eficientemente la productividad y efectividad; además, la atención al cliente se realiza en menos tiempo.

Por otro lado, los centros de llamadas cuentan con una función llamada “marcación predictiva”. Esta opción captura toda la actividad importante en las llamadas de clientes potenciales y permite hacerles un seguimiento para saber qué momento del día es el ideal para comunicarse con ellos.

Incrementan sus ventas

Las empresas que usan call center pueden realizar de manera eficiente consultas previas a los clientes potenciales y existentes antes de cerrar una venta.

Las compañías con call center también tienen un acceso sencillo a historiales de transacciones, hacen emisiones de créditos, procesan pedidos, verifican garantía y saben manejar los aspectos relacionados con la posventa de manera más fácil.

¿Cómo implementar un call center con bajo presupuesto?

Debes contar con uno o varios números virtuales (dependerá de tu proyecto), una central telefónica (también virtual), un equipo (computador, teléfono, etc.), excelente conexión a internet y una herramienta CRM para almacenar y sincronizar datos de clientes (si así lo prefieres).

Visto así, implementar un Software Para Call Center no necesita de una infraestructura costosa, ya que puede funcionar dentro o fuera de la empresa (subcontratación), e incluso vía Internet.

Puedes optar por contratar los servicios de una compañía externa para que se encargue del call center, pero si cuentas con los recursos, emplear este servicio desde tu propio negocio te dará más libertad y control. Los beneficios finales también son numerosos: gestionar ventas, brindar soporte técnico, resolver casos de emergencia, etc. Todo a un bajo costo.

Referencias:

“10 Advantages Of Hiring A Call Center – Servicities Blog”. 2018. Servicities.com. https://servicities.com/blog/en/10-advantages-of-hiring-a-call-center/.

“12 Key Benefits Of Call Center Software Every Business Should Know!”. 2017. Softwaresuggest Blog. https://www.softwaresuggest.com/blog/key-benefits-call-center-software/.

5 Perfiles de Cliente Rentable

Todos las empresas tienen clientes más rentables que otros. Algunos tienen plena confianza en nuestra marca y nos recomiendan con los ojos cerrados. Otros mostrarán cierto grado de insatisfacción y harán una sola compra o una que otra, esporádicamente.

Identificar al cliente rentable de nuestra compañía nos dará grandes ventajas. Conocerlo es clave para cuidarlo y la mejor forma es empleando las diversas estrategias y, sobre todo, las herramientas tecnológicas adecuadas.

Por ello, hoy hablaremos de cómo calcular la rentabilidad de un cliente y cuáles son los perfiles de cliente rentable más comunes.

¿Cómo se calcula la rentabilidad de un cliente?

Calcular la rentabilidad de un cliente es fundamental para saber quiénes tienen confianza en nuestro producto y quiénes no. Una manera de calcular esa rentabilidad es comparando los ingresos obtenidos con los gastos que, en un determinado lapso, deben realizarse durante la interacción con un usuario.

La forma más sencilla es a través de la siguiente fórmula: beneficio = ganancia – gasto.

Hay diversos indicadores para medir la rentabilidad del cliente. Uno de ellos es el ingreso promedio por consumidor, que se calcula dividiendo el total de ingresos entre el número total de clientes. También podemos hacerlo por el tipo de producto que compra el usuario: el más costoso, el de precio medio o el más económico.

Otro indicador sería el valor de por vida del cliente, que se mide en función del tiempo de relación que tiene con la empresa. Esto se calcula multiplicando el beneficio anual del cliente por el número de años que permanece leal a la empresa.

Hay que considerar que determinar la rentabilidad del cliente también dependerá de si el pago es al contado o con financiamiento. El lapso puede ser de 10, 15, 20 y hasta 30 días. Conocer estos datos con precisión nos permitirá saber si el cliente es rentable y en qué proporción.

La empresa debe saber cuánto cuestan las solicitudes que un comprador hace, cuánto en ganancias aporta ese usuario y cuánto tiempo y recursos se invierten en él.

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5 perfiles de cliente más rentables

Existen varios perfiles de clientes rentables, que van desde el que compra con frecuencia y es leal a la marca hasta el que compra poco y expresa muchas quejas. Veamos:

Cliente platino

Es el más fiel de todos, el que coloca a nuestra empresa en la cúspide de su preferencia y nos recomienda ampliamente. Tiene plena confianza en nuestra marca y conoce nuestros valores, por eso no es tan demandante.

Es un usuario que siempre va a ser leal mientras la empresa ofrezca una experiencia positiva y satisfacción.

Para brindarle una mejor experiencia a estos consumidores, puedes hacer uso de un Software de Atención al Cliente. Esta herramienta le permitirá a tu organización vincularse más directamente con el usuario a través de canales como Facebook, Twitter, WhatsApp, entre otros.

Cliente oro

Es un consumidor habitual y fiel, pero en menos proporción que el platino. Compra de forma más esporádica en comparación con el anterior. Se caracteriza por estar satisfecho con nuestro negocio y tiene confianza en nuestros valores. Sin embargo, no acostumbra recomendarnos, a menos que le pregunten.

Cliente hierro

Un cliente bastante difícil de complacer y que consume esporádicamente nuestros productos y servicios. Este usuario, de algún modo, quedará insatisfecho. Puede deberse a que el producto o servicio no cumplió sus expectativas, o porque la atención recibida lo defraudó.

Cliente plomo

Es el usuario más difícil de complacer. Sus expectativas distan bastante de lo que recibe de nuestra marca. Por lo general, suele hacer una sola compra, así que es el cliente que menos aporta ganancias a nuestro negocio.  

Conclusiones

  • Conocer acerca de estos cinco perfiles de cliente es fundamental, porque la empresa sabrá quiénes son sus consumidores más rentables y cuáles son sus hábitos de compra.
  • Para saber qué clientes son rentables, también hay que tener a mano los datos de ventas. En tal sentido, un Software CRM es una herramienta tecnológica que ayudará a los departamentos de tu compañía a compartir información valiosa y te permitirá ofrecer una mejor gestión e interacción con los clientes.
  • Si quieres premiar a tus clientes más rentables, ganarte la confianza de los más difíciles o captar a los potenciales, emplea un Software de Fidelización de Clientes. Con esta herramienta también podrás saber cuáles son tus compradores más valiosos y leales.

Referencia:

” Customer Profitability Definition | How To Measure Customer Profitability the Strategic CFO”. 2021. Strategiccfo.com. https://strategiccfo.com/customer-profitability/.

“What Is Customer Profitability And Why Should We Measure It?”. 2021. The-Cma.org. https://www.the-cma.org/disciplines/analytics/archive/what-is-customer-profitability.

3 Beneficios de CCAAS (Contact Center as a Service)

Si lo que quieres es optimizar el contact center o call center de tu empresa, los CCAAS te brindan un modo eficaz y muy rentable de hacerlo.

No cabe duda de que este tipo de sistema –mejor conocido como Contact Center as a Service o Call Center as a Service (en español, centro de contacto como servicio) se ha convertido en uno de los métodos más populares y convenientes de sistematizar y automatizar procesos de atención al cliente.

Es por eso que en este artículo explicaremos lo que es el centro de contacto como servicio y algunos de los beneficios o ventajas que puede ofrecer el uso de esta tecnología.

Definición de CCAAS (Contact Center as a Service)

CCAAS es un acrónimo para Contact Center as a Service, que en español se traduciría como “centro de contacto como servicio”. El CCAAS es un modelo de implementación de software que permite realizar y atender llamadas de modo eficiente, desde cualquier momento y ubicación, todo a través de la nube.

Dependiendo del Software de Atención al Cliente con el que cuente el call center, la implementación de un CCAAS puede inclusive enrutar contactos de forma inteligente desde prácticamente todos los canales de comunicación posibles, integrando servicios de correo electrónico, redes sociales, dispositivos móviles y chat en tiempo real en una plataforma unificada que, además, permite el seguimiento de información en cada uno de estos canales.

Ventajas de CCAAS

Existen muchas razones para que las empresas adopten las ventajas y beneficios de CCAAS. Mencionaremos las más notables:

1. La nube es confiable y escalable

El modelo de servicio de software CCAAS permite a los call center contar con una escalabilidad mucho más dinámica. Con CCAAS, las compañías son capaces de lidiar con altos picos repentinos de trabajo al momento, agregando más agentes si se requiere, logrando un incremento casi instantáneo de recursos con tal de satisfacer las necesidades del cliente.

El acceso a las plataformas CCAAS es muy ágil y confiable. La información está protegida y las operaciones pueden continuar de manera productiva, aun si no se cuenta con un espacio de oficina. Además, gracias a las métricas que recopila el software, es posible registrar y cuantificar la productividad del personal.

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2. Permite ahorrar costes empresariales significativos

Cada empresa puede elegir el software de CCAAS que mejor se adapte a sus necesidades y presupuesto. Al ser un servicio en la nube, no se requiere la compra de servidores adicionales ni el pago de espacio o energía extra, por lo que las empresas pueden terminar ahorrando varias decenas de miles de dólares al año.

El mantenimiento y las actualizaciones quedan por parte de los proveedores y el modelo de pago por uso permite a las empresas elegir el precio que mejor se adapte a su presupuesto.

Los negocios pueden esperar administrar más llamadas con menos agentes cuando implementan un CCAAS. Esto se traduce en una mayor productividad y ahorro de personal.

Las empresas también pueden prescindir de costosos equipos de telefonía y servidores, así como de equipos telefónicos costosos y del personal respectivo dedicado a la adquisición, mantenimiento y actualización de estos dispositivos.

3. Se mejora la experiencia del cliente y del agente

Por medio de la cobertura multicanal, se permite a los clientes tener una mayor participación. Además de que la supervisión en tiempo real de los agentes permite una interacción más fluida y de mayor calidad, lo que facilita su trabajo a la par que se mejora el servicio ofrecido a los clientes.

Ya que el proveedor del CCAAS es quien se encarga del mantenimiento y de las actualizaciones, los agentes del call center pueden centrarse en utilizar los recursos del software para proporcionar mejores experiencias a los clientes.

Los agentes de call center también pueden rastrear los tiempos de espera de cada usuario y los períodos de alto volumen de llamadas. En consecuencia, ajustan los recursos y brindan una mejor experiencia de soporte.

¿Cómo implementar una estrategia de CCAAS?

Integrar CCAAS no es complicado, aun si tu empresa no cuenta con un Software de Mesa de Ayuda. Todo lo que se requiere es una búsqueda del proveedor adecuado de CCAAS e iniciar el proyecto de implementación de software.

Si el personal del call center ya cuenta con los auriculares y micrófonos, es probable que ni siquiera se requiera adquirir hardware extra.

Configurar e implementar CCAAS, especialmente en empresas pequeñas, no requiere de grandes presupuestos ni de un extenso personal capacitado en TI. Se puede comenzar pocas horas iniciado el servicio y el monitoreo del sistema.

A pesar de que requiere constancia, el proceso global se hace relativamente sencillo gracias a que los proveedores son quienes se encargan del mantenimiento del software.

Referencias:

“Ccaas (Contact Center As A Service): 5 Enterprise Benefits | Ringcentral”. 2018. Ringcentral. https://www.ringcentral.com/us/en/blog/ccaas-contact-center-service-5-enterprise-benefits/.

“What Is Ccaas? A Brief History Of Contact Center As A Service”. 2018. Talkdesk. https://www.talkdesk.com/blog/what-is-ccaas-a-brief-history-of-contact-center-as-a-service/.